Logiciels de gestion des notes de frais : notre sélection
Faire le suivi des flux de notes de frais peut être une tâche complexe. La digitalisation de ces dépenses peut faciliter l’enregistrement comptable pour les experts-comptables ou les entrepreneurs. Excel optimise la gestion des notes de frais au sein d’une entreprise. Des modèles de rapports de dépenses simples aux suivis du kilométrage professionnel, cet outil se veut performant. Vous pouvez télécharger les modèles adaptés à la politique de votre entreprise et les personnaliser selon vos besoins.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document, sous format numérique ou papier, dans lequel les salariés enregistrent les dépenses liées à leur activité professionnelle qu’ils ont payées depuis leur compte personnel. L’entreprise se repose sur ces notes de frais pour effectuer l’enregistrement comptable des charges et rembourser les montants avancés.
L’expert-comptable de la société utilise souvent des logiciels de gestion des notes de frais pour suivre chaque flux de dépenses. Parfois, il utilise d’autres processus simplifiés comme la validation par e-mail ou sur papier, selon le mode de fonctionnement de l’entreprise.
Un dirigeant peut également payer certaines dépenses liées aux tâches de l’entreprise avec ses propres moyens. Les dépenses concernées sont celles en lien avec le travail, telles que les frais de déplacement, de repas et d’hébergement. L’utilisation d’un véhicule personnel pour des affaires professionnelles est également incluse dans les notes de frais, permettant ainsi aux salariés d’obtenir une indemnité kilométrique.
Le traitement des notes de frais peut se faire de deux manières. Au forfait, il s’agit du paiement d’une allocation fixe. Au réel, il s’agit du remboursement des sommes exactes engagées par l’employé. Chaque note de frais doit être accompagnée d’une preuve justificative, généralement sous forme de facture ou de reçu.
Il est important de noter que seules les charges légitimes peuvent être couvertes par les notes de frais. En cas d’abus, l’URSSAF prendra des mesures strictes. Certaines entreprises prennent trop de liberté en matière de notes de frais. Si elles ne contrôlent pas correctement ces dépenses, l’URSSAF peut considérer la situation comme une fraude potentielle.
Pour éviter de telles situations, il est essentiel que l’entreprise communique clairement sa politique interne aux salariés, en précisant les fournisseurs privilégiés et les plafonds pour certaines dépenses. L’automatisation des procédures et l’utilisation de logiciels adaptés font également partie des solutions pour une gestion efficace des notes de frais.
Pourquoi utiliser un modèle de note de frais ?
Les dépenses professionnelles ne sont pas réservées à un seul collaborateur au sein d’une entreprise. La plupart des salariés ne sont pas responsables des achats effectués pour le compte de la société. C’est pourquoi l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais facilite la gestion de ces dépenses, permettant à chaque collaborateur d’avoir un aperçu de ses indemnités.
Il existe plusieurs avantages à utiliser un modèle de note de frais. Tout d’abord, l’expert-comptable peut suivre les dépenses grâce à un processus automatisé. Il peut également analyser les économies potentielles pour l’entreprise. Le logiciel met en évidence les déductions de frais, ce qui permet d’évaluer la rentabilité des coûts. L’expert-comptable dispose ainsi d’une vision globale des remboursements effectués.
Étant donné que les fonds sont l’un des aspects les plus importants à prendre en compte au sein d’une entreprise, l’utilisation d’un outil de gestion des notes de frais facilite la bonne gestion des sommes globales.
Il est également important de standardiser les modèles de notes de frais au sein de l’entreprise. Si chaque collaborateur crée différents modèles dans différents formats, la gestion des dépenses deviendra incontrôlable. Avec un modèle unique, le traitement, la validation et l’archivage des documents seront simplifiés.
De nombreuses grandes sociétés impriment les notes de frais, qui doivent ensuite être signées et validées par le responsable de service avant d’être traitées. Cependant, l’utilisation d’e-mails pour gérer ces dépenses présente de nombreux risques.
Il est essentiel de suivre attentivement l’ensemble du processus de la note de frais pour éviter les erreurs, les pertes de justificatifs, les confusions ou même les oublis. C’est pourquoi les modèles de notes de frais sous forme de logiciel sont les plus adaptés, car ils fournissent des tableaux détaillant chaque aspect de la transaction et des achats remboursés.
Comment créer un modèle de note de frais ?
Un modèle de note de frais, qu’il soit numérique ou papier, regroupe plusieurs lignes de frais devant être remboursées par l’entrepreneur. Il existe différents types de modèles, qui diffèrent en fonction des modes de calcul, des règlements internes et des besoins de l’entreprise.
Quels que soient les choix et les outils utilisés pour gérer les frais, certains éléments doivent être pris en compte dans chaque note de frais, tels que l’objet de la dépense, la date, le montant hors taxe, la TVA et le total TTC. La gestion des frais peut se faire sur papier, sous forme de feuille de calcul Excel, avec une application ou en format PDF. L’outil utilisé importe moins que le contenu en lui-même. L’entreprise doit choisir le logiciel qui correspond le mieux à sa politique interne.
Les feuilles de calcul restent l’outil privilégié pour les rapports de dépenses. Elles sont conservées pour la comptabilité et la fiscalité, ce qui permet de suivre les charges déductibles d’impôts. Il n’est donc plus nécessaire de créer des notes de frais sur Google Sheets ou Excel. De nombreux modèles d’Excel gratuits sont facilement téléchargeables. Personnalisables, ces modèles de notes de frais peuvent inclure des détails sur l’entreprise et être partagés avec les collaborateurs.
En ce qui concerne les modèles de rapports de frais de déplacement, chaque salarié peut enregistrer ses dépenses dans une feuille de calcul, en utilisant des colonnes distinctes pour différents types de frais. Ces modèles incluent généralement un tableau détaillant les dépenses, telles que les coûts de transport et de repas.
L’automatisation est le moyen le plus simple de gérer les notes de frais. D’autres modèles plus simples peuvent également être créés, avec des colonnes pour différentes dépenses. Il est possible de sélectionner les dépenses dans une liste déroulante personnalisable sur Excel. Ces modèles peuvent également inclure un champ pour le taux de remboursement du kilométrage.
