Lorsqu’une erreur de facturation survient, il est parfois nécessaire de faire un avoir pour tes clients. Comprendre le fonctionnement de cet avoir et sa place dans la comptabilité de ton entreprise est donc primordial. ClicFacture t’explique comment faire un avoir et te propose également un modèle d’avoir à télécharger au format Excel.
Avoir définition : note de crédit ou avoir comptable ?
En réalité, ces deux termes désignent la même opération. L’expression “note de crédit” est plus couramment utilisée en Belgique et en Suisse, tandis qu’en France on parle plutôt d’un “avoir sur facture”.
Pourquoi faire un avoir ?
Retiens avant tout que l’avoir est une facture d’annulation. En d’autres termes, faire une facture d’avoir revient à annuler une partie du chiffre d’affaires réalisé lors d’une précédente facture. Il est donc essentiel d’établir correctement tes avoirs afin de ne pas déclarer ni payer des impôts sur un chiffre d’affaires qui ne t’a finalement pas généré de paiement ni de trésorerie pour ton entreprise.
Quand doit-on faire un avoir ?
Un avoir est établi pour rectifier ou annuler une situation suite à une facturation. Les occasions susceptibles de générer un avoir comptable sont multiples :
Avoir commercial
Tu peux faire un avoir commercial pour résoudre un litige suite à un problème de livraison d’un service ou d’un bien. Il peut s’agir, par exemple, d’un retard de livraison ou bien de la qualité du produit et/ou de la prestation jugée insuffisante. La marchandise a été livrée et facturée, mais tu estimes qu’il est normal, sur le plan commercial, de diminuer le prix a posteriori afin de maintenir de bonnes relations avec ton client. Tu établiras alors un avoir partiel du montant de ta facture, soit d’un montant défini, soit en pourcentage du montant déjà facturé.
Exemple d’avoir commercial : Ton article a été livré avec 15 jours de retard, ton client est furieux. Tu décides de lui accorder une remise de 10% à titre commercial. La facture a déjà été transmise pour un montant de 1 000 € HT (1 200 € TTC). Tu devras rédiger un avoir de 10% du montant de la facture, auquel il faut appliquer la TVA. Le montant de l’avoir sera de 100 € HT (120 € TTC). Tu dois donc considérer que ton montant de TVA déclarée sera de 180 € (200 – 20). Ton chiffre d’affaires sera lui de 900 € (1 000 – 100). Idéalement, il est recommandé de préciser, dans l’avoir, le numéro de la facture correspondante. Ton client déduira le montant de l’avoir de son futur paiement. S’il a déjà payé la facture, tu devras lui établir un chèque de remboursement du montant de l’avoir TTC ou déduire le montant sur une prochaine facture.
Avoir suite à un retour de marchandise
Il peut arriver qu’un client te retourne la marchandise livrée parce qu’elle ne correspond pas à ses attentes, ou qu’une prestation soit tout simplement annulée. Si la facture a déjà été établie, tu devras réaliser un avoir total de la facture.
Exemple d’avoir suite à un retour de marchandise : Ta marchandise a été livrée, mais ton client se rend compte que ce n’est pas le produit qu’il souhaitait. Tu acceptes de reprendre l’article. La facture a déjà été transmise pour un montant de 1 000 € HT (1 200 € TTC). Tu établis donc un avoir total de la facture. Le montant de l’avoir sera de 1 000 € HT (1 200 € TTC). Il faut donc considérer que ton montant de TVA déclarée sera de 0 €. Ton chiffre d’affaires sera donc de 0 € (1 000 € – 1 000 €). Pour simplifier la gestion de ton client, il est préférable d’indiquer dans l’avoir le numéro de la facture annulée. S’il a déjà payé la facture, tu devras lui établir un chèque de remboursement de l’avoir ou déduire le montant sur une prochaine facture.
Avoir suite à une erreur
En fin de mois, il peut arriver que l’on facture vite, parfois un peu trop vite. Les risques d’erreurs sont multiples. Dans tous les cas, il faut choisir entre annuler totalement ou partiellement la facture concernée.
Quelques exemples des erreurs les plus courantes :
- Facturation du mauvais client : j’ai facturé l’entreprise X au lieu de Y ! Il faut alors procéder à un avoir total de X et refacturer Y.
- Erreur sur les prix facturés : Si l’erreur est en défaveur du client, il faut faire un avoir partiel de la facture. Si l’erreur est en ta défaveur, il faudra faire une facture complémentaire.
- Erreur sur le contenu de la facture : il faut alors refaire la facture avec le bon contenu et annuler totalement la première facture par un avoir total.
- Erreur de double facturation : j’ai facturé deux fois le client X pour la même prestation/livraison. Il suffit simplement de supprimer la dernière facture en trop en réalisant un avoir total de celle-ci. Ton client continuera à devoir la première facture établie.
Numérotation d’un avoir comptable (ou note de crédit)
Il n’existe pas de loi précise sur ce sujet. Cependant, sache qu’un avoir est une facture. Il est donc indispensable de respecter les règles de numérotation relatives aux factures. Tu trouveras toutes les informations nécessaires à ce sujet dans cet article.
Tu peux choisir entre deux options :
Une numérotation des avoirs commune avec tes factures
La numérotation de tes avoirs et de tes factures utilise le même compteur de facturation. Ainsi, tu peux avoir une facture 1, puis 2, un avoir 3 et enfin une facture 4.
Une numérotation des avoirs séparée des factures
Il est également admis de pouvoir utiliser un compteur d’avoir à part des factures. Ce fonctionnement est souvent préféré, car il ne génère pas de trou dans la numérotation des factures.
Comment faire un avoir comptable ?
Comme nous l’avons évoqué précédemment, un avoir est une facture d’annulation. Il convient donc de reprendre les informations classiques d’une facture avec quelques ajustements :
- Indiquer le terme Avoir en début de document.
- Indiquer le numéro de facture auquel se réfère l’avoir : c’est plus pratique pour ton client !
- Indiquer le montant de l’avoir HT et TTC avec la TVA relative aux prestations/produits vendus.
- Il n’est pas nécessaire d’indiquer le net à payer et les conditions de paiement de ton client, puisqu’il ne s’agit pas d’une facture à régler.
- Il est possible d’indiquer les modalités de compensation de l’avoir : remboursement par chèque n°XXXX, ou avoir à déduire sur la facture n°XXX, ou encore avoir à valoir sur une prochaine facture…
Exemple d’avoir à télécharger au format Excel
Si tu es une petite structure, l’utilisation d’un formulaire Excel, similaire à celui que tu utilises pour tes factures, peut suffire. Veille simplement à numéroter et à stocker tes fichiers de manière ordonnée afin de ne pas te perdre dans ta gestion commerciale.
Comptabilisation d’un avoir
La comptabilisation d’un avoir consiste à effectuer une écriture comptable inverse à celle d’une vente.
Exemple de comptabilisation d’une écriture d’avoir :
- Compte de produit (7) pour le montant HT de l’avoir au débit
- Compte de TVA collectée (445) pour le montant de la TVA relative à l’avoir au débit
- Compte auxiliaire client 411 pour le montant TTC de l’avoir au crédit
Pourquoi utiliser une gestion commerciale pour faire tes avoirs ?
Suivre les avoirs peut devenir un travail fastidieux et source d’erreurs. En plus de la numérotation à respecter scrupuleusement, il est nécessaire de relier les factures avec les avoirs clients et de suivre les règlements de tes clients. L’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne te permettra de :
- Suivre la numérotation de tes avoirs clients.
- Générer automatiquement un avoir à partir d’une facture, sans avoir à ressaisir l’adresse du client.
- Reporter automatiquement le numéro de facture sur l’avoir correspondant.
- Mettre à jour le solde de l’encours de tes clients.
- Exporter des écritures comptables pour ton expert comptable.
Le gain de temps est considérable. En plus de bien gérer tes avoirs, tu pourras suivre tes factures, devis, règlements… en quelques clics.
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