Gestion des factures fournisseurs : 5 étapes clés

Les factures de paiement fournisseur s’accumulent mais vous manquez de temps pour les gérer ? Vous souhaitez mettre en place un suivi de facturation efficace ? Ne laissez pas les retards de paiement s’accumuler, pensez dès maintenant à votre règlement fournisseur. Officéo vous propose une solution de gestion des factures fournisseurs personnalisée : vous pouvez demander une assistance pour le volume de documents à traiter et pour la durée souhaitée. Votre assistant sera opérationnel dans les 48 heures.

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur est un document comptable qui concrétise une action commerciale. Elle contient toutes les informations nécessaires sur les prestations rendues ou les produits vendus. En d’autres termes, une facture fournisseur est liée à une commande fournisseur et comprend un en-tête ainsi que des lignes détaillées des services ou produits concernés.

Le timing ultime pour le traitement des factures fournisseurs

Ne payez pas trop tôt…

La gestion rigoureuse du règlement et de la gestion des factures fournisseur a un impact direct sur la trésorerie de votre entreprise, notamment sur son Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Cette tâche importante requiert régularité, rigueur et savoir-faire pour une gestion de facture fournisseur efficace.

…Mais ne payez pas trop tard non plus!

Les retards de paiement des factures fournisseurs sont encadrés par la loi. En certains cas, l’entreprise cliente peut négocier des délais de paiement. Le fournisseur est tenu de veiller à ce que ses clients paient dans les délais et peut envoyer des courriers de relance en cas de retard. Les pénalités et les modalités de recouvrement sont définies dans les contrats de collaboration entre les parties. Dans certains cas, un paiement comptant sans délai peut être convenu.

Le processus de traitement des factures fournisseurs

Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toute facture provenant d’un fournisseur doit être comptabilisée, enregistrée, contrôlée, payée et classée ou archivée. Le processus de traitement des factures fournisseurs comprend cinq étapes :

1. La réception des pièces comptables fournisseurs : cette étape consiste à recevoir les documents comptables, qu’il s’agisse de factures papier, de factures scannées ou d’autres formats.
2. L’enregistrement des factures en comptabilité générale et analytique : toutes les factures reçues d’un fournisseur doivent être enregistrées dès leur réception pour assurer le suivi du flux financier.
3. Le contrôle des factures fournisseurs : il est essentiel de vérifier le contenu des factures et des pièces comptables, notamment en les comparant aux bons de commande et aux entrées en stock.
4. Le paiement des factures fournisseurs en respectant les délais : le paiement des factures se fait périodiquement en fonction des échéances pour assurer le respect des délais de paiement.
5. L’archivage des factures et pièces comptables : cette dernière étape consiste à conserver correctement les documents comptables pendant une période de 10 ans.

Paiement et gestion des factures fournisseurs : la solution Officéo

Oubliez les impayés et les factures oubliées, Officéo s’occupe pour vous du règlement des factures fournisseurs, du suivi des échéances de paiement et vous alerte en cas de problème. Votre assistant Officéo peut également vous fournir des informations chiffrées externes et internes pour mesurer la performance de votre organisation et prendre des décisions éclairées. Vous bénéficierez ainsi d’un suivi rigoureux des règlements des factures fournisseurs pour respecter vos délais et vous consacrer pleinement à votre cœur de métier.

Pourquoi externaliser la gestion des factures fournisseurs ?

En optant pour l’externalisation, vous éviterez l’accumulation de factures impayées ou oubliées. Votre assistant externe assurera la gestion complète des factures fournisseurs, y compris le règlement, le suivi des échéances de paiement et la saisie des factures. De plus, vous bénéficierez de compétences expertes et d’un profil qualifié. Votre assistant Officéo sera attentif aux éventuels problèmes lors de la saisie des factures et vous tiendra informé de la situation afin de trouver des solutions adaptées à vos besoins et aux objectifs de votre entreprise. Externalisez la gestion des factures fournisseurs à un assistant Officéo et profitez d’une meilleure gestion des flux financiers, d’un gain de temps et d’une augmentation de la productivité.

Comment classer les factures fournisseurs ?

Pour classer les factures fournisseurs, il est recommandé de suivre un système de classement symétrique. Voici trois types de classement possibles :

1. Par ordre chronologique : selon la date d’émission ou la date de paiement de l’ensemble des factures d’un mois.
2. Par numéro de facture.
3. Par fournisseur et par date.

Si vous optez pour un classement par numéro, il est important d’établir un plan de numérotation propre à votre entreprise. Il est conseillé de combiner le numéro interne de l’entreprise avec le numéro de la facture fournisseur, plutôt que de se baser uniquement sur la numérotation du fournisseur dans la comptabilité.

Comment enregistrer une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur doit être enregistrée dans la comptabilité dès son paiement. Avant l’enregistrement, il est essentiel de distinguer trois montants différents : le montant hors taxes, le montant toutes taxes comprises et le montant de la TVA. Selon le type de facture, certains comptes comptables doivent être modifiés, tels que le compte de TVA, le compte de charge, etc. Lors de l’enregistrement, il est important de mentionner le numéro de la facture fournisseur, la date de création de la facture, le compte débité, le libellé et le montant de la facture.

10 conseils pour une gestion des factures fournisseurs irréprochable

Voici quelques bonnes pratiques pour une gestion efficace des factures fournisseurs :

1. Dématérialiser les factures fournisseurs pour gagner du temps et améliorer la fiabilité.
2. Regrouper et centraliser toutes les factures dans un seul espace de stockage pour faciliter le suivi.
3. Paramétrer les accès des équipes aux factures pour contrôler et gérer les flux de validation.
4. Mettre en place des virements programmés et respecter les échéances de paiement.
5. Assurer les factures pour se protéger contre les impayés.
6. Penser à l’affacturage pour déléguer la gestion des factures à une société spécialisée.
7. Entretenir et soigner la relation avec les fournisseurs.
8. Externaliser les relances des factures impayées pour gagner en temps et en productivité.
9. Prolonger les délais de paiement fournisseurs en cas de besoin.
10. Conserver toutes les factures conformément à la réglementation en vigueur.

Pourquoi choisir la solution Officéo pour sa gestion des factures fournisseurs ?

Officéo vous propose une solution d’externalisation administrative flexible, experte et rapide. Notre solution vous offre de nombreux avantages, comme la gestion complète des factures fournisseurs, l’optimisation des flux financiers, des compétences expertes, et un paiement à la consommation. Simplifiez la gestion de vos factures fournisseurs en choisissant Officéo.

Comment optimiser sa gestion des factures fournisseurs en cinq questions

Officéo propose d’autres services d’externalisation pour vos tâches administratives, notamment la gestion des commandes fournisseurs, la comptabilité fournisseur, la dématérialisation des factures fournisseurs et le traitement des litiges avec les fournisseurs. Contactez Officéo pour obtenir des réponses à vos questions et bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte et rapide.

Référence: Tutoriel.site