![[Gestion documentaire] Méthodes et avantages : tout savoir](https://frtips.com/wp-content/uploads/2023/11/processus-gestion-documentaire.jpg)
Un grand volume de documents ou un système de classification inefficace est un problème auquel de nombreuses entreprises sont confrontées. Alors qu’il fut un temps où des rangées d’armoires à classeurs suffisaient pour organiser et stocker toute la documentation, la situation a bien évolué. En effet, avec l’avènement du numérique, de nombreux canaux de communication ont vu le jour, bouleversant ainsi la manière dont nous gérons les documents. Aujourd’hui, les informations sont diffusées non seulement sur papier, mais également par le biais de courriels, de fichiers, etc.
Cependant, pour éviter de perdre du temps et de compromettre l’efficacité des processus, il est essentiel de mettre en place un système de gestion documentaire simple et durable. Voici les éléments essentiels à connaître pour organiser vos documents au sein de votre entreprise.
Qu’est-ce que la gestion des documents ?
Concrètement, la gestion des documents consiste à structurer et gérer efficacement l’ensemble des documents et informations d’une organisation. Elle repose principalement sur les bases de données de l’entreprise (qui augmentent avec l’évolution de l’entreprise) et rend les documents accessibles et facilement consultables.
Il s’agit également d’un processus qui facilite la collaboration sur les documents, garantissant ainsi leur authenticité. C’est pourquoi on parle de “gestion documentaire collaborative”. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les enjeux de cette gestion des documents vont au-delà des considérations matérielles. La gestion documentaire en entreprise, grâce à une politique efficace, implique un changement de manière de travailler, qui doit être facile à adopter, tout en étant viable.
Les méthodes traditionnelles de gestion documentaire
Traditionnellement, il existe deux méthodes de gestion des documents :
- La gestion papier : la plus ancienne et la plus archaïque. Elle consiste à trier et enregistrer les documents dans des classeurs ou des boîtes qui sont ensuite rangés sur des étagères.
- La gestion numérique : consiste à stocker les documents dans le cloud, soit via des messageries électroniques, soit sur des serveurs ou des supports de stockage tels que des disques durs ou des clés USB.
Les fonctions d’un système de gestion documentaire
Les bonnes pratiques de gestion documentaire reposent sur la centralisation des informations et la numérisation des documents. En d’autres termes, pour une gestion optimale des documents, un système de gestion documentaire s’appuie sur des fonctions essentielles.
- Le scanning et l’identification des documents : cela consiste à enregistrer les documents en fonction de leur nature (type de document, titre, etc.). Bien que cette étape soit encore réalisée sur papier dans certaines entreprises, la plupart optent pour la dématérialisation en scannant les documents et en les numérisant.
- Le partage des documents : un bon système de gestion documentaire permet aux collaborateurs de partager facilement des documents entre eux. Ils ne sont plus obligés de manipuler de nombreux fichiers dans le cadre de leur travail, car tout est désormais géré depuis un système centralisé.
- L’amélioration des flux de travail : ce processus vise à automatiser le cheminement des informations importantes au sein de l’organisation. En d’autres termes, les flux de documents qui doivent être traités et transmis d’un département à un autre peuvent être organisés et optimisés grâce à un excellent système de gestion documentaire à distance.
- L’enregistrement et l’archivage des documents : au sein d’un système de gestion documentaire, il est possible de sauvegarder et d’archiver les documents sans compromettre leur intégrité.
Les avantages d’une bonne gestion des documents pour une entreprise
Il est évident qu’une gestion efficace de vos documents ne peut vous apporter que du positif. Voici concrètement ce que vous pouvez en tirer :
Une optimisation de la collaboration
Un excellent système de gestion documentaire facilite le partage et le traitement rapide et efficace des documents par les collaborateurs. Grâce à un système de gestion des versions, les collaborateurs peuvent facilement identifier les personnes ayant apporté des modifications à un document.
Un partage efficace des informations
Quelle que soit l’organisation, la fluidité de la transmission des informations est essentielle. Une bonne gestion des documents permet aux collaborateurs d’échanger facilement des documents entre eux, en fonction de leur niveau d’autorisation. Grâce à un système de gestion documentaire bien structuré, il est possible de restreindre l’accès aux documents sensibles.
La rationalisation des flux de documents
La mise en place d’un bon système de gestion documentaire permet aux entreprises d’optimiser la gestion de l’afflux de documents de manière structurée. Ces documents peuvent ensuite être affiliés à un flux de travail automatisé, afin d’être partagés rapidement et en toute sécurité entre les différents départements de l’organisation.
La Gestion Electronique des Documents et ses enjeux
Utilisée depuis les années 80, la GED est passée d’une simple base de données et gestion documentaire à un traitement intégral des documents, puis à leur intégration dans un système informatique. Grâce à la Gestion Electronique des Documents, il est aujourd’hui possible d’automatiser l’ensemble des tâches liées à la gestion des documents et de n’effectuer un archivage manuel que lorsque cela est nécessaire.
Qu’est-ce qu’un logiciel de Gestion Electronique des Documents ?
Un logiciel GED est un système informatique qui facilite la gestion des différentes étapes du cycle de vie des documents. Avec l’informatisation croissante des procédures administratives, ces logiciels sont hébergés sur un cloud basé sur un modèle SaaS. Ils permettent de consulter les documents depuis les locaux de l’entreprise, ainsi qu’à distance.
Il est également possible de connecter un logiciel de GED à d’autres logiciels d’entreprise tels que les ERP ou les CRM. De cette manière, tous les aspects organisationnels et opérationnels de l’entreprise sont regroupés dans un outil administratif commun.
Pourquoi mettre en place une GED ?
La GED est un système électronique de gestion documentaire. Elle présente des avantages en matière de numérisation de l’ensemble du processus.
- Le fonctionnement de la GED : ce système permet de rationaliser le cycle de vie et le traitement d’un document grâce à un logiciel. Autrement dit, la GED suit un circuit de validation spécifique : dépôt, classement, validation et diffusion.
- La numérisation des documents : les logiciels GED stockent les documents au format numérique. Il est donc essentiel d’évaluer avec précision les besoins de stockage de toute la documentation de l’entreprise. Il est également possible de numériser les documents papier pour les gérer de manière numérique.
- Le traitement spécifique des documents : cette étape de la GED consiste à indexer et classer les documents, à gérer les droits d’accès et la diffusion.
- Le stockage des données documentées : la GED contribue à une meilleure préservation des documents tout au long de leur cycle de vie.
- La diffusion des documents : la GED permet également aux collaborateurs de consulter les documents de manière limitée et adaptée à leurs fonctions.
Maintenant que vous savez tout sur la gestion documentaire et ses avantages, il pourrait être intéressant de mettre en place un système efficace au sein de votre entreprise.
