Formation à l’utilisation du logiciel SAGA

Table des matières

Présentation au sujet: “Formation à l’utilisation du logiciel SAGA”— Transcription de la présentation:

Déroulement

Durée : 3 jours
Horaire : 9h30 – 13h00 et 14h – 17h00

Objectifs

Maîtrise du logiciel
Capable de former d’autres personnes

Aujourd’hui

Environ 1000 utilisateurs (env. 60 pays)
ACF Paris, ACF Madrid, ACF New-York, ACSUR Madrid, ACTED, AMI, Avocats sans Frontières, Croix-Rouge Française, Enfants et développements, MADERA, Medicus Mundi, MSF Belgique, MSF Luxembourg, MSF Suisse, NCCI, Penal Reform, RCN Bruxelles, RET Suisse, Solidarité, Solidarité Afghanistan, Terre des Hommes, Médecins du Monde Belgique, OXFAM Barcelone, Care France, FGH Mozambique, Diakonie Emergency Aid, Keoogo, MSF France, Première Urgence, OPALS, CIC Barcelona, Sport sans frontières, Médecins du Monde France, Caritas, Cordaid, Afesip Laos, Waha, Johanniter, Association Voute Nubienne et Solthis.

Historique

20 ans d’expérience ! Feuilles Excel et Compta DOS
SAGA : projet MSF
SAGA2 : une application “standard”
SAGA4 : large diffusion
Projet collaboratif, améliorations constantes, rythme d’une version par an.

Vous trouverez toujours un admin pour vous aider.

SAGA dans le monde
Vous trouverez toujours un admin pour vous aider.

Thèmes abordés

Installation de SAGA
Configuration de la mission financière
Activation des paramètres propres à l’ONG
Création des paramètres propres à la mission financière
Saisie des différents types d’écritures
Clôtures comptables
Transferts des données
Impressions disponibles

Programme pour aujourd’hui

Installation de SAGA
Installation des manuels
Ouverture de SAGA
Configuration de la mission financière
Présentation des menus du logiciel
Activation des paramètres généraux nécessaires
Création des paramètres missions
Ouverture d’un mois comptable

Installation du logiciel

Lancer le fichier saga6nstall.exe qui se trouve sur votre clé USB.
Instructions: Lancer le fichier saga6nstall.exe qui se trouve sur votre clé USB. Laisser les chemins et options proposées par l’installeur. Redémarrer votre ordinateur

Installation des manuels

Laisser les chemins et options proposées par l’installeur.
Instructions: Lancer le fichier manuels.exe dans le dossier manuels qui se trouve sur votre clé USB Laisser les chemins et options proposées par l’installeur.

Ouverture de SAGA

Double-cliquez sur l’icône “Saga v6” sur votre bureau
Instructions: Double-cliquez sur l’icône “Saga v6” sur votre bureau Puis saisissez votre login et votre mot de passe qui vous sera fourni. Login : CAPITALE Mdp : CAPITALE

Réception de votre fichier de paramètres généraux

Instructions: Réception du fichier PARAMSGENERAUXV6.zip qui se trouve sur votre clé USB et via le bouton Réception des paramètres généraux Ouverture de SAGA avec le login et mot de passe que vous nous avez envoyé.

Configuration de la mission financière

Définition Objectif Exercice
Définition: Mission financière: ensemble de projets gérés par un seul responsable financier, dont toutes les opérations comptables et financières sont centralisées dans un seul logiciel de gestion comptable et financière (dans notre cas : SAGA). En principe, une mission financière correspond à un pays où un centre opérationnel mène des activités.
Objectif: Ce module permet d’identifier le pays sur lequel l’administrateur financier doit travailler. Les informations « code siège » et « code mission suivi d’un chiffre » sont là pour garantir les réceptions des données en provenance du siège et des différents terrains/projets au sein du pays. Le code mission (Ex : SL1) doit être unique au sein de l’ONG.

Descriptif : Mission Tchad

Code lieu : NDJ
Devise de référence : EUR
Exercice: Renseignez les éléments présents sur votre écran à partir des éléments ci-dessous : Siege : FR
Code pays : TD
Descriptif : Mission Tchad
Code lieu : NDJ
Devise de référence : EUR
Devise pivot pour le calcul des taux de change : EUR

Présentation des menus

Activation des paramètres généraux nécessaires

L’accès se fait via le menu Paramètres – Généraux – Devises
Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Généraux – Devises Activez les devises utilisées dans votre pays. (USD, EUR et XAF)
Activez les pays où vous êtes susceptibles d’effectuer des transferts de fonds. (BE, CI, FR et TD)
Activez les financeurs utilisés dans votre pays. (A001, C001, C002, C005, D003, D009, D011, D014, E001, E009, E025 et E028)

Création des journaux

Accès via le menu « Paramètres », « Missions » puis « Journaux »
Quelques définitions Objectif Exercice

Quelques définitions

Journal comptable de caisse ou de banque : document comptable dans lequel sont enregistrés les mouvements d’une caisse ou d’un compte bancaire. Il y a un et un seul journal par caisse ou par compte bancaire.
Journal comptable des opérations diverses (O.D.) : il existe plusieurs types d’opérations qu’il peut être intéressant d’enregistrer dans un journal des O.D.: les modifications d’imputations, les justifications d’avances, les écritures de correction, …
Journal extra comptable : liste des charges payées et imputées par le siège à la mission financière. Un journal extra-comptable est unique et mensuel. Exemple: indemnités des expatriés, payées par le siège, mais imputées à une mission financière.
Journal des forfaits : liste de matériel ou de personnes présentées en remboursement à un financeur sur base forfaitaire, reprenant les éléments suivants: description, date de début et de fin de prise en considération, forfait mensuel remboursable. Ce document est utilisé par la mission pour le suivi des lignes de financement forfaitaires de certains contrats de financement. En effet, certains financeurs institutionnels financent une ONG sur une base forfaitaire.
Journal des simulations : document, tenu par la mission, dans lequel figure chaque commande en cours et toute autre estimation de charge susceptible d’améliorer les suivis. Un journal des simulations est unique et multidevise.

Objectif

Ce module permet de créer l’ensemble des journaux nécessaires à l’enregistrement des différentes dépenses effectuées sur la mission.

L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Journaux

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Journaux
Créer l’ensemble des journaux de votre pays (périphéries incluses) à partir du fichier liste des journaux.xls qui se trouve sur votre clé USB.

Création d’un exercice budgétaire

Accès via le menu « Paramètres », « Missions » puis « Exercices budgétaires »
Définition Objectif Exercice

Définition

Exercice budgétaire : période pour laquelle la budgétisation de la mission est calculée. Dans le logiciel SAGA, pour des questions pratiques, il peut y avoir plusieurs exercices budgétaires pour la même année civile. Ces différents exercices correspondent à la budgétisation initiale et aux révisions budgétaires de l’année. Exemple: = budgétisation initiale, = budgétisation révisée, etc. Ces deux budgétisations correspondent à deux exercices budgétaires de 2004.
Objectif : Ce module permet de créer l’ensemble des exercices budgétaires nécessaires à la création d’un budget d’un projet donné.

Instructions

L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Exercices budgétaires
Créez les exercices budgétaires nécessaires à partir du fichier liste des exercices budgétaires.xls qui se trouve sur votre clé USB.

Création d’un projet

Accès via le menu « Paramètres », « Missions » puis « Projets »
Définition Objectif Exercice

Définition

Projet : activité précise dans un espace géographique défini. D’un point de vue financier, un projet est un centre de coût. Exemple: projet “médical à Butare”, projet “enfants non accompagnés à Gisenyi”, projet “coordination centrale à Kigali”, projet “SIDA” sur tout le Rwanda.
Objectif : Ce module permet de créer l’ensemble des projets ou activités mis en place par l’ONG.

L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets
Créez les projets nécesssaires à partir du fichier liste des projets.xls qui se trouvent sur votre clé USB.

Saisie du budget automatique d’un projet

L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets
Remplissez le budget à partir du fichier “Budget projet 001.xls”, fourni sur votre clé USB dans le dossier kitformationparametres mission, pour le projet 001
Limitez votre saisie aux 10 premières lignes.

Import d’un budget automatique d’un projet à partir d’Excel

L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets
Double-cliquez sur le projet 010, placez-vous sur l’onglet “Budget” puis cliquez une fois sur le bouton droit de la souris. Un menu contextuel apparaît vous permettant d’importer un budget saisi sous Excel. Vous devez indiquer les infos suivantes :
Le n° de la colonne pour le compte
Le n° de la colonne pour le montant
Le fichier à importer se trouve sur votre clé USB dans le dossier kitformation/parametres missions/budget projet 010.xls.

Saisie d’un budget manuel d’un projet

L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Projets
Création du projet FFF avec les informations suivantes :
Description : Coordination
Période : du 1/06/2009 au 31/12/2014.
Devise : Euro
Créez le budget pour ce projet en sélectionnant un budget manuel, puis importer le budget à partir d’Excel en utilisant le fichier qui se trouve sur votre clé USB dans le dossier kitformation/parametres missions/budget projet FFF.xls.

Création d’un plan financeur de référence manuellement

Vous devez créer ce modèle dans SAGA.

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Plan financeur
A partir du fichier Plan financeur MDM.xls qui se trouve dans le dossier kitformationparametres missions sur votre clé USB.
Vous devez créer ce modèle dans SAGA.
Pensez à bien le sauvegarde et à lui donner ce nom : modele MDM.pdu

Modification d’un plan financeur de référence

A partir du fichier « modele MDM.pdu » que vous venez de créer,

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Plan financeur
A partir du fichier « modele MDM.pdu » que vous venez de créer, vous devez modifier chaque ligne financière en y affectant les comptes du PCG financés par ces lignes.

Création d’un plan financeur de référence en utilisant l’import Excel

Vous devez créer ce modèle dans SAGA.

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Plan financeur
A partir du fichier plan financeur SDC.xls qui se trouve dans le dossier kitformationparametres missions sur votre clé USB.
Vous devez créer ce modèle dans SAGA.
Pensez à bien le sauvegarde et à lui donner ce nom : modele SDC.pdu

Création d’un contrat

Accès via le menu « Paramètres », « Missions », « Financement » puis « Contrats de financement » ou via l’icône « la bourse avec l’euro à l’intérieur ».

Définition Objectif Exercice

Définition

Contrat de financement : financement attribué par un financeur couvrant, partiellement ou totalement, les charges d’un ou plusieurs projets, au sein d’une même mission financière. Pour des raisons pratiques, un code analytique/contrat de financement sera associé également aux fonds qu’une ONG affectera à un ou plusieurs projets, au sein d’une même mission financière. Exemple: ECHO couvre contractuellement les charges des projets médicaux de Butare et de Gisenyi et une partie des charges de la coordination à Kigali.
Objectif : Ce module permet de créer l’ensemble des contrats signés ou pas finançant un ensemble de projets ou activités mis en place par l’ONG dans la mission financière.

1 – Création d’un contrat manuellement

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement
Vous devez créer un contrat à partir des infos suivantes :
Code : MDM1
Intitulé : MDM
Fonds propres Financeur : A001
Référence : –
Date de début : 01/01/2012
Date de fin : 31/12/2012
Accepté : Oui
Devise : Euro
Plan financeur de référence : Aucun
Projets financés : 001 et 010

Création du budget de ce contrat

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement
Vous devez créer le budget de ce nouveau contrat à partir du fichier ci-dessous :
Source : Budget contrat MDM1.xls
Emplacement : se trouve dans le dossier kitformationparametres missions sur votre clé USB.

2 – Création d’un contrat en utilisant un plan financeur de référence

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement
Vous devez créer un contrat à partir des infos suivantes :
Code : SDC1
Intitulé : Coopération Suisse
Financeur : E009
Référence : –
Date de début : 01/06/2009
Date de fin : 30/06/2012
Accepté : Oui
Devise : Euro
Coût administratif : 5%
Plan financeur de référence : modele SDC.pdu
Projets financés : ; ;

Vous devez également affecter pour chaque ligne les comptes financés

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement
Vous devez importer le budget de ce nouveau contrat à partir du fichier excel ci-dessous :
Source : Budget contrat UCF1.xls
Emplacement : se trouve dans le dossier kitformationparametres missions sur votre clé USB
Vous devez également affecter pour chaque ligne les comptes financés

3 – Création d’un contrat en utilisant l’import Excel

Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Financements Contrat de financement
Vous devez créer un contrat à partir des infos suivantes :
Code : UCF1
Intitulé : UNICEF
Financeur : D011
Référence : –
Date de début : 01/04/2011
Date de fin : 31/03/2012
Accepté : Oui
Devise : Euro
Coût administratif : 5%
Plan financeur de référence : Aucun
Projets financés : ; ;

Vous devez également affecter pour chaque ligne les comptes financés

Création d’un plan analytique de référence

Vous devez créer ce modèle dans SAGA.
Instructions: L’accès se fait via le menu Paramètres – Missions – Analyse – Plan analytique
A partir du fichier plan analytique UCF.xls qui se trouve dans le dossier kitformationparametres missions sur la clé USB
Vous devez créer ce modèle dans SAGA.

Présentation au sujet: “Formation à l’utilisation du logiciel SAGA”— Transcription de la présentation: