La trésorerie d’une association est un élément essentiel à prendre en compte pour assurer son bon fonctionnement. Pour piloter et gérer efficacement la trésorerie de votre association, il est important de mettre en place certaines bonnes pratiques. Dans cet article, nous vous proposons des conseils pratiques pour une gestion optimale de la trésorerie de votre association.
Anticiper l’évolution de la trésorerie grâce au plan de trésorerie prévisionnel
Le plan de trésorerie prévisionnel est un outil prévisionnel qui permet d’anticiper les flux de trésorerie de votre association sur les 12 prochains mois. Pour établir un plan de trésorerie pertinent, voici comment procéder :
Prévoir vos encaissements
Une association génère généralement un nombre limité de rentrées d’argent. Il est donc essentiel de répertorier de manière exhaustive tous les encaissements possibles :
- Cotisations des membres
- Subventions accordées par une collectivité locale ou autre
- Donations provenant de particuliers
- Produits des ventes, si prévus dans les statuts de l’association
- Emprunts bancaires, si nécessaires pour alimenter la trésorerie
Lors de l’établissement du plan de trésorerie, il est important de noter que ces montants doivent être indiqués en TTC et à la date d’échéance, et non de facturation. Par exemple, si vous émettez une facture en mars mais que le délai de paiement est de 60 jours, le montant de la vente doit être renseigné en mai. De même, il ne faut pas sous-estimer les délais de paiement des subventions. Il est préférable de prendre des hypothèses conservatrices concernant les délais de règlement effectifs.
Prévoir vos décaissements
Il est également essentiel de lister tous les décaissements prévus :
- Loyers, abonnements divers (eau, électricité, internet…), honoraires
- Salaires
- Règlement des prestataires
- Remboursement de prêts
- Achats de fournitures
- Organisation d’événements, de réceptions, etc.
Pour cela, vous pouvez vous baser sur les flux de trésorerie observés au cours des années précédentes afin de vous assurer de ne rien oublier.
Suivre l’évolution réelle de votre trésorerie
Une fois votre plan de trésorerie prévisionnel établi, il est important de le mettre à jour régulièrement tout au long de l’année. Consultez-le au moins une fois par semaine et renseignez-y les montants réels des flux de trésorerie de votre association. Si vous constatez qu’un mois donné ne se déroule pas comme prévu, ajustez vos prévisions afin d’éviter les mauvaises surprises et de les rapprocher au mieux de la réalité.
Adapter vos prévisions en fonction de la réalité
Le plan de trésorerie prévisionnel est un outil prévisionnel qui permet d’anticiper et d’éviter les mauvaises surprises en fixant des objectifs et des seuils à atteindre. Il est donc important de le suivre au fil du temps et d’adapter vos prévisions en fonction de vos flux de trésorerie réels tout au long de l’année. Par exemple, si vous enregistrez des dépenses inférieures à celles initialement prévues dans votre plan de trésorerie, vous pourrez ajuster votre budget et entreprendre des projets qui semblaient impossibles à financer.
Choisir le bon outil de gestion de trésorerie
Si votre association génère des flux de trésorerie significatifs, il peut être pertinent d’utiliser un logiciel de gestion de trésorerie pour faciliter la gestion de votre trésorerie. Vous avez le choix entre différents outils :
Modèle Excel
Un modèle Excel est l’outil le plus couramment utilisé pour surveiller la trésorerie d’une association. Cependant, l’établissement d’un plan de trésorerie et d’un suivi régulier sous Excel peut être complexe et chronophage. De plus, le partage d’un fichier Excel avec les autres membres de l’association peut parfois poser problème. Si vous n’êtes pas un expert d’Excel ou si vous souhaitez gagner du temps, il est préférable d’opter pour une solution dédiée à la gestion de trésorerie.
Logiciel de trésorerie dédié aux associations
La solution idéale est d’utiliser un logiciel de gestion de trésorerie spécialement conçu pour les associations, tel que Agicap. Cet outil intuitif vous permettra de mettre en place vos prévisions de trésorerie et d’automatiser le suivi de votre trésorerie en le connectant à votre banque, par exemple. Fini les saisies longues et fastidieuses, vos prévisions de trésorerie s’adaptent automatiquement en fonction de vos entrées et sorties d’argent réelles.
Préciser les rôles du trésorier
Le trésorier joue un rôle capital au sein de l’association. Outre la gestion de la trésorerie et de la comptabilité, il exerce généralement plusieurs missions :
- Veiller au bon encaissement des cotisations des membres de l’association
- Gérer le compte bancaire de l’association et servir d’interlocuteur avec le banquier
- Participer activement aux décisions de l’association en apportant son expertise financière
Les pouvoirs et les responsabilités du trésorier doivent être définis dès la création de l’association et inscrits dans les statuts.
Une trésorerie mal gérée peut causer des problèmes de gestion au sein d’une association, en particulier si elle emploie plusieurs salariés ou réalise un chiffre d’affaires important. Voici quelques raisons pour lesquelles une bonne gestion de la trésorerie est essentielle pour votre association :
Anticiper les décalages de trésorerie propres aux associations
Les associations peuvent rencontrer des décalages dans leurs flux de trésorerie. Par exemple, un club de tennis encaisse la majorité de ses cotisations en début d’année, tandis que les charges sont réparties tout au long de l’année. Établir un plan de trésorerie en début d’année permet de prévoir ces décalages et d’assurer une gestion sereine de l’association.
Détecter d’éventuelles difficultés en amont
Une gestion efficace de la trésorerie permet d’anticiper les difficultés de trésorerie que votre association pourrait rencontrer plusieurs mois à l’avance. Cela vous permet de trouver des solutions adaptées et de prendre les mesures nécessaires pour y faire face. Par exemple, en cas de dépenses imprévues ou de retards de paiement des subventions, vous pourrez réagir rapidement pour éviter une détérioration de votre trésorerie.
Maintenir une comptabilité de trésorerie
Toute association est tenue de maintenir sa comptabilité. La comptabilité de trésorerie est souvent préférée aux autres méthodes de comptabilité, car elle est plus simple à utiliser dans le contexte associatif. Il suffit de catégoriser les flux de trésorerie du compte en banque pour générer la comptabilité de trésorerie de l’association. Assurez-vous de conserver toutes les pièces justificatives et de les classer de manière chronologique.
Que faire en cas de difficultés de trésorerie ?
En cas de difficultés de trésorerie, il existe différentes solutions pour trouver des nouveaux moyens de financement :
- Augmenter les cotisations au sein de l’association, mais attention à ne pas faire fuir les adhérents avec des augmentations trop brutales.
- Recourir à un emprunt bancaire pour renflouer la trésorerie.
- Négocier une avance sur subvention avec votre banque.
Il est également crucial d’optimiser les flux de trésorerie de votre association en réduisant les dépenses superflues et en veillant à la collecte rapide des subventions.
Les qualités d’un bon trésorier
Être rigoureux et organisé est essentiel pour bien gérer la trésorerie d’une association. Conservez et répertoriez vos factures de manière minutieuse pour éviter les erreurs lors de la mise à jour de votre suivi de trésorerie. Vérifiez régulièrement que les flux de trésorerie observés correspondent bien aux ventes ou aux achats. Soyez également vigilant vis-à-vis des opérations en espèces.
En conclusion, une bonne gestion de la trésorerie est essentielle pour assurer le bon fonctionnement d’une association. Anticiper les flux de trésorerie, détecter les problèmes en amont et maintenir une comptabilité de trésorerie rigoureuse sont autant d’éléments clés pour une gestion optimale de votre trésorerie.
