Trouver l’outil de gestion de projet idéal
Les outils de gestion de projet permettent de planifier et d’organiser les tâches de manière efficace, en tenant compte des contraintes de temps, de budget et des ressources disponibles. Ils sont essentiels pour piloter un projet de A à Z, faciliter la répartition des tâches au sein d’une équipe et respecter les différentes échéances.
Il existe de nombreuses solutions Saas dédiées exclusivement à la gestion de projet sur le marché. Les chefs de projet peuvent les utiliser aussi bien pour la gestion de projets web que pour des projets informatiques, par exemple.
L’utilisation d’un outil de gestion de projet présente l’avantage de favoriser le travail collaboratif et d’augmenter la productivité d’une équipe. Le suivi du cycle de vie d’un projet est optimisé et adapté en fonction de la méthodologie de travail choisie par l’équipe, comme le Kanban, le Scrum ou le PERT. Un logiciel de gestion est essentiel pour avoir une vue d’ensemble sur l’avancement d’un projet. En effet, le suivi du projet est un élément clé pour mener à bien les tâches et garantir finalement son succès.
Les outils de gestion de projet collaboratif
Pour le travail en équipe et une gestion collaborative efficace, les logiciels de gestion de projet tels que Trello, Monday, Jira, Microsoft Project (ms-Project), Redmine, Genius Project ou encore Asana sont extrêmement utiles, surtout pour les chefs de projet qui gèrent plusieurs projets simultanément.
Ils offrent un espace collaboratif dédié qui permet de centraliser la gestion des tâches ainsi que la transmission des informations entre les membres d’une ou plusieurs équipes. Ils permettent de visualiser les tâches grâce à des diagrammes, par exemple le célèbre diagramme de Gantt, pour une meilleure compréhension de leur planification.
Les principales fonctionnalités collaboratives des outils de gestion de projet sont les suivantes :
- Gestion des tâches : vous pouvez créer une liste de tâches, les attribuer aux membres de votre équipe et ajouter des commentaires sur chaque tâche réalisée. Il est possible de visualiser les tâches de différentes manières, la vue Gantt étant la plus appropriée pour avoir une vision temporelle du projet.
- Gestion des plannings : il est préférable d’organiser le projet en plusieurs parties, de coordonner les tâches attribuées afin de garantir la faisabilité de la production en fonction des différents métiers et assurer la fluidité de l’avancement du projet.
- Gestion des temps : il est possible de suivre le temps passé par les membres de votre équipe sur les tâches en cours grâce à des feuilles de temps, ainsi que d’évaluer la charge de travail.
- Accès à des flux d’informations : chaque membre de l’équipe peut recevoir des informations partagées, telles que des informations de suivi ou des alertes pour certaines tâches.
- Gestion des documents : un espace dédié au partage des fichiers nécessaires à la réalisation du projet. Certaines intégrations avec des outils de stockage tels que Google Drive sont parfois possibles.
- Tableaux de bord : ils offrent une vue d’ensemble de l’avancement de chaque projet. Certains outils permettent de personnaliser entièrement un tableau de bord.
Un projet peut impliquer plusieurs équipes aux compétences différentes. Dans ce cas, la centralisation des informations sur une seule interface joue un rôle primordial. Grâce aux outils de gestion de projets, le travail collaboratif est optimisé et simplifié, même pour des équipes contraintes de gérer des projets à distance.
Les outils de gestion de projet agile
La gestion de projets en mode agile est devenue une pratique courante en entreprise, notamment dans le développement informatique. Les équipes utilisent des frameworks tels que Scrum et des outils dédiés comme Jira, édité par Atlassian, l’un des plus grands spécialistes de la gestion de projet. Les équipes de développeurs ont fréquemment recours à ces outils qui mettent en œuvre la méthode agile.
Ces logiciels de gestion de projets aident les équipes Scrum à planifier leurs sprints en déterminant le nombre de fonctionnalités à livrer, à attribuer des rôles prédéfinis à chaque membre de l’équipe et à gérer les tâches prioritaires dans le backlog. Ils permettent également d’ajouter une complexité aux différentes stories et de les regrouper en épics pour mieux estimer, prioriser et visualiser les tâches.
Les équipes Kanban, quant à elles, peuvent utiliser des outils pour réaliser les tâches une à une. Les membres choisissent les tâches les plus prioritaires dans le backlog et peuvent en ajouter si nécessaire. Contrairement aux équipes Scrum, il n’y a pas de contraintes de temps fixées par un sprint. Les tâches sont réalisées au fur et à mesure et peuvent être réparties entre plusieurs équipes produit. Trello est sans aucun doute le logiciel de gestion de projet le plus emblématique pour la méthode Kanban.
Il convient de noter qu’il existe un mix entre les méthodes Scrum et Kanban, appelé Scrumban, qui permet de gérer vos projets en organisant les tâches sur un tableau Kanban tout en adoptant certains principes et rituels des méthodes agiles.
Ces outils Saas sont vraiment indispensables pour les chefs de projet qui gèrent un portefeuille de projets, ainsi que pour une meilleure gestion des ressources et des risques. Ils permettent en outre un meilleur management de projet de manière générale.
Les outils de gestion de projet gratuits sur le marché
De nombreux outils de gestion de projet proposent des versions gratuites. Vous pouvez utiliser gratuitement des outils tels que Trello, Jira, Todoist ou encore Asana avec leurs versions freemium. Si vous travaillez avec une petite équipe, les versions gratuites seront suffisantes pour gérer vos tâches quotidiennes et mener à bien votre projet dans son ensemble. Vous pourrez optimiser la gestion de vos projets en mettant en place des tableaux Kanban et Scrum gratuitement. Il existe également des outils open-source si vous le souhaitez.
Les seules limites des versions gratuites reposent généralement sur le nombre d’utilisateurs, la capacité de stockage des fichiers et l’automatisation de certaines actions. C’est pourquoi les entreprises ayant de grands projets devront sans doute opter pour une version payante offrant des services supplémentaires nécessaires à un développement efficace des projets. Avec un plan premium, les entreprises peuvent parfois bénéficier d’un nombre illimité d’utilisateurs, ce qui est pratique pour organiser des projets à plus grande échelle. La plupart des solutions de gestion proposent également un essai gratuit pour vous permettre de découvrir toutes leurs fonctionnalités.
