Que vous soyez un nouveau gérant de commerce qui n’a jamais utilisé de caisse enregistreuse auparavant, ou un propriétaire expérimenté qui s’est toujours appuyé sur une caisse enregistreuse traditionnelle, passer au monde des caisses enregistreuses à écran tactile peut sembler déroutant.
Mais croyez-moi, cela en vaut la peine. Si vous investissez un peu de temps pour bien comprendre le fonctionnement de votre nouveau système de caisse, vous en récolterez les fruits : des transactions plus rapides, un suivi plus précis des employés, une gestion simplifiée des stocks et une connaissance approfondie des performances financières de votre entreprise.
Comment utiliser une caisse enregistreuse à écran tactile : 3 étapes essentielles
1. Configurez votre système
La première chose à faire est de configurer votre nouvelle caisse enregistreuse à écran tactile. Pour rester cohérent avec l’appellation utilisée dans le secteur du commerce de détail, de la restauration et des paiements, nous appellerons votre caisse enregistreuse un système de caisse (POS).
Si vous avez décidé de vous équiper avec un logiciel de caisse moderne fonctionnant sur un iPad, le processus de configuration devrait être assez simple. Vous devrez brancher votre appareil sur le secteur, l’allumer et télécharger l’application de caisse de votre système depuis l’App Store ou Google Play Store. Il est également possible que l’application de votre système de caisse soit préinstallée sur votre tablette.
Avant de commencer à utiliser votre caisse, vous devez vous connecter à l’application de back-office de votre système et configurer le reste de votre système de caisse. C’est dans ce logiciel de back-office que vous ajouterez des stocks, configurerez les taux d’imposition, ajouterez de nouveaux employés, examinerez les rapports et gérerez l’ensemble de votre entreprise. Dans les systèmes modernes, cette application est généralement accessible via un navigateur Web sur un ordinateur portable ou de bureau.
Lorsque la partie logicielle de votre système est prête à fonctionner et que votre tablette enregistreuse est opérationnelle, la prochaine chose à faire est de configurer vos périphériques matériels. Pour la plupart des entreprises, il s’agit au minimum d’un tiroir-caisse, d’un lecteur de cartes de crédit et d’une imprimante de reçus. Si vous gérez un commerce de détail, vous pouvez également disposer d’un lecteur de codes-barres.
En général, ces dispositifs se connectent à votre appareil à l’aide d’un cordon ou sans fil via Bluetooth. Avant d’ouvrir vos portes, nous vous recommandons d’effectuer quelques transactions de test pour vous assurer que tout votre matériel et vos logiciels fonctionnent correctement.
2. Effectuez des transactions
Une fois votre système configuré et votre boutique ouverte, la prochaine chose que vous ferez probablement sera d’exécuter une transaction en direct.
Avant de pouvoir le faire, vous devrez vous connecter à l’application de caisse sur votre tablette. En général, cela implique la saisie d’un code PIN. Cette opération vous permet de relier toutes les transactions et les données associées (ventes, retours, remises) à votre compte. Il s’agit d’un outil utile pour vous aider à gérer vos employés, en particulier si vous souhaitez conserver une trace de l’activité de caisse de chaque employé.
Ceci étant fait, vous êtes prêt à exécuter des transactions. Pour effectuer une transaction, la première étape consiste à saisir “nouvelle vente”, puis à ajouter l’article que le client achète dans la caisse. Vous pouvez le faire de plusieurs manières différentes :
- La méthode la plus simple et la plus rapide consiste à scanner le code-barres ou le code UPC à l’aide d’un lecteur de codes-barres.
- Cependant, si vous n’en avez pas, vous devrez soit chercher l’article à l’aide des boutons à l’écran, soit le rechercher à l’aide du clavier à l’écran.
Une fois que vous avez ajouté l’article ou les articles à la transaction, il ne reste plus que quelques étapes à franchir. Vous devez appliquer les remises éventuellement valables à la transaction du client, puis sélectionner le type de règlement du client et encaisser le paiement. Les types de paiement les plus courants sont les espèces, le débit, le crédit ou les paiements par smartphone comme Apple Pay.
Lorsque vous encaissez un client, assurez-vous de le rechercher dans la base de données des clients de votre système. S’il s’agit d’un nouveau client, vous devrez l’ajouter en recueillant son adresse e-mail. Il s’agit d’une étape importante, car vous pouvez alors ajouter le client à votre programme de fidélité et lui envoyer des promotions et autres e-mails marketing destinés à l’inciter à acheter de nouveau chez vous.
Si le client décide de régler avec une carte de crédit ou de débit, vous devrez soit la faire glisser, soit l’insérer dans votre lecteur s’il s’agit d’une carte EMV. Le processus est similaire pour les transactions par smartphone. Normalement, le client passe son téléphone au-dessus de votre lecteur et authentifie la transaction à l’aide du lecteur d’empreintes digitales de son téléphone ou d’un code PIN. Ensuite, vous devrez suivre le même processus de reçu que pour une transaction en espèces.
3. Clôturez votre caisse à la fin de la journée
Après une journée bien remplie à encaisser des transactions pour les clients, il y a certaines choses que vous voudrez faire avant d’éteindre les lumières et de rentrer chez vous pour la nuit. Tout commence par la fermeture de votre caisse. Normalement, c’est un processus rapide. Il suffit de naviguer dans l’interface de votre application de caisse jusqu’à ce que vous trouviez le bon bouton. Appuyez sur ce bouton et vous commencerez le processus de fermeture de votre caisse.
Sur la plupart des logiciels de caisse modernes, la fermeture d’une caisse vous oblige à saisir le montant d’argent restant dans le tiroir-caisse. Cela permet d’assurer une comptabilité précise au jour le jour. Une fois que vous avez saisi le montant de l’argent dans l’application de caisse, allez-y et fermez la caisse.
A partir de là, vous pouvez imprimer un rapport de fin de journée. Ce rapport vous donne un résumé de toute la journée. Il vous permet également de savoir si le montant du tiroir-caisse que vous venez de saisir est supérieur ou inférieur au montant prévu. Si vous avez moins d’argent liquide que prévu, cela peut être le signe que vous avez un problème de vol par un employé : c’est donc un élément que nous vous recommandons d’examiner.
En plus du montant d’ouverture et de fermeture de la caisse, le rapport vous montrera d’autres informations de premier ordre qui vous aideront à comprendre l’activité de la journée. Quelques exemples :
- Ventes par offre de paiement : le total des ventes de la journée, réparti par type de paiement (espèces et crédit).
- Retours : le total des retours du jour, réparti par type de paiement (espèces et crédit).
- Remises : le total des remises du jour, réparti par type de paiement (espèces et crédit).
- Versements : le montant des espèces retirées de la caisse pour être déposées dans un compte bancaire ou un coffre-fort.
- Les entrées : le montant d’argent que vous avez ajouté au tiroir pendant la journée (par exemple, vous avez ajouté un rouleau de pièces de 25 cents pour la monnaie).
Une fois que vous avez imprimé votre rapport, la dernière chose à faire est de vous déconnecter de l’application de caisse pour terminer votre journée de travail.
Utiliser une caisse enregistreuse en ligne : 4 avantages majeurs
Opter pour une caisse enregistreuse tactile est un premier pas effectué dans la bonne direction : vous doter d’une caisse enregistreuse accessible en ligne constitue une expérience tout-en-un complète vous permettant de gérer votre activité, où que vous soyez. Une caisse enregistreuse en ligne présente plusieurs avantages par rapport à une solution de caisse traditionnelle : en voici quelques-uns.
1. La commodité d’une caisse enregistreuse en ligne
Alors qu’une caisse enregistreuse traditionnelle impose que toutes les transactions se déroulent avec vous physiquement devant la caisse, une caisse enregistreuse en ligne sur iPad associée au bon système permet une plus grande flexibilité.
Les employés peuvent se déplacer dans le magasin ou dans le restaurant, de sorte que votre personnel a la possibilité d’approcher les clients et de traiter les transactions sur place. Cela ajoute non seulement un élément visuel moderne à votre magasin, mais aussi un niveau de commodité pour vos employés, leur permettant de gagner un temps précieux pendant leurs journées déjà bien remplies.
2. Rapports et analyses
Une caisse enregistreuse remplit la fonction de conservation de l’argent physique et d’enregistrement des transactions tout au long de la journée, mais l’analyse des données saisies est laissée à votre discrétion. Une caisse enregistreuse en ligne robuste dispose d’outils analytiques et de rapports qui fournissent des informations inestimables sur votre activité, orientent vos décisions commerciales et vous aident ainsi à développer votre activité de manière substantielle.
3. Réduire les coûts initiaux
L’ouverture d’un magasin de détail entraîne de nombreux coûts initiaux, et trouver le bon système pour traiter les ventes est l’un des plus importants. Bien qu’une caisse enregistreuse traditionnelle puisse vous aider à réaliser des ventes, elle est coûteuse et est susceptible de nécessiter de nombreuses pièces d’équipement différentes. Un logiciel de caisse mobile est moins coûteux au départ. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’un abonnement à un service, d’un appareil iOS ou Android, et vous êtes prêt à partir !
4. Créer une image positive
Disposer de l’équipement le plus récent est non seulement plus pratique et plus facile à utiliser pour vous et votre personnel, mais aussi plus impressionnant pour vos clients. Un détaillant moderne qui utilise une technologie de pointe pour gérer son activité sera très convaincant.
Conclusion
Avec tous ces points qui expliquent pourquoi une caisse enregistreuse en ligne l’emporte sur une caisse enregistreuse obsolète et encombrante, qu’attendez-vous pour agir ?
Qu’il s’agisse d’une commodité accrue, de capacités de rapport et d’analyse, de la réduction des coûts de démarrage et de l’image de votre entreprise, il y a beaucoup à gagner en recherchant des solutions contemporaines pour vos besoins de vente au détail.
Ajoutez à ça une caisse tactile où effectuer ses transactions et fermer sa caisse quotidienne est un jeu d’enfant, et vous disposez d’un système de caisse complet tout-en-un capable de répondre à tous vos besoins opérationnels.
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