La gestion électronique des documents (GED) est une solution novatrice qui révolutionne la façon dont les entreprises gèrent leurs documents. Elle offre une multitude d’avantages, allant de la recherche rapide et facile de la bonne version d’un document, à la possibilité de partager des données avec des collaborateurs autorisés. Mais la GED ne s’arrête pas là, elle joue également un rôle essentiel dans l’uniformisation des pratiques documentaires et la gestion complète des documents, de leur création à leur archivage.
Une gestion innovante pour des avantages essentiels
La GED apporte une meilleure gestion des documents au quotidien, permettant une réduction des coûts de traitement. Grâce à elle, le partage entre collaborateurs est grandement facilité, favorisant ainsi une gouvernance documentaire efficace au sein de l’entreprise.
La GED et le SAE : un duo complémentaire
Il est important de souligner que la GED et le système d’archivage électronique (SAE) sont deux outils distincts. Tandis que la GED facilite les activités quotidiennes de l’entreprise, le SAE sécurise les documents. Une fois que les documents sont décrits et classés avec la GED, il est conseillé de les conserver dans un SAE afin de garantir leur disponibilité, leur confidentialité et leur pérennité. L’association de ces deux solutions permet d’atteindre une efficacité maximale.
L’objectif de la GED est de constituer un référentiel de l’ensemble des documents de l’entreprise, structurés ou non. Ainsi, elle permet de gérer leur cycle de vie, de leur création jusqu’à leur archivage numérique.
L’impact de la Gestion Electronique de Documents dans votre organisation
La GED offre une rapidité d’accès et de traitement des documents, avec la possibilité de stocker et de classer l’information instantanément. Grâce à elle, tous les dossiers et documents sont consultables en un simple clic. En plus de cette rapidité, la GED permet également de réaliser des gains de productivité et des économies substantielles, notamment en termes d’impressions et de coûts associés.
La GED se révèle être une démarche structurante pour les dossiers et les processus, en mettant à disposition une base de classement commune. Elle facilite ainsi la circulation des flux d’information au sein de l’entreprise, mais aussi avec l’extérieur. De plus, la GED répond aux règles et aux normes de classement, en offrant une solution personnalisée et adaptée à chaque type de métier et d’organisation.
La gestion électronique des documents respecte également les politiques de sécurité, en assurant un accès sécurisé et en s’adaptant aux différents profils utilisateurs.
Les nouvelles applications de la GED
La GED trouve également sa place dans de nouvelles applications pour optimiser encore plus votre activité.
Le workflow, ou flux de travail, permet de modéliser et de gérer informatiquement l’ensemble des tâches à accomplir. Il décrit le circuit de validation d’un processus métier, en définissant le rôle des différents acteurs, les délais et les modes de validation. Cette application intervient en aval de l’acquisition des documents.
La Gestion de Contenu d’Entreprise (ECM) vise à couvrir l’ensemble du cycle de vie de l’information non structurée, comme les documents électroniques, les mails, les flux vidéo et audio. Elle offre des méthodes de recherche via des méta-données et des plans de classement hiérarchiques ou non. Des fonctions de collaboration sont souvent intégrées à ces solutions de gestion de l’information.
La Gestion de la Connaissance (KM) regroupe les initiatives, les méthodes et les techniques permettant de percevoir, d’organiser et de partager des connaissances entre les membres des organisations. Elle facilite l’atteinte des objectifs en valorisant les savoirs créés par l’entreprise elle-même ou acquis de l’extérieur.
L’indexation automatique est une technologie essentielle de la GED. Elle permet d’extraire automatiquement les informations contenues dans un document numérisé, qu’il soit structuré ou non. Cette technologie repose sur la reconnaissance automatique de documents (RAD), la reconnaissance optique des caractères (OCR) et la reconnaissance intelligente de caractères (IRC).
La facturation électronique est une autre application de la GED en pleine expansion. Elle deviendra obligatoire pour les entreprises d’ici 2026. La GED est un outil précieux dans le processus de dématérialisation des factures clients et fournisseurs. Elle est compatible avec les ERP sur le Cloud ou en local. Des workflows spécifiques à la comptabilité peuvent être paramétrés pour gérer ce flux documentaire.
En conclusion, la gestion électronique des documents est une solution incontournable pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur activité. Elle offre une meilleure gestion des documents au quotidien, réduit les coûts de traitement, structurant ainsi les dossiers et les processus. Elle répond aux règles et aux normes de classement, respecte les politiques de sécurité et s’adapte aux nouvelles applications utilisatrices. N’attendez plus pour profiter de tous les avantages de la GED et améliorer votre organisation dès aujourd’hui !
