Que vous soyez un nouveau gérant de commerce qui n’a jamais utilisé de caisse enregistreuse auparavant, ou un propriétaire expérimenté qui s’est toujours appuyé sur une caisse enregistreuse traditionnelle, passer au monde des caisses enregistreuses à écran tactile peut être déstabilisant.
Mais croyez-nous, cela vaut le coup. Si vous investissez un peu de temps pour bien comprendre le fonctionnement de votre nouveau système de caisse, vous en récolterez les fruits : des transactions plus rapides, un suivi précis des employés, une gestion simplifiée des stocks et une connaissance approfondie des performances financières de votre entreprise.
Comment utiliser une caisse enregistreuse à écran tactile : 3 étapes essentielles
1. Configuration de votre système
La première étape consiste à configurer votre nouvelle caisse enregistreuse à écran tactile. Pour être en phase avec le vocabulaire du secteur du commerce de détail, de la restauration et des paiements, nous appellerons votre caisse enregistreuse un système de caisse (POS).
Si vous avez choisi d’utiliser un logiciel de caisse moderne sur un iPad, le processus de configuration devrait être assez simple. Branchez votre appareil au secteur, allumez-le et téléchargez l’application de caisse de votre système depuis l’App Store ou Google Play Store. Il est également possible que l’application de votre système de caisse soit déjà préinstallée sur votre tablette.
Avant de commencer à utiliser votre caisse, vous devez vous connecter à l’application de back-office de votre système et configurer le reste de votre système de caisse. C’est dans ce logiciel de back-office que vous ajouterez des stocks, configurerez les taux d’imposition, ajouterez de nouveaux employés, examinerez les rapports et gérerez l’ensemble de votre entreprise. Dans les systèmes modernes, cette application est généralement accessible via un navigateur Web sur un ordinateur portable ou de bureau.
Lorsque la partie logicielle de votre système est prête à fonctionner et que votre tablette enregistreuse est opérationnelle, la prochaine étape consiste à configurer vos périphériques matériels. Pour la plupart des entreprises, cela inclut au minimum un tiroir-caisse, un lecteur de cartes de crédit et une imprimante de reçus. Si vous gérez un commerce de détail, vous pouvez également avoir un lecteur de codes-barres.
En général, ces dispositifs se connectent à votre appareil à l’aide d’un câble ou sans fil grâce au Bluetooth. Avant d’ouvrir vos portes, nous vous recommandons d’effectuer quelques transactions de test pour vous assurer que tout votre matériel et vos logiciels fonctionnent correctement.
2. Effectuer des transactions
Une fois que votre système est configuré et que votre boutique est ouverte, la prochaine chose à faire sera probablement d’exécuter une transaction en direct.
Avant de pouvoir le faire, vous devrez vous connecter à l’application de caisse sur votre tablette. Pour cela, vous devrez généralement saisir un code PIN. Cela vous permettra de lier toutes les transactions et les données associées (ventes, retours, remises) à votre compte. C’est un outil utile pour gérer vos employés, notamment si vous souhaitez suivre l’activité de caisse de chaque employé.
Une fois cela fait, vous êtes prêt à effectuer des transactions. Pour cela, la première étape consiste à sélectionner “nouvelle vente” dans l’application de caisse, puis à ajouter l’article que le client souhaite acheter. Vous pouvez le faire de différentes manières :
- La méthode la plus simple et la plus rapide consiste à scanner le code-barres ou le code UPC à l’aide d’un lecteur de codes-barres.
- Si vous n’en avez pas, vous devrez rechercher l’article à l’aide des boutons à l’écran ou du clavier à l’écran.
Une fois que vous avez ajouté l’article ou les articles à la transaction, il ne reste que quelques étapes à suivre. Vous devez appliquer d’éventuelles remises à la transaction du client, puis sélectionner le mode de paiement et encaisser le paiement. Les moyens de paiement les plus courants sont l’argent liquide, la carte de débit, la carte de crédit ou les paiements mobiles comme Apple Pay.
Lorsque vous encaissez un client, assurez-vous de le rechercher dans la base de données clients de votre système. Si c’est un nouveau client, vous devrez l’ajouter en collectant son adresse e-mail. C’est une étape importante car vous pourrez alors l’ajouter à votre programme de fidélité et lui envoyer des promotions et d’autres e-mails marketing pour l’inciter à revenir chez vous.
Si le client souhaite payer avec une carte de crédit ou de débit, vous devrez soit la faire glisser, soit l’insérer dans votre lecteur s’il s’agit d’une carte EMV. Le processus est similaire pour les paiements mobiles. Le client approche son téléphone du lecteur et authentifie la transaction à l’aide de son empreinte digitale ou d’un code PIN. Ensuite, vous devrez suivre le même processus de reçu que pour une transaction en espèces.
3. Clôturer votre caisse à la fin de la journée
Après une journée bien remplie à encaisser les transactions des clients, il y a certaines choses que vous voudrez faire avant de fermer boutique pour la nuit. Tout commence par la fermeture de votre caisse. Normalement, c’est un processus rapide. Il vous suffit de naviguer dans l’interface de votre application de caisse jusqu’à trouver le bon bouton. Appuyez dessus et vous lancerez le processus de fermeture de votre caisse.
Dans la plupart des logiciels de caisse modernes, la fermeture d’une caisse vous demandera de saisir le montant d’argent qui reste dans le tiroir-caisse. Cela permet de garantir une comptabilité précise au jour le jour. Une fois que vous avez saisi ce montant dans l’application de caisse, vous pouvez fermer la caisse.
Ensuite, vous pouvez imprimer un rapport de fin de journée. Ce rapport vous donne un récapitulatif de la journée. Il vous permet également de savoir si le montant du tiroir-caisse que vous avez saisi est supérieur ou inférieur au montant prévu. Si vous avez moins d’argent liquide que prévu, cela peut être le signe d’un problème de vol par un employé, c’est donc quelque chose que nous vous recommandons de vérifier.
En plus du montant d’ouverture et de fermeture de la caisse, le rapport vous montrera d’autres informations importantes qui vous aideront à comprendre l’activité de la journée. Par exemple :
- Ventes par mode de paiement : le total des ventes de la journée, réparti par type de paiement (cash et crédit).
- Retours : le total des retours de la journée, réparti par type de paiement (cash et crédit).
- Remises : le total des remises de la journée, réparti par type de paiement (cash et crédit).
- Dépôts : le montant d’argent retiré de la caisse pour être déposé sur un compte bancaire ou dans un coffre-fort.
- Entrées : le montant d’argent que vous avez ajouté au tiroir pendant la journée (par exemple, si vous avez ajouté un rouleau de pièces de 25 cents pour la monnaie).
Une fois que vous avez imprimé votre rapport, la dernière chose à faire est de vous déconnecter de l’application de caisse pour terminer votre journée de travail.
Utiliser une caisse enregistreuse en ligne : 4 avantages majeurs
Opter pour une caisse enregistreuse tactile est une première étape dans la bonne direction : vous équiper d’une caisse enregistreuse accessible en ligne vous offre une expérience tout-en-un complète pour gérer votre activité, où que vous soyez. Une caisse enregistreuse en ligne présente plusieurs avantages par rapport à une solution de caisse traditionnelle. Voici quelques-uns de ces avantages.
1. La commodité d’une caisse enregistreuse en ligne
Alors qu’une caisse enregistreuse traditionnelle nécessite que toutes les transactions se fassent devant la caisse, une caisse enregistreuse en ligne sur iPad, associée au bon système, offre une plus grande flexibilité. Vos employés peuvent se déplacer dans le magasin ou le restaurant, ce qui leur donne la possibilité d’approcher les clients et de traiter les transactions sur place. Cela ajoute non seulement une touche de modernité à votre commerce, mais aussi un niveau de commodité pour vos employés, qui peuvent ainsi gagner du temps précieux pendant leurs journées bien remplies.
2. Rapports et analyses
Une caisse enregistreuse remplit la fonction de conservation de l’argent physique et d’enregistrement des transactions tout au long de la journée, mais l’analyse des données saisies est laissée à votre discrétion. Une caisse enregistreuse en ligne robuste dispose d’outils analytiques et de rapports qui fournissent des informations inestimables sur votre activité, orientent vos décisions commerciales et vous aident ainsi à développer votre entreprise de manière substantielle.
3. Réduire les coûts initiaux
L’ouverture d’un magasin de détail entraîne de nombreux coûts initiaux, et trouver le bon système pour traiter les ventes est l’un des plus importants. Alors qu’une caisse enregistreuse traditionnelle peut vous aider à réaliser des ventes, elle est coûteuse et peut nécessiter plusieurs éléments d’équipement différents. Un logiciel de caisse mobile est moins cher à l’installation. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un abonnement à un service, d’un appareil iOS ou Android, et vous êtes prêt à démarrer !
4. Créer une image positive
Disposer des équipements les plus récents est non seulement plus pratique et plus facile à utiliser pour vous et votre personnel, mais aussi plus impressionnant pour vos clients. Un détaillant moderne qui utilise une technologie de pointe pour gérer son activité sera très convaincant.
Caisse enregistreuse tactile X en ligne : la combinaison gagnante
Avec tous ces points qui expliquent pourquoi une caisse enregistreuse en ligne l’emporte sur une caisse enregistreuse obsolète et encombrante, qu’attendez-vous pour passer à l’action ?
Que ce soit pour la commodité accrue, les capacités de rapport et d’analyse, la réduction des coûts de démarrage ou pour l’image de votre entreprise, il y a beaucoup à gagner en optant pour des solutions contemporaines pour vos besoins de vente au détail.
Ajoutez-y une caisse enregistreuse tactile permettant de réaliser des transactions et de clôturer votre caisse quotidienne en un rien de temps, et vous obtenez un système de caisse complet et tout-en-un capable de répondre à tous vos besoins opérationnels.
Contactez dès maintenant l’un de nos experts pour découvrir comment le système de caisse Lightspeed peut propulser votre établissement vers de nouvelles perspectives.
