La note de frais kilométrique est un document essentiel pour les salariés utilisant leur voiture personnelle à des fins professionnelles. Elle permet de recenser et de rembourser les dépenses engagées dans le cadre des déplacements professionnels. Dans cet article, nous vous expliquerons en détail comment faire une note de frais kilométrique et comment calculer les indemnités correspondantes.
Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?
La note de frais kilométrique est le document qui recense les dépenses engagées par un salarié utilisant sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels. Elle permet de demander un remboursement, également appelé indemnités kilométriques. Cependant, il est important de noter que seuls les trajets effectués dans le cadre professionnel sont pris en compte, tels que les rendez-vous avec des clients ou des fournisseurs, ou les trajets vers un chantier. Les trajets domicile-travail ne sont pas inclus, mais peuvent bénéficier d’une déduction fiscale.
Que contient la note de frais kilométrique ?
La note de frais kilométrique comporte trois types de dépenses : la prime d’assurance annuelle, les frais de carburant et les coûts liés à l’usure du véhicule (nettoyage, entretien, pneumatiques, réparations). Les frais annexes tels que le parking ou les péages ne sont pas pris en compte dans le calcul des indemnités kilométriques, mais peuvent être remboursés s’ils sont générés dans le cadre d’un déplacement professionnel.
Comment faire une note de frais kilométrique ?
Pour faire une note de frais kilométrique, vous devez fournir les informations suivantes : votre identité, celle de l’entreprise, les informations sur les trajets effectués (date, motif, distance parcourue, lieu de départ et d’arrivée), la marque et le modèle du véhicule, le montant des dépenses pour chaque trajet, les modalités de paiement, votre signature ainsi que celle de l’employeur. La plupart des entreprises utilisent des logiciels spécialisés pour gérer les notes de frais, mais il est également possible de les proposer en format papier.
Comment s’effectue le calcul des notes de frais kilométriques ?
Le calcul des indemnités kilométriques peut se faire de deux manières : en fonction d’un barème défini par l’entreprise, ou en utilisant le barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. Ce dernier est révisé chaque année et varie en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue. Le montant de l’indemnité kilométrique est obtenu en multipliant la distance parcourue par l’indice du barème kilométrique correspondant. Il est important de noter que les salariés peuvent déduire les dépenses pour le trajet domicile-travail si la distance parcourue est inférieure ou égale à 40 km.
Comment gérer les notes de frais kilométriques ?
La gestion des notes de frais kilométriques doit être rigoureuse et méthodique. Les salariés doivent remplir correctement la note de frais en fournissant les informations nécessaires et en joignant les justificatifs de dépenses. Une fois le document complété, il doit être transmis au service comptable de l’entreprise. Il est recommandé d’utiliser un logiciel spécialisé et de dématérialiser les notes de frais pour faciliter leur gestion. Il est également important de suivre régulièrement les notes de frais et de les envoyer à l’administration fiscale avec la déclaration de revenus.
Vous voilà maintenant prêts à faire une note de frais kilométrique en toute simplicité ! N’hésitez pas à consulter notre modèle de note de frais kilométrique téléchargeable gratuitement pour vous aider dans cette démarche.
Dernière mise à jour le 17/11/2023.
