Un outil gratuit et pratique pour créer des factures
Coover a développé un outil unique et très simple pour générer des factures en quelques clics. Cette interface vous permet de personnaliser tous les détails (nom de l’entreprise, montant, prestation, couleur, etc.). Vous pouvez ensuite récupérer votre facture au format PDF sans avoir à laisser vos coordonnées. Si vous souhaitez enregistrer une copie, vous pouvez également la recevoir par e-mail. C’est une excellente alternative aux modèles de factures gratuits disponibles sur Word ou Excel.
Quand faut-il établir une facture ?
La facture, qui sert à vous faire payer les produits ou services que vous vendez, doit être délivrée dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service. Elle a une importance juridique et constitue une preuve en cas de litige.
Pour une vente à un particulier, la facture n’est pas obligatoire, sauf pour les ventes à distance et sur les sites de e-commerce. Pour une prestation de service dont le montant dépasse 25 € ou si le client en fait la demande, une note est obligatoire.
La facture est obligatoire lorsqu’il s’agit de professionnels. Elle doit être réalisée en deux exemplaires, dont un original pour le client et un pour votre comptabilité.
Les mentions obligatoires sur une facture
Selon le Code de commerce, une facture doit comporter les éléments suivants :
- Les informations d’identification de l’entreprise : numéro d’immatriculation SIREN, siège social, statut juridique et, pour les auto-entrepreneurs, la mention “Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, en application de l’article L. 123-1-1 du Code de commerce”.
- Le nom et l’adresse de l’entreprise et du client.
- La date de la vente ou de la prestation de service.
- La quantité et la désignation précise des produits ou services vendus.
- Les éventuelles majorations de prix (transport, emballage, délais de livraison).
- Le prix unitaire hors taxe et les éventuelles réductions consenties.
- Le numéro individuel d’identification de TVA du vendeur ou du prestataire et le taux de TVA appliqué (sauf pour les micro-entreprises dispensées de TVA qui devront mentionner en bas de leur facture “TVA non applicable, article 293 B du CGI”).
- La date d’échéance du paiement et les pénalités en cas de retard.
- L’escompte en cas de paiement anticipé.
Depuis le 1er janvier 2013, la facture doit également mentionner (en théorie) le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.
La facture sert également de justificatif comptable pour la tenue de vos comptes et de support fiscal pour la TVA. Toutes les factures doivent être numérotées dans un ordre chronologique. En cas d’erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée, soit par une nouvelle facture qui fait référence à la facture annulée, soit par un avoir qui est établi avec les mêmes éléments qu’une facture.
Enfin, sachez que les factures peuvent être émises par voie électronique avec l’accord du destinataire.
Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?
Dans la vente de produits, un bon de commande peut générer un ordre de préparation qui entraîne l’édition d’un bon de livraison correspondant aux marchandises préparées. De même, dans la production, un bon de commande génère un ordre de fabrication qui, à la fin du processus de production et d’emballage, donnera lieu à un bon de livraison. Ce document, qui doit être signé par le client à la livraison, prouve qu’il a bien reçu la marchandise commandée.
Les mentions à faire figurer sur un bon de livraison sont sensiblement les mêmes que pour une facture : le numéro du bon, les coordonnées de la société, y compris l’adresse de livraison précise et l’adresse de facturation, la date du document, le libellé et la référence des produits, leur quantité, etc. En général, les prix et la TVA ne figurent pas, car ces informations n’intéressent pas le livreur.
Le bon de livraison est émis en deux exemplaires, un pour le client et un pour le livreur. Après réception, contrôle et comptage, le livreur ramènera un exemplaire signé par le client, daté et avec le tampon de la société.
Quels délais de paiement accorder à ses clients ?
Tout comme les délais de paiement des fournisseurs, les délais de paiement de vos clients sont un facteur essentiel dans la gestion de votre entreprise, car ils influencent grandement vos besoins en fonds de roulement.
Dans le cas des particuliers, la prestation est due dès présentation de la facture. Pour les commerces, la règle est que le client doit payer au moment de l’achat. Dans les services, il devrait également être possible d’obtenir un paiement rapide de vos clients particuliers. Évitez donc de leur accorder un crédit.
Avec les professionnels, c’est une autre affaire, surtout avec les grandes entreprises et les établissements publics qui abusent des délais de paiement prolongés vis-à-vis des petites et moyennes entreprises, malgré les règles établies par le législateur.
Sachez que, sauf dispositions contraires stipulées dans les conditions de vente ou convenues entre les parties, le délai de règlement normal est fixé à 30 jours suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Des dérogations existent pour certains métiers tels que les garagistes et les vendeurs de produits périssables. Si cela est précisé dans le contrat, le délai peut dépasser 30 jours, sans toutefois dépasser 45 jours fin de mois à compter de la date de livraison, ou 60 jours à partir de la date d’émission de la facture. Inversement, le paiement comptant, c’est-à-dire le jour de la livraison ou de la prestation, peut être exigé. Tout dépendra de votre capacité de négociation avec votre client. Dans tous les cas, il est essentiel d’aborder ce sujet dès le début de votre relation avec le client, car il sera trop tard par la suite.
Quels modes de paiement choisir ?
Une facture peut être réglée :
- Par chèque ;
- En espèces (ce qui est interdit pour une dette professionnelle de plus de 1 000 €) ;
- Par virement bancaire ;
- Par lettre de change ou effet de commerce.
Que faire en cas de non-paiement d’une facture ?
Il est important de mettre en place une procédure en cas de retards ou de non-paiements éventuels. Ne tardez pas à relancer. Votre client peut rencontrer des difficultés de trésorerie et chercher à gagner du temps. Ce n’est pas un délit, certains diront même que c’est une bonne gestion (les hypermarchés et les services publics sont des experts en la matière). Il n’y a pas de règle absolue, cela dépendra du rapport de force que vous souhaitez établir avec votre client.
Envoyez une première lettre courtoise de relance environ une semaine à dix jours après l’échéance prévue. Si votre client est régulier, relancez-le ensuite par téléphone ou envoyez un deuxième rappel. Ensuite, envoyez une lettre recommandée avec mise en demeure. En dernier recours, une sommation de payer par huissier peut être envisagée, mais dans ce cas, vous risquez de perdre définitivement votre client, ce qui peut être préférable pour vous à long terme.
Qu’est-ce que la clause de réserve de propriété ?
La clause de réserve de propriété est un élément contractuel qui garantit au vendeur le paiement du prix de la marchandise livrée. Elle lui permet de conserver la propriété du bien vendu jusqu’à ce qu’il soit entièrement payé. Cette clause peut être appliquée à des biens meubles ou immobiliers, de consommation ou professionnels. Dans le cas d’une réserve de propriété, le transfert de propriété sera effectif dès que l’acheteur aura payé l’intégralité du prix.
Pour être valable, la clause de réserve de propriété doit être clairement stipulée dans les conditions de vente. Il est donc conseillé de la rappeler sur les factures en indiquant la mention “Clause de réserve de propriété”.
