Le contrôle fiscal est probablement le dernier sujet dont vous avez envie de vous préoccuper en tant que dirigeant. Cependant, que vous confiez votre comptabilité à un cabinet d’expertise comptable ou que vous la gérez en interne, il est essentiel de connaître toutes vos obligations envers l’administration fiscale. Aujourd’hui, votre partenaire Compta In Touch vous explique tout ce que vous devez savoir sur le fichier des écritures comptables (FEC). Suivez le guide et découvrez tous les secrets qui vous éviteront des ennuis avec le fisc !
Qu’est-ce qu’un fichier des écritures comptables ?
Un outil de contrôle pour l’administration fiscale
Le FEC est un document dématérialisé demandé par l’administration lors d’un contrôle fiscal. Il permet de synthétiser toutes les écritures comptables enregistrées au cours d’un exercice. Ainsi, le fisc se base sur le FEC pour vérifier la cohérence entre la comptabilité de l’entreprise et les données fiscales transmises précédemment.
Le fichier des écritures comptables doit être remis aux agents chargés du contrôle selon les modalités précisées dans l’avis de vérification. En principe, l’entreprise dispose d’un délai minimum d’environ 15 jours pour fournir le FEC. Attention, le non-respect de ce délai expose l’entreprise à une amende de 5 000 €.
Quelles entreprises doivent transmettre un FEC ?
Les entreprises tenues de présenter un FEC lors d’un contrôle fiscal sont celles qui :
- Effectuent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés
- Relèvent d’un régime réel d’imposition.
En pratique, cette obligation s’applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique et leur activité : commerciale, artisanale, industrielle, agroicole ou libérale. Seuls les entrepreneurs individuels (EI) placés sous le régime de la micro-entreprise (auto-entrepreneurs) ne sont pas concernés. Les plafonds de chiffre d’affaires annuel sont fixés à 188 700 € pour les activités commerciales et 77 700 € pour les prestations de service.
Où trouver le fichier FEC sur votre logiciel de comptabilité ?
Tout comme les comptes annuels, le FEC est un document spécifique qui doit être généré par l’utilisateur. Dans votre logiciel comptable, recherchez l’option “Exporter le FEC” généralement située dans le menu “Fichier”, “Documents” ou “Déclarations”. Il est important de noter que vous aurez le choix entre un FEC provisoire ou définitif, et c’est ce dernier que vous devez transmettre à l’administration fiscale.
En principe, le FEC ne peut être généré que pour les exercices déjà clôturés, car les vérifications de comptabilité ne portent pas sur des exercices en cours. Assurez-vous donc que votre logiciel comptable est à jour pour respecter les normes en vigueur.
Sous quel format transmettre le FEC ?
Le FEC contient 18 types d’informations pour chaque écriture comptable, présentées dans un ordre précis. Il doit respecter plusieurs normes techniques pour être conforme :
- Format texte (.txt) organisé en lignes et colonnes
- Caractères appartenant à l’un des jeux de caractères ASCII, norme ISO 8859-15 ou EBCDIC
- Valeurs alphanumériques exprimées en mode caractère et en base décimale, sans séparateur de millier
- Zones alphanumériques cadrées à gauche et complétées à droite par des espaces
- Dates exprimées au format AAAAMMJJ sans séparateur
- Heures exprimées au format HH:MM:SS.
Le nom du document doit également respecter un format spécifique : SIRENFECAAAAMMJJ, avec le numéro SIREN de l’entreprise et la date de clôture de l’exercice concerné.
Le FEC est obligatoire depuis 2014, et l’administration fiscale effectue désormais des contrôles approfondis. Il est donc essentiel de vérifier en amont la conformité de votre FEC.
Comment vérifier la conformité du FEC ?
Pour vous aider à produire un FEC conforme, le gouvernement met à disposition l’outil gratuit “Test Compta Demat”. Ce logiciel permet de vérifier la validité de la structure du FEC et de préciser les éventuelles anomalies identifiées. Vous devrez ensuite effectuer les modifications nécessaires pour garantir la conformité du fichier.
Vous pouvez également confier la constitution et la vérification du FEC à votre expert-comptable afin d’éviter les tracas en cas de contrôle fiscal. Les cabinets comptables intègrent la vérification du FEC à leur processus de révision des comptes pour déceler d’éventuels problèmes de comptabilité ou de déversement des données. Ils contrôlent le report correct des informations comptables, la conformité des données au plan comptable général et la cohérence avec les déclarations fiscales.
En conclusion, le fichier des écritures comptables est un document essentiel à remettre en cas de contrôle fiscal. Pour assurer la conformité de votre comptabilité et des déclarations fiscales qui en découlent, il est recommandé de faire appel à un expert-comptable. N’hésitez pas à contacter nos experts en ligne pour des conseils personnalisés et des expertises en fiscalité, juridique et comptabilité.
