Gestion efficace des factures fournisseurs en 5 étapes clés

Les factures fournisseurs s’accumulent mais vous manquez de temps pour les gérer ? Vous recherchez une solution efficace pour le suivi de votre facturation ? Ne laissez pas les retards de paiement s’accumuler, prenez en charge votre règlement fournisseur dès maintenant. Officéo vous propose une gestion des factures fournisseurs personnalisée : vous bénéficiez d’une assistance pour le traitement de vos documents, adaptée à votre volume et à votre durée de besoin. Votre assistant sera opérationnel dans un délai de 48 heures.

Table des matières

Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur est un document comptable qui matérialise une transaction commerciale. Elle contient toutes les informations nécessaires sur les services rendus ou les produits vendus. En d’autres termes, une facture fournisseur est liée à une commande passée auprès d’un fournisseur. Elle est composée d’un en-tête et de lignes détaillant les différents services ou produits.

Le timing essentiel pour le traitement des factures fournisseurs

Ne payez pas trop tôt…

La qualité du suivi des règlements et de la gestion des factures fournisseurs a un impact direct sur la trésorerie de votre entreprise, en particulier sur votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Cette tâche importante exige régularité, rigueur et savoir-faire pour une gestion des factures fournisseurs efficace.

…Mais ne payez pas trop tard non plus !

Les retards de paiement des factures fournisseurs sont réglementés par la loi. Dans certains cas, l’entreprise cliente peut négocier des délais de paiement avec le fournisseur. Ce dernier doit veiller à ce que ses clients respectent les délais de paiement et peut envoyer des courriers de relance en cas de retard de règlement.

Les pénalités et les procédures de recouvrement sont décrites dans les contrats de collaboration entre les deux parties. Les Conditions Générales de Vente peuvent également prévoir un paiement comptant sans délai. Dans ce cas, le fournisseur est payé le jour de la réalisation de la prestation convenue.

Le paiement des factures représente souvent un défi majeur pour les entreprises. Certaines entreprises font faillite en raison de l’accumulation de factures impayées. Vous rencontrez des difficultés pour régler vos factures fournisseurs ? Vos clients payent leurs factures en retard ?

Officéo peut vous aider à assurer un suivi rigoureux des règlements des factures fournisseurs, une tâche parfois fastidieuse mais indispensable pour la vie de votre entreprise, afin de respecter vos délais.

Le processus de traitement des factures fournisseurs

Quelle que soit l’activité de votre entreprise, toute facture provenant d’un fournisseur doit être comptabilisée, enregistrée, contrôlée, payée et classée ou archivée.

Les étapes de traitement des factures fournisseurs sont au nombre de 5 :

La réception des pièces comptables fournisseurs :
Le processus commence par la réception des documents comptables. Cette étape est réalisée par la personne responsable de la réception des factures, que ce soit des factures papier, des factures scannées par e-mail, EDI, etc.
L’enregistrement des factures en comptabilité générale et analytique :
Toutes les factures reçues d’un fournisseur doivent être enregistrées. Qu’elle soit validée ou non, une facture doit être enregistrée dès sa réception pour suivre correctement le flux financier.
Le contrôle des factures fournisseurs :
Il est nécessaire de contrôler le contenu des factures et de chaque pièce comptable pour approuver ou refuser le paiement. Il est essentiel de vérifier la concordance entre les bons de commande, les entrées en stock et les quantités facturées ainsi que les tarifs appliqués.
Le paiement des factures fournisseurs en respectant les délais :
Le paiement des factures est un processus spécifique à la comptabilité fournisseur. Les factures arrivées à échéance et prêtes à être payées sont traitées périodiquement.
L’archivage des factures et pièces comptables :
La dernière étape du processus consiste à archiver correctement les pièces comptables, qui doivent être conservées pendant 10 ans conformément à la réglementation en vigueur.

Paiement et gestion des factures fournisseurs : la solution Officéo

Oubliez les impayés ou les factures oubliées, votre assistant s’occupe du règlement des factures fournisseurs, du suivi des échéances de paiement et vous alerte en cas de problème, en tenant compte de votre situation financière. De plus, il pourra vous proposer des solutions adaptées en cas de retard ou de difficultés de paiement. Par exemple, en cas de retard de paiement, votre assistant mettra en place un échéancier détaillant les sommes dues. Il peut également vous fournir des informations chiffrées pour mesurer la performance de votre entreprise et vous aider dans la prise de décision. Vous disposerez ainsi de tous les indicateurs nécessaires pour évaluer l’efficacité de notre service de comptabilité.

Finis les agios et les lettres recommandées, tout est une question d’organisation. Vous pourrez enfin travailler l’esprit libre et vous concentrer sur votre cœur de métier.

La solution Officéo vous assure un suivi rigoureux des fournisseurs et une vision précise de vos dépenses futures, tout en maintenant de bonnes relations avec votre banquier.

Votre assistant administratif, grâce à ses compétences en comptabilité fournisseur et en comptabilité analytique, peut prendre en charge le suivi des factures, les relances de paiement en cas d’impayés, la gestion des factures fournisseurs, l’enregistrement des avoirs et des factures fournisseurs, ainsi que l’archivage et la dématérialisation des factures électroniques et papier.

Résultat : un flux de travail plus fluide entre les acteurs du processus de traitement des factures fournisseurs, une meilleure gestion des processus métier de validation et une productivité accrue pour un retour sur investissement réel.

Pourquoi externaliser la gestion des factures fournisseurs ?

L’externalisation de la gestion des factures fournisseurs vous permet d’éviter l’accumulation de factures impayées ou oubliées. Votre assistant externe assure la gestion complète des factures fournisseurs, y compris le règlement, le suivi des échéances de paiement et la saisie des factures.

Et ce n’est pas tout ! En externalisant le traitement des factures fournisseurs, vous bénéficiez de compétences expertes et d’un profil qualifié. Votre assistant Officéo est attentif à chaque détail lors de la saisie des factures, vous alerte en cas de problème et vous propose des solutions adaptées aux besoins et aux objectifs de votre entreprise.

Externalisez la gestion des factures fournisseurs de votre entreprise à un assistant Officéo et profitez d’un flux de travail plus fluide entre les acteurs du processus de traitement des factures fournisseurs, tout en gagnant du temps et en augmentant la productivité.

Comment classer les factures fournisseurs ?

Pour un classement efficace des factures fournisseurs, plusieurs options sont possibles :

Par ordre chronologique :
Classez les factures en fonction de la date d’émission ou de paiement de l’ensemble des factures d’un mois.
Par numéro de facture :
Établissez un plan de numérotation spécifique à votre entreprise, en combinant par exemple le numéro interne de votre entreprise avec le numéro de la facture fournisseur.
Par fournisseur et par date :
Regroupez les factures fournisseurs par fournisseur, puis classez-les par date.

Comment enregistrer une facture fournisseur ?

Une facture fournisseur doit être enregistrée dans la comptabilité dès que son paiement est effectué.

Avant de procéder à l’enregistrement, il est important de prendre en compte les montants hors taxes, toutes taxes comprises et la TVA.

Selon le type de facture (achat de marchandises, matières premières, services, etc.), les comptes à modifier peuvent varier. Il est essentiel de débiter le montant de la TVA du compte approprié, de débiter le montant hors taxes du compte de charge correspondant, et de créditer le montant toutes taxes comprises du compte approprié.

Lors de l’enregistrement de la facture fournisseur, veillez à mentionner les éléments suivants : le numéro de la facture, la date de création, le numéro du compte débité, le libellé et le montant de la facture.

10 conseils pour une gestion des factures fournisseurs irréprochable

Plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place pour une gestion efficace des factures fournisseurs :

Dématérialiser les factures fournisseurs :
L’utilisation d’outils numériques est essentielle pour la gestion des factures. La dématérialisation des factures fournisseurs permet de gagner du temps, de réduire les délais de paiement, de réaliser des économies et d’améliorer la fiabilité.
Regrouper et centraliser toutes les factures dans un seul espace de stockage :
La centralisation des factures facilite la visualisation de vos documents et de vos paiements en cours. Vous disposez d’une vue d’ensemble sur l’état de vos paiements grâce à la gestion centralisée.
Paramétrer les accès des équipes à vos factures :
Une solution de traitement des factures fournisseurs en ligne vous permet de paramétrer les accès des équipes au workflow de validation. Vous pouvez contrôler les accès depuis votre espace et savoir qui intervient et quand sur quelle facture.
Mettre en place des virements programmés et respecter les échéances :
La gestion centralisée des factures vous permet de programmer les virements pour respecter les échéances de paiement.
Assurer les factures pour se protéger des impayés :
L’assurance à la facture fonctionne de manière similaire à une assurance auto. En cas de non-paiement dans les délais, l’assureur prend en charge les relances et le recouvrement de la créance. Vous êtes indemnisé à hauteur de 90% du montant de la facture hors taxe.
Penser à l’affacturage :
L’affacturage permet de transférer la propriété et la gestion des factures à une société spécialisée. Celle-ci s’occupe des relances fournisseurs, du recouvrement et de l’encaissement des paiements.
Entretenir et soigner la relation fournisseur :
Maintenez une bonne relation avec vos fournisseurs en établissant des échanges réguliers. Privilégiez les rencontres physiques si possible, sinon optez pour les appels téléphoniques ou les visioconférences.
Externaliser les relances des factures impayées :
Dégagez du temps et de la productivité en confiant le recouvrement des factures impayées à un prestataire externe. Des assistants professionnels et experts se chargent de la procédure de recouvrement et de relance de vos factures de A à Z. Cela vous permet d’économiser du temps et de préserver la relation entre votre entreprise et le fournisseur.
Prolonger les délais de paiement fournisseurs :
En cas de retard de paiement, vous pouvez prolonger les délais de paiement convenus avec vos fournisseurs pour éviter les problèmes de trésorerie.
Bien conserver toutes les factures :
Conservez toutes les factures, car il est possible que vous deviez les fournir lors d’un contrôle fiscal ou d’un audit comptable.

Pourquoi choisir la solution Officéo pour la gestion des factures fournisseurs ?

Vous manquez de temps ? Officéo vous présente sa solution d’externalisation des tâches administratives. Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous l’adopter ? Découvrez les réponses en cliquant sur le bouton ci-dessous !

Et comment ça fonctionne concrètement ?

Notre solution est sans engagement, vous ne payez que ce que vous consommez !

Optimisez votre gestion des factures fournisseurs en cinq questions

Officéo vous propose d’autres solutions d’externalisation pour vos services généraux de gestion de bureau, notamment en ce qui concerne la gestion des commandes fournisseurs, la comptabilité fournisseur, la dématérialisation des factures fournisseur et le traitement des litiges avec les fournisseurs.

Nous répondons à toutes vos questions et vous offrons une solution d’externalisation administrative flexible, experte et rapide à mettre en œuvre.

Contactez-nous du lundi au vendredi de 9h à 19h.

Pressé(e) ? Appelez-nous : 01 49 70 98 63

GUIDE