Le processus de traitement des factures fournisseurs gagnerait beaucoup à être simplifié. Si le digital apparaît comme une évidence pour l’automatisation des tâches administratives, la facturation reste un sujet délicat.
Comment mettre en place un workflow de validation des factures optimisé ?
L’enjeu est de taille : comment déployer un processus de simplification des différentes étapes de traitement des factures (PDF, XML ou papier) qui respecte les normes en vigueur ? Comment faire en sorte qu’il soit complètement sécurisé ?
Si la plupart des entreprises tardent à adopter des solutions digitales pour leurs services comptables, c’est parce que le format papier est tangible, et donc, a priori, une valeur sûre. Rappelons qu’en entreprise, la facture n’est pas une simple demande de paiement. Elle constitue un justificatif commercial, comptable et fiscal.
Dans les grands groupes, qui disposent d’importantes ressources allouées à la transformation numérique, la transition est plus simple. L’entreprise achète une licence et instaure des systèmes internes de contrôle, qui vérifient chaque étape du processus de validation. Puis, il est possible d’imaginer des limites de délégation sur le montant des commandes, des marchés ou encore des paiements. De plus, selon la hiérarchisation et le nombre d’intermédiaires, il est possible d’imaginer des limites de délégation sur le montant des commandes, des marchés ou encore des paiements.
Pour rationaliser le processus de validation des factures fournisseurs, la solution est la dématérialisation. Pour rappel, la dématérialisation consiste à mettre en place un circuit de paiement entièrement digital, depuis l’envoi des factures par le fournisseur jusqu’à son archivage final par le client.
Validation des factures fournisseurs : passez à la dématérialisation en 2023 !
Dans les petites structures (start-up, TPE-PME), la transition numérique peine à se faire une place. Les raisons sont multiples :
- Manque de culture et de compétences numériques,
- Insuffisance de l’accompagnement financier,
- Fracture numérique territoriale,
- Relations ambivalentes avec les plateformes en ligne.
D’ici 2024, la facture électronique deviendra obligatoire. Pour les dirigeants de PME et TPE, qui n’ont ni les moyens, ni les ressources ni le temps disponible investir dans une licence et former leurs effectifs, l’adoption d’une solution 100% SaaS et Cloud comme Libeo est une alternative très intéressante :
- Pas de frais d’acquisition de matériel : Libeo est hébergé sur le Cloud.
- Pas de frais d’approvisionnement, de maintenance, de licence de logiciel, d’installation et de support.
- Mises à jour effectuées par le fournisseur SaaS : pas besoin d’une équipe de collaborateurs dédiés.
- Accessibilité depuis n’importe quel appareil connecté (PC, tablette, smartphone) et n’importe quel endroit.
La dématérialisation des factures fournisseur permet de faire gagner du temps à ses collaborateurs : fini, le temps passé à ouvrir et trier le courrier, transmettre et valider les factures.
Libeo, solution de validation des factures fournisseurs
Libeo est une solution de dématérialisation et de paiement des factures fournisseurs 100% Cloud, 100% SaaS. Pour la saisie des factures, Libeo utilise le traitement par OCR (Optical Character Recognition) qui “lit” les factures et en extrait automatiquement les données :
- Dates de facturation et d’échéance
- Fournisseur
- Numéro de facture
- Montants
- Devise
- Compte comptable
Cette extraction par reconnaissance automatique des caractères permet notamment de détecter les factures en double et de supprimer les risques liés à la saisie manuelle des données.
Une fois les données saisies, la facture est mise en attente de validation. Selon les règles d’automatisation et les droits d’équipe définis, la facture peut faire l’objet d’une approbation par un ou plusieurs membres de votre équipe. Sans cette approbation, elle ne sera pas validée, et son traitement est mis en pause.
Les approbateurs sont prévenus par mail qu’une validation de leur part est nécessaire. Vous pouvez définir jusqu’à 3 approbateurs.
Une fois approuvées, elles sont stockées dans une interface de gestion en ligne, en attente de paiement. Cette interface offre une vue d’ensemble sur les factures à payer, les paiements en cours et les paiements à valider.
Pour procéder au paiement, Libeo propose de choisir entre différentes options :
- Paiement immédiat
- Paiement à échéance
- Versement d’acompte
- Paiement planifié à une date ultérieure
- Paiement en masse en un clic
Si vous avez le moindre doute sur une facture, vous pouvez également demander une approbation ou bloquer le paiement en attente d’information. Cette fonctionnalité permet de compartimenter la validation de la facture et son paiement.
À un an de l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, la dématérialisation des factures est une priorité pour les directions comptables et financières.
Adopter une solution de dématérialisation comme Libeo dès 2023 est la meilleure façon d’aborder cette transformation digitale de manière sereine et conforme.
