Lors de votre vie professionnelle, il peut vous arriver d’avoir à vous déplacer pour assister à des conférences, des réunions ou des rendez-vous d’affaires. Ces déplacements entraînent des frais, appelés frais de déplacement. Découvrez ce qu’ils comprennent et comment les gérer pour votre entreprise.
Les frais de déplacement : qu’est-ce que c’est ?
Les frais de déplacement regroupent toutes les dépenses engagées par un salarié lors de ses déplacements professionnels, que ce soit pour des voyages d’affaires ou pour les trajets domicile-lieu de travail. L’employeur doit rembourser ces frais sous certaines conditions, notamment en demandant des justificatifs. Même les salariés en télétravail peuvent se faire rembourser les frais de déplacement s’ils doivent se rendre sur site dans le cadre de leur travail.
Les différents types de frais de déplacement
On distingue deux types de frais de déplacement : les frais de transport et les frais liés au déplacement lui-même.
Les frais de transport
Les frais de transport incluent toutes les dépenses engagées par le salarié pour se déplacer dans le cadre de son activité professionnelle, tels que les billets de transport, les indemnités kilométriques, les frais de parking, les frais de location de voiture, les frais de carburant et les trajets domicile-travail.
Les frais liés au déplacement
Les frais liés au déplacement concernent toutes les dépenses engagées par l’employé pendant son voyage d’affaires, comme les frais de taxis, les frais d’hébergement, les frais de restaurant, la prime de panier et les frais divers tels que le téléphone, les fournitures et les frais postaux. Ces frais doivent être accompagnés de justificatifs pour pouvoir être remboursés.
Comment justifier les frais de déplacement ?
Pour se faire rembourser les frais de déplacement, un salarié doit remplir une note de frais et fournir les justificatifs nécessaires. Cette note de frais doit mentionner la date, le motif précis du déplacement et le lieu. Les justificatifs d’achat de billets et de repas doivent également être joints à la note. En ce qui concerne les indemnités kilométriques, le salarié doit fournir le certificat d’immatriculation du véhicule utilisé, ainsi que des informations telles que la date, le kilométrage total réalisé, le lieu et le motif du déplacement, ainsi que la puissance fiscale du véhicule. Les frais seront remboursés selon un barème établi par l’URSSAF.
Qui doit payer les frais de déplacement ?
Les frais de déplacement sont à la charge de l’employeur et doivent faire l’objet d’un remboursement intégral. Cependant, c’est souvent à l’employé de payer ces frais professionnels et de se faire rembourser ultérieurement sur présentation des justificatifs appropriés. Dans certains cas, les entreprises peuvent avancer certains frais pour les déplacements importants et s’occuper des réservations, comme les hôtels, les billets d’avion ou les taxis.
Comment rembourser les frais de déplacement ?
Pour rembourser les frais de déplacement, l’employeur peut choisir entre le remboursement au réel et le remboursement au forfait. Avec le remboursement au réel, l’employeur rembourse les frais réellement engagés par le salarié, sur présentation de justificatifs. Avec le remboursement au forfait, l’employeur alloue une somme fixe pour couvrir les dépenses du salarié, selon un barème établi par l’URSSAF.
Comment calculer les frais de déplacement ?
Le calcul des frais de déplacement des salariés est généralement effectué par le service financier de l’entreprise. Il faut prendre en compte plusieurs critères, tels que le lieu du déplacement, les indemnités kilométriques et les frais de transport. Selon le lieu du déplacement, le montant des indemnités varie en fonction des barèmes de l’URSSAF. Les indemnités kilométriques sont calculées en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Les frais de transport regroupent les billets de transport, la location de véhicule, les frais de taxis, le péage et les tarifs de parking. Les frais de repas et d’hébergement sont également pris en compte, selon les barèmes de l’URSSAF.
Comment déclarer les frais de déplacement ?
Certains frais de déplacement peuvent être déductibles du résultat fiscal de votre entreprise, à condition qu’ils servent l’intérêt direct de l’entreprise et qu’ils soient justifiés. Ils doivent être en accord avec l’objet social de l’entreprise. Une bonne gestion des frais de déplacement est essentielle, et un logiciel de note de frais peut être très utile pour suivre toutes les dépenses des salariés.
Gérer les frais de déplacement de vos employés peut être complexe, mais avec une politique claire, des process précis et un suivi rigoureux, vous pourrez faciliter le remboursement des frais et assurer une gestion efficace.
