Les entreprises utilisent aujourd’hui des logiciels de Facility Management pour gérer numériquement les opérations de maintenance, de réparation et autres mesures. Ces outils permettent aux utilisateurs d’optimiser la gestion de leurs bâtiments, de leurs actifs, de leurs utilisateurs et de leurs résidents, leur faisant ainsi gagner du temps et de l’argent.
Dans cet article, nous vous présenterons les fonctionnalités de base des logiciels de Facility Management et comment vous pouvez en tirer profit dans votre pratique.
Les différentes types de logiciels de Facility Management
Il existe plusieurs types de logiciels de Facility Management : CAMF, CMMS, ERP, EAM et IWMS. Chacun de ces systèmes a ses propres objectifs, bien que les fonctions de certaines solutions puissent se chevaucher.
Les caractéristiques principales sont les suivantes :
CAFM (Computer-Aided Facility Management)
Les logiciels CAFM aident les gestionnaires de facilities à planifier, exécuter et surveiller les mesures dans des domaines tels que la gestion des installations, la gestion des actifs, la maintenance, la réservation de salles et d’autres tâches administratives. Le CAFM offre une vue d’ensemble de toutes les informations pertinentes sur un bâtiment, telles que les espaces et les équipements.
Principaux domaines d’application pour le CAMF :
- Gestion des installations
- Gestion des espaces
- Réservation de chambres
- Planification de l’aménagement
- Gestion de la maintenance
CMMS (Computerized Maintenance Management System)
Les logiciels CMMS sont principalement utilisés pour gérer les travaux de maintenance et de réparation des bâtiments et de leurs équipements. Le CMMS permet aux gestionnaires de facilities et aux techniciens de maintenance d’avoir une vue plus détaillée des opérations pertinentes. Par exemple, il permet de contrôler les tâches individuelles et les coûts. Il constitue également une base de données permettant de retracer l’historique de la maintenance. Le CMMS est souvent intégré aux applications CAFM.
Principaux domaines d’application pour le CMMS :
- Gestion des bâtiments
- Gestion de l’équipement (suivi et gestion des actifs)
- Planification automatisée de la maintenance
- Maintenance préventive
- Rapports et analyses
ERP (Enterprise Resource Planning)
Les logiciels ERP soutiennent la planification des ressources dans les entreprises, ce qui permet de contrôler et de superviser le personnel, le capital, les ressources opérationnelles, les matériaux, etc. Ces logiciels conviennent à de nombreux domaines d’activité. Dans le Facility Management, ils permettent aux décideurs d’obtenir toutes les informations essentielles sur les processus organisationnels en un seul clic, ce qui permet de maximiser la rentabilité.
Principaux domaines d’application pour l’ERP (dans le Facility Management) :
- Gestion des installations
- Contrôle des stocks
- Gestion des ordres de travail
- Planification des espaces
EAM (Enterprise Asset Management)
Les logiciels EAM sont utilisés pour la gestion et le contrôle des équipements et des actifs d’une entreprise. Ils permettent de contrôler les travaux de maintenance, la gestion des tâches et d’autres mesures, de manière similaire à un CMMS. Cependant, la gestion des actifs d’entreprise est généralement plus exhaustive que celle des programmes CMMS typiques.
Principaux domaines d’application pour l’EAM (dans le Facility Management) :
- Gestion des tâches
- Gestion de la maintenance
- Gestion de l’équipement (suivi et gestion des actifs)
- Gestion des espaces
- Reporting
IWMS (Integrated Workplace Management System)
Un Integrated Workplace Management System est un logiciel qui permet aux entreprises d’optimiser leurs ressources humaines. Il s’agit essentiellement d’un logiciel de Facility Management qui combine les fonctionnalités du CAFM et du CMMS.
Principaux domaines d’application pour l’IWMS :
- Gestion de projet
- Gestion des biens immobiliers et des locations
- Gestion de portefeuille immobilier
- Gestion des actifs et de la maintenance
- Gestion de la maintenance
Les 7 fonctionnalités offertes par les logiciels de Facility Management
Le facility management, comme toute activité commerciale, comporte des opportunités et des risques. Les logiciels CMMS, CAFM, etc. sont maintenant devenus la norme dans le facility management. Et ce n’est pas sans raison, car grâce à ces logiciels, de nombreuses tâches de gestion des bâtiments peuvent être simplifiées et améliorées.
Voici les 7 fonctionnalités et avantages offerts par les logiciels de Facility Management (bien que l’étendue réelle de ces fonctionnalités puisse varier d’un produit à l’autre) :
Gestion des tâches et gestion de projet
La gestion des tâches est une partie essentielle du Facility Management, qui vous permet de créer des ordres de travail, de suivre l’avancement des travaux, d’évaluer les mesures de gestion des bâtiments et de générer des rapports. La liste claire de toutes les tâches et mesures, avec des délais et des priorités, permet également une gestion de projet efficace. De nombreux logiciels de Facility Management offrent des tableaux de bord détaillés qui vous permettent de consulter et d’évaluer l’état actuel de toutes les mesures. Vous pouvez ainsi voir où vous en êtes par rapport au planning et identifier les retards éventuels.
Suivi des actifs
Grâce au suivi des actifs, une entreprise peut garder un œil constant sur ses actifs physiques tels que les installations techniques, les ordinateurs et les chaises de bureau. Pour cela, les actifs doivent être équipés d’un système de localisation GPS, de codes-barres ou d’une identification par radiofréquence (RFID). Cela permet au facility management de suivre précisément les demandes de maintenance et les emplacements. Grâce à une vue d’ensemble complète de tous les actifs dans vos installations, vous pouvez les gérer et les entretenir de manière beaucoup plus précise et efficace.
Gestion de la maintenance
Les logiciels permettent de planifier, d’exécuter et d’évaluer efficacement les opérations de maintenance et de réparation. Cela inclut également l’automatisation des travaux de maintenance préventive afin d’éviter les pannes imprévues. L’automatisation de ces tâches permet de gagner beaucoup de temps et d’efforts, et contribue à réduire les coûts. La gestion technique des bâtiments, c’est-à-dire la garantie du bon fonctionnement et de l’entretien des installations techniques d’un bâtiment, bénéficie énormément de processus transparents.
Gestion des fournisseurs et des sous-traitants
Les logiciels de Facility Management permettent la gestion des personnes et des entreprises externes, y compris l’attribution et le suivi des ordres de travail. Selon la solution utilisée, des historiques d’activité, des systèmes de notation et d’autres fonctionnalités peuvent être inclus pour faciliter la collaboration avec les fournisseurs externes.
Gestion des documents
L’une des principales fonctions d’un logiciel de Facility Management est de fournir une base de données centralisée pour la gestion des documents. Cela permet à votre équipe et aux fournisseurs externes de stocker tous les documents importants sur une seule plateforme, des plans de bâtiments aux garanties en passant par l’historique de maintenance.
Intégration du BIM
La technologie BIM est de plus en plus utilisée tout au long du cycle de vie d’un bâtiment, y compris lors de son exploitation. Les utilisateurs peuvent localiser les mesures de maintenance, les anomalies et d’autres informations dans les modèles BIM des bâtiments et des installations techniques, ce qui facilite la localisation et accélère les processus.
Reporting et Business Intelligence
Les solutions logicielles de FM offrent des analyses et des rapports complets sur les processus. Cela permet d’identifier rapidement les domaines à améliorer. Cela aide les gestionnaires de facilities à comprendre les tendances, à prendre de meilleures décisions basées sur les données et à réaliser des économies sans compromettre la qualité. Des rapports prêts à l’emploi peuvent être générés à partir de toutes les données collectées, qu’il s’agisse de rapports de maintenance ou de documentations de sécurité incendie.
Les avantages des logiciels de Facility Management
Indépendamment des différentes fonctionnalités, les logiciels de Facility Management offrent les avantages suivants :
Productivité accrue
En enregistrant les données de manière structurée et en planifiant, coordonnant et évaluant les processus sur une plateforme en temps réel, vous pouvez gérer votre travail de manière plus efficace. Vous avez une vue d’ensemble de toutes les mesures et tous les processus. Vous pouvez également facilement répondre aux questions suivantes :
- Qui ?
- Quoi ?
- Quand ?
- Où ?
Pour les défauts, les questions de garantie et la conformité avec les réglementations, vous bénéficiez d’une plus grande transparence et d’une meilleure clarté grâce aux logiciels de Facility Management.
Coûts optimisés
En même temps, les logiciels vous permettent d’optimiser les coûts engagés.
- Identification des domaines à risque et des processus offrant des possibilités d’économies.
- Utilisation plus efficace des ressources disponibles.
- Réduction des dysfonctionnements techniques et des temps d’arrêt.
- Augmentation de la durée de vie des bâtiments et des équipements.
- Moins d’heures supplémentaires.
- Réduction des tâches administratives car les données ne doivent plus être examinées, transférées dans d’autres formats et transmises à d’autres personnes.
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- Surveillez les travaux de maintenance préventive et fixez des rappels pour les travaux de maintenance récurrents, tout en réagissant rapidement aux réparations spontanées.
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