Bonjour les meilleures amies !
Aujourd’hui, je vais vous partager quelques astuces sur la gestion documentaire dans le cadre de la norme ISO 9001. Vous savez, cette norme qui concerne la qualité. Je vais répondre à quelques questions que vous pourriez vous poser. Alors, accrochez-vous et prenez des notes !
La question de l’approbation des documents
Comment prouver l’approbation des documents sans signature ? Vous savez, avec cette gestion électronique qui nous facilite la vie. Eh bien, la bonne nouvelle, c’est que la norme ISO 9001 ne demande aucune “signature” sur les documents. Pas de temps perdu, pas d’erreurs possibles. Fini les documents originaux papier, tout est en version électronique ! On diffuse même l’idée que seule compte la version électronique des documents consultables en ligne. On peut ajouter cette précision en bas de page de garde de nos documents. C’est moderne, c’est simple, et ça fait gagner du temps !
L’approbation se fait dans le cadre des dispositifs mis en place pour satisfaire les exigences de la section 7.5.2 “Création et mise à jour des informations documentées”. On peut structurer et fiabiliser le processus de mise en ligne des documents applicables. C’est ce processus qui démontre la validité de l’approbation des documents en général, plutôt que de chaque document individuellement.
L’identité de l’approbateur sur les procédures
Est-il nécessaire que le nom de l’approbateur apparaisse directement sur les procédures ? Bonne question ! Eh bien, la norme ISO 9001 ne nous impose rien de particulier pour “l’identification et la description” des informations documentées. Elle se contente de donner quelques exemples tels que le titre, la date, l’auteur, et le numéro de référence. C’est amplement suffisant. D’ailleurs, pour moi, la date d’un document est essentiellement la date d’application. C’est la seule date qui compte une fois que le document a suivi son cycle de création ou de modification. Et pour moi, cette date fait office de “version” du document, inutile d’en rajouter.
Les enregistrements et le fameux tableau
Parlons maintenant des enregistrements. Est-ce que le même tableau que celui cité précédemment est suffisant ? Eh bien, dans le système documentaire, il faut faire la distinction entre les “modèles” d’enregistrements vierges en cours de validité, qui font partie intégrante de la documentation du système de management de la qualité, et ceux qui sont remplis et utilisés dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise, et qui ne sont finalement que des “archives”. À mon avis, ces derniers ne doivent pas être classés dans le système documentaire du SMQ. Par exemple, le formulaire vierge pour signaler une non-conformité fait partie du système documentaire du SMQ. Mais les formulaires des trois non-conformités signalées la semaine dernière suivent leur propre destinée dans le fonctionnement opérationnel de l’entreprise (et sont probablement archivés quelque part à la fin, mais pas dans la véritable documentation du SMQ).
D’ailleurs, pour moi, les formulaires d’enregistrement vierges relèvent des procédures qui les exigent et en sont une partie sous forme d’annexe. Cela signifie qu’un enregistrement vierge n’est pas visible en tant que tel dans le système documentaire du SMQ, mais il est intégré dans la procédure qui le justifie.
La liste des documents dans l’intranet, la solution automatique
Une petite réflexion personnelle : pourquoi créer un tableau listant les “informations documentées du SMQ” ? Si le référencement de vos documents numériques SMQ est bien fait, la simple liste de ces fichiers-documents dans l’intranet de votre entreprise est déjà une liste “naturelle”, “automatique” et toujours à jour. Pas besoin de créer un tableau en doublon ! C’est fou quand on y pense !
Pour structurer les noms de mes documents SMQ, je me sers de la numérotation des sections de la norme de SM (pour les localiser naturellement), de la date d’application ou de validité du document en guise d’indice, et du titre du processus de management concerné. Pour plus de clarté, la page de garde de chaque document comporte un petit tableau listant les dates des différentes versions du document, ainsi que les noms de l’auteur et de l’approbateur, accompagnés d’une brève indication sur les modifications apportées. C’est tout simplement génial !
Voilà mes amies, j’espère que ces astuces vous ont été utiles. N’hésitez pas à me faire part de vos avis et réflexions sur le sujet. Je suis impatiente de vous lire !
À très bientôt pour de nouveaux secrets bien gardés !
