Un outil pratique pour créer des factures gratuites
Coover a développé une solution unique et facile à utiliser pour générer des factures en quelques clics. Cette interface vous permet de personnaliser tous les détails (nom de l’entreprise, montant, description de la prestation) et même de choisir la couleur. Vous pouvez ensuite télécharger votre facture au format PDF sans fournir vos coordonnées, ou recevoir une copie par e-mail si vous souhaitez l’enregistrer. C’est une excellente alternative aux modèles de factures gratuits sur Word ou Excel.
A quel moment faut-il établir une facture ?
La facture, qui sert à vous faire payer les produits ou services que vous vendez, doit être délivrée dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service. Elle a une valeur juridique et constitue une preuve en cas de litige.
Pour les ventes aux particuliers, la facture n’est pas obligatoire, sauf pour les ventes à distance et le e-commerce. Pour une prestation de service dont la valeur dépasse 25 €, ou si le client le demande, une note est obligatoire.
Avec les professionnels, la facture est obligatoire. Elle doit être réalisée en deux exemplaires, un pour le client et un pour votre comptabilité.
Les mentions obligatoires sur une facture
Le Code de commerce précise que chaque facture doit comporter :
- Les informations d’identification de votre entreprise : numéro d’immatriculation SIREN, adresse du siège social, statut juridique, et pour les auto-entrepreneurs, la mention “Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés, en application de l’article L. 123-1-1 du Code de commerce”.
- Le nom et l’adresse de votre entreprise, ainsi que ceux du client.
- La date de la vente ou de la prestation de service.
- La quantité et la dénomination précise des produits ou services vendus.
- Les éventuelles majorations de prix (transport, emballage, délais de livraison).
- Le prix unitaire hors taxe et les éventuelles réductions consenties.
- Le numéro individuel d’identification de TVA du vendeur ou du prestataire, ainsi que le taux de TVA appliqué.
- La date d’échéance du paiement et les pénalités en cas de retard.
- Les éventuels escomptes en cas de paiement anticipé.
Depuis le 1er janvier 2013, la facture doit également mentionner le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.
La facture sert également de justificatif comptable pour la tenue de vos comptes et de support fiscal pour la TVA. Toutes les factures doivent être numérotées de manière chronologique. En cas d’erreur ou de remise accordée après émission de la facture, vous pouvez l’annuler ou la rectifier en établissant une nouvelle facture ou un avoir.
Sachez également que les factures peuvent être émises de manière électronique, à condition d’avoir l’accord du destinataire quant au principe et à la forme. Il n’est pas obligatoire d’utiliser un ordinateur pour facturer : vous pouvez également utiliser des formulaires pré-imprimés.
Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?
Dans la vente de produits, un bon de commande peut entraîner la préparation d’une commande, qui à son tour génère un bon de livraison correspondant aux marchandises préparées. De même, dans la production, un bon de commande engendre un ordre de fabrication qui, une fois le processus de production et d’emballage terminé, aboutit à un bon de livraison. Ce document doit être signé par le client lors de la livraison pour prouver qu’il a bien reçu les marchandises commandées.
Les mentions à faire figurer sur un bon de livraison sont similaires à celles d’une facture : le numéro du bon, les coordonnées de votre entreprise, y compris l’adresse exacte de livraison et l’adresse de facturation, la date du document, l’appellation et la référence des produits, ainsi que leur quantité. En général, les prix et la TVA ne sont pas indiqués, car ces informations n’intéressent pas le livreur.
Le bon de livraison est émis en deux exemplaires, un pour le client et un pour le livreur. Une fois la livraison effectuée, le livreur rapportera un exemplaire signé et daté, avec le tampon de votre société.
Quels délais de paiement accorder à vos clients ?
Les délais de paiement de vos clients sont un facteur essentiel de la gestion de votre entreprise, car ils influencent considérablement vos besoins en fonds de roulement.
Pour les particuliers, la prestation est due dès la présentation de la facture. Pour les commerces, la règle est que le client paie lors de l’achat du produit. Dans les services, il devrait également être possible d’obtenir un paiement rapide de vos clients particuliers. Évitez donc de leur accorder un crédit.
Avec les professionnels, la situation est différente, surtout avec les grandes entreprises et les établissements publics qui abusent des délais de paiement longs vis-à-vis des petites et moyennes entreprises, malgré les règles établies par le législateur.
Sans dispositions contraires spécifiées dans les conditions de vente ou convenues entre les parties, le délai de règlement normal est de 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation. Des dérogations existent pour certains métiers, tels que les garagistes ou les vendeurs de produits périssables. Si prévu dans le contrat, le délai peut être prolongé jusqu’à 45 jours fin de mois suivant la date de livraison, ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. À l’inverse, un paiement comptant, c’est-à-dire le jour de la livraison ou de la prestation, peut être exigé. Tout dépend de votre capacité de négociation avec le client. Ce qui est sûr, c’est qu’il est essentiel d’aborder ce sujet dès le début de la relation avec le client, car il sera trop tard par la suite.
Quels modes de paiement choisir ?
Une facture peut être réglée de différentes manières :
- Par chèque.
- En espèces (ce qui est interdit pour une dette professionnelle de plus de 1000 €).
- Par virement bancaire.
- Par lettre de change ou effet de commerce.
Que faire en cas de non-paiement de la facture ?
Il est essentiel de mettre en place une procédure pour traiter les retards ou les non-paiements éventuels. Ne tardez pas à relancer votre client, car il peut rencontrer des difficultés de trésorerie et chercher à gagner du temps. Ce n’est pas un délit et certaines entreprises, comme les grandes surfaces et les services publics, sont expertes dans ce domaine. Il n’y a pas de règle fixe, cela dépend du rapport de force que vous souhaitez établir avec votre client.
Envoyez une première lettre de relance courtoise environ une semaine à dix jours après la date d’échéance prévue. Pour un client régulier, vous pouvez ensuite le relancer par téléphone ou lui envoyer un deuxième rappel. Ensuite, vous pouvez envoyer une lettre recommandée avec mise en demeure. En dernier recours, une sommation de payer peut être envoyée par huissier. Dans ce cas, vous êtes sûr de perdre le client, mais cela peut être préférable pour l’avenir de votre entreprise.
Qu’est-ce que la clause de réserve de propriété ?
La clause de réserve de propriété est un élément contractuel qui garantit au vendeur le paiement du prix des marchandises livrées. Elle lui permet de rester propriétaire du bien vendu tant qu’il n’a pas été entièrement payé. Cette clause peut s’appliquer à des biens mobiliers ou immobiliers, qu’ils soient de consommation courante ou destinés à un usage professionnel. Avec cette clause, le transfert de propriété s’effectue uniquement lorsque l’acheteur a payé l’intégralité du prix.
Pour être valable, la clause de réserve de propriété doit être clairement stipulée dans les conditions de vente. Il est donc conseillé de la mentionner sur les factures en indiquant “Clause de réserve de propriété”.
Voici un outil similaire pour émettre des “invoices” si vous êtes dans un pays anglophone.
