![[Gestion documentaire] Méthodes et avantages : tout savoir](https://frtips.com/wp-content/uploads/2024/01/processus-de-gestion-documentaire.jpg)
La gestion documentaire est un défi majeur pour de nombreuses entreprises. Alors qu’il fut un temps où des classeurs suffisaient pour organiser les documents, l’ère numérique a bouleversé la donne. Aujourd’hui, la gestion documentaire doit s’adapter à une multitude de canaux de communication tels que les e-mails et les fichiers numériques. Pour garantir l’efficacité des processus et éviter les pertes de temps, il est essentiel de mettre en place un système de gestion documentaire simple et pérenne. Dans cet article, nous vous présentons les méthodes et les avantages essentiels de cette pratique.
La gestion des documents, c’est quoi ?
La gestion des documents consiste à structurer et à gérer efficacement l’ensemble des documents et informations d’une organisation. Elle repose principalement sur les bases de données de l’entreprise et permet de rendre les documents facilement accessibles. Elle favorise également le traitement collaboratif des documents et garantit leur authenticité. Il est important de souligner que la gestion documentaire ne se limite pas à des considérations matérielles. Elle implique une nouvelle façon de travailler, qui doit être facile à adopter et viable pour l’entreprise.
Les méthodes traditionnelles de gestion documentaire
Traditionnellement, il existe deux méthodes de gestion des documents :
- La gestion papier : cette méthode consiste à ranger les documents dans des classeurs ou des boîtes, qui sont ensuite stockés sur des étagères.
- La gestion numérique : cette méthode permet de conserver les documents dans le cloud, à l’aide de messageries électroniques, de serveurs ou de dispositifs de stockage.
Les fonctions d’un système de gestion de document
Pour une gestion documentaire optimale, il est essentiel de mettre en place des fonctions clés. Voici les principales :
- Le scanning et l’identification du document : cette étape permet d’enregistrer les documents en fonction de leur nature. La dématérialisation est de plus en plus courante, avec la numérisation des documents.
- Le partage des documents : grâce à un système de gestion documentaire bien conçu, les collaborateurs peuvent facilement partager des documents entre eux, sans avoir besoin de multiplier les fichiers.
- L’amélioration des flux de travail : cette fonction permet d’automatiser la circulation des informations importantes au sein de l’organisation. Les flux de documents entre les différents départements peuvent être organisés et optimisés grâce à un système de gestion documentaire à distance.
- L’enregistrement et l’archivage des documents : les systèmes de gestion documentaire permettent de sauvegarder et d’archiver les documents sans compromettre leur intégrité.
Les avantages d’une bonne gestion des documents pour une entreprise
Une gestion efficace des documents présente de nombreux avantages pour une entreprise. En voici quelques-uns :
Une optimisation de la collaboration
Un excellent système de gestion documentaire permet un partage rapide et efficace des documents. Les collaborateurs peuvent travailler simultanément sur un document et connaître l’identité des personnes ayant apporté des modifications. Cette fonction favorise la collaboration et facilite le suivi des versions.
Un partage efficace des informations
Une bonne gestion des documents facilite la transmission fluide des informations au sein de l’organisation. Les collaborateurs peuvent échanger facilement des documents, en fonction de leur niveau d’habilitation. Grâce à un système de gestion documentaire bien structuré, l’accès aux documents sensibles peut être limité.
La rationalisation des flux de documents
La mise en place d’un système de gestion documentaire permet d’optimiser la gestion des flux de documents au sein de l’entreprise. Les documents peuvent être rapidement partagés de manière sécurisée entre les différents services, grâce à des flux de travail automatisés.
La Gestion Electronique des Documents et ses enjeux
Utilisée depuis les années 80, la Gestion Electronique des Documents (GED) est passée d’une simple base de données à un système informatique complet. Elle permet d’automatiser toutes les tâches liées à la gestion des documents et de n’effectuer un archivage manuel qu’en cas de besoin.
Qu’est-ce qu’un logiciel de Gestion Electronique des Documents ?
Un logiciel de GED est un système informatique conçu pour gérer les différentes étapes du cycle de vie des documents. Avec l’informatisation croissante des procédures administratives, ces logiciels sont désormais hébergés dans le Cloud, en mode SaaS. Cela permet aux utilisateurs d’accéder aux documents depuis n’importe où, tout en facilitant leur consultation et leur intégration avec d’autres logiciels d’entreprise.
Pour quelles raisons mettre en place une GED ?
La GED offre de nombreux avantages en termes de digitalisation du processus de gestion documentaire. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles il peut être intéressant de mettre en place une GED :
- Rationalisation du cycle de vie et du traitement des documents.
- Numérisation des documents, qu’ils soient déjà numériques ou papier.
- Indexation et classement des documents, gestion des droits d’accès et diffusion.
- Stockage sécurisé des données documentaires.
- Consultation réservée aux utilisateurs autorisés.
En conclusion, une gestion documentaire efficace est essentielle pour garantir l’efficacité des processus et faciliter la collaboration au sein d’une entreprise. Que ce soit à travers des méthodes traditionnelles ou une Gestion Electronique des Documents, il est crucial de mettre en place un système adapté pour optimiser la gestion des documents.
