Les associations, tout comme les autres organismes, peuvent être soumises à des contrôles administratifs afin de s’assurer qu’elles respectent les règles de gestion et de fonctionnement qui leur sont imposées. Il est essentiel de connaître ces contrôles et leurs modalités pour être préparé et les aborder sereinement, avec l’aide d’un expert-comptable si nécessaire.
Administration fiscale
Toute association peut faire l’objet d’un contrôle de la part des services fiscaux. Cela peut arriver si l’association réalise des activités lucratives, perçoit des revenus patrimoniaux, ou pour vérifier sa conformité aux critères de non-lucrativité et la déclaration correcte des dons. Le contrôle peut être déclenché suite à un élément suspect dans la déclaration fiscale ou dans le cadre d’une enquête plus large touchant un secteur d’activité spécifique. L’administration peut effectuer un contrôle sur pièces (en examinant les déclarations et les documents fournis à la recherche d’incohérences éventuelles) ou un contrôle sur place, au siège de l’association (plus approfondi). L’association est prévenue du contrôle et reçoit un avis indiquant les années concernées ainsi que la possibilité de se faire assister par une tierce personne. Dans certains cas, l’administration fiscale peut procéder à un contrôle-surprise, avec des opérations limitées telles que des constatations matérielles et la copie de fichiers informatiques. Si des erreurs sont constatées, ces contrôles peuvent entraîner une procédure de rectification.
URSSAF
Un contrôle de l’URSSAF concerne principalement les associations employeuses, mais pas seulement (par exemple, en cas de remboursements de frais à des bénévoles ou de suspicion de travail dissimulé). Ce contrôle peut être déclenché suite à une déclaration sociale incohérente, à un contrôle fiscal ou à un contrôle préalable effectué par un organisme lié à l’association. L’association est informée de la visite de contrôle au moins 15 jours à l’avance, sans que la nature des éléments contrôlés ou la période concernée soient précisées (jusqu’à 3 ans avant l’année en cours, voire 5 ans en cas de travail illégal). Le contrôle peut durer plusieurs mois, sans dépasser 3 mois pour les associations de moins de 20 salariés (mais cette période peut être prolongée à la demande de l’URSSAF ou de l’association). Lors du contrôle, l’agent a de larges pouvoirs, il peut accéder à tous les locaux, interroger les salariés ainsi que d’autres personnes ayant des relations professionnelles avec l’association, demander la communication de tout document et accéder au matériel informatique. À l’issue du contrôle, l’association reçoit une lettre d’observations à laquelle elle peut répondre et présenter ses arguments dans un délai de 30 jours. L’administration produit ensuite un rapport final.
CNIL
Si vous traitez des données personnelles, vous pouvez être contrôlés pour vérifier le respect de la loi Informatique et Libertés et du règlement européen sur la protection des données (RGPD). Ces contrôles peuvent être réalisés sur place, sur pièces, lors d’auditions ou en ligne. Ils peuvent être effectués dans le cadre d’un programme annuel, suite à une réclamation ou un signalement, ou à la suite d’une mise en demeure préalable. Lors d’un contrôle sur audition, l’association est convoquée au moins 8 jours à l’avance et peut être tenue de fournir des documents avant la rencontre. Elle peut également se faire assister par une personne de son choix. Les agents sont habilités à demander tous les documents nécessaires à leur mission, à accéder aux programmes informatiques et aux données, et à s’entretenir avec le personnel.
Inspection du travail
À la demande d’un salarié ou de manière inopinée, l’inspection du travail peut se rendre dans les locaux d’une association pour vérifier le respect du droit du travail. Cette visite n’est généralement pas annoncée. Les agents sont autorisés à visiter tous les locaux et à prélever des échantillons des produits et des matières utilisés ou fabriqués. Si nécessaire, vous devez leur montrer les registres et les documents obligatoires. Les documents permettant de comptabiliser le temps de travail de chaque salarié doivent également être fournis pendant une période d’un an, voire trois ans pour les cadres ayant un forfait jours. Selon les situations, si des anomalies sont détectées, le contrôle peut donner lieu à une observation, un avertissement ou un procès-verbal.
ESSMS
L’Inspection Générale des Affaires Sociales (IGAS) ainsi que différents réseaux territoriaux (Agences Régionales de Santé, Directions Départementales de la Cohésion Sociale, etc.) sont habilités à inspecter les établissements et services sociaux et médicosociaux (ESSMS) pour vérifier leur conformité aux normes et conditions de fonctionnement et de prise en charge du public établies par le Code de l’Action Sociale et des Familles. Les modalités et caractéristiques juridiques du contrôle dépendent du type d’ESSMS.
Cour des comptes
Les organes bénéficiant de dons faisant appel à la générosité du public, ainsi que les établissements et services médicosociaux (ESMS), peuvent être contrôlés par la Cour des Comptes. Les observations de la Cour des Comptes sont également communiquées aux autorités de tutelle. Le contrôle est notifié par lettre et suit une procédure rigoureuse comprenant un entretien préliminaire en présence du rapporteur et du contre-rapporteur, une délibération, une contradiction et des observations définitives. Plusieurs suites sont possibles, allant de la communication interne ou externe à d’éventuelles procédures juridictionnelles ou judiciaires.
Se préparer
Il est important de savoir que le fait d’être soumis à un contrôle n’implique pas que votre association soit suspectée de fraude. Jusqu’à preuve du contraire, vous êtes considérés comme étant de bonne foi. Il est donc dans votre intérêt de faciliter les opérations de contrôle. Pour cela, il est essentiel de classer de manière logique et ordonnée les différents documents comptables, fiscaux et sociaux. Lorsque vous êtes informés d’un contrôle, il est préférable de vous y préparer en rassemblant les documents pertinents. Assurez-vous également d’avoir accès aux procédures d’administration, de comptabilité, de gestion commerciale, de paie, etc.
En conclusion, les associations doivent être conscientes des différents contrôles auxquels elles peuvent être soumises. En respectant les règles et en se préparant correctement, ces contrôles peuvent être abordés avec sérénité.
