Les cartographies de processus sont essentielles dans le fonctionnement de toute entreprise. Que ce soit pour les ventes, le marketing, le recrutement, l’intégration des employés, la production ou les achats, chaque processus suit un cheminement spécifique. Tracer ce chemin est crucial pour toutes les entreprises, car cela permet de créer, normaliser et améliorer les processus métier. De plus, cela permet d’identifier les inefficacités au sein d’un système et de faire évoluer l’entreprise.
Dans ce guide, nous vous expliquerons ce qu’est une cartographie de processus, pourquoi elle est essentielle et comment en créer une avec des modèles prêts à l’emploi.
Qu’est-ce qu’une cartographie de processus ?
Une cartographie de processus est un outil de gestion et de planification qui permet de représenter visuellement les processus et les flux de travail. Elle peut également être appelée modèle de processus, diagramme de flux de travail ou organigramme de processus.
La cartographie des processus est utilisée dans la gestion, les affaires et la planification de projets. Elle permet de visualiser les différentes étapes, activités et événements d’un processus, qu’il s’agisse de tâches simples comme le classement ou d’activités plus complexes comme la vente de produits ou la gestion des opérations quotidiennes.
Pourquoi utiliser une cartographie de processus ?
L’utilisation d’une cartographie de processus présente de nombreux avantages :
Communication claire : Elle permet de communiquer facilement les processus, les informations et les données à l’échelle de l’entreprise avec votre équipe, vos clients et d’autres parties prenantes.
Coordination des tâches : Elle aide à coordonner les tâches et à gérer plusieurs membres de l’équipe.
Identification des lacunes : Elle révèle les lacunes, les difficultés ou les inefficacités et vous aide à résoudre les problèmes au sein d’un système ou d’un projet donné.
Amélioration des performances : Elle améliore la compréhension des processus métier, les performances de l’équipe et la satisfaction des employés.
Crédibilité : Elle permet de montrer aux investisseurs ou aux clients que votre entreprise a un flux de processus clairement défini et que vos processus sont fiables.
Gestion des risques : Elle permet de mettre en évidence les défauts, de planifier les imprévus et d’atténuer les risques.
Résolution des problèmes : Elle facilite la résolution des problèmes et vous aide à prendre des décisions plus éclairées.
Conformité aux normes : Elle est nécessaire pour se conformer aux normes de l’industrie, telles que ISO 9000 et ISO 9001.
Comment créer une cartographie de processus efficace
La création d’une cartographie de processus est un processus simple si vous suivez ces étapes :
Étape 1 : Identifiez le processus nécessaire
Déterminez le processus que vous souhaitez visualiser et donnez-lui un nom. Identifiez également le problème que vous souhaitez résoudre afin de choisir le meilleur outil de cartographie des processus.
Étape 2 : Décrivez les activités impliquées
Réunissez les équipes et les parties prenantes pour déterminer les étapes nécessaires au processus. Énumérez toutes les tâches requises pour terminer le processus, déterminez le niveau de détail à inclure, identifiez les liens entre les tâches et les personnes responsables de chaque activité.
Étape 3 : Organisez les étapes dans une séquence
Organisez les activités ou les étapes dans le bon ordre jusqu’à ce que vous ayez un chemin clair du début à la fin. Assurez-vous de ne manquer aucune étape et vérifiez que vous n’avez rien oublié.
Étape 4 : Dessinez votre schéma de processus
Utilisez des formes ou des symboles de cartographie de processus pour décrire chaque étape du processus. Par exemple, les flèches représentent le flux de direction, les ovales représentent le début et la fin d’un processus, les losanges représentent un point de décision, et les parallélogrammes représentent l’entrée et la sortie.
Étape 5 : Examinez et finalisez la cartographie de processus
Passez en revue la cartographie de processus avec votre équipe et les autres parties prenantes impliquées. Assurez-vous qu’aucune étape ne manque et que tout le monde comprend et accepte le flux de la cartographie de processus.
Étape 6 : Implémentez votre processus et analysez régulièrement la cartographie
Mettez en œuvre le nouveau processus à plus petite échelle, comme un département ou une équipe de projet, avant de le déployer à l’ensemble de l’organisation. Analysez régulièrement la cartographie de processus pour identifier les moyens d’améliorer le processus et mettez à jour la cartographie pour refléter les changements.
Types de cartographies de processus
Il existe différents types de cartographies de processus, chacune étant adaptée à des fins spécifiques :
Organigramme
Il s’agit du type le plus simple de cartographie de processus. Il utilise des formes pour visualiser les étapes, les entrées, les sorties et les activités impliquées dans un processus. Il est adapté pour la planification de projets, la modélisation des processus, l’amélioration de la communication entre les membres de l’équipe, la résolution des problèmes et l’amélioration des processus existants de l’entreprise.
Cartographie des processus de la chaîne de valeur
Cette cartographie de processus capture uniquement les étapes essentielles d’un projet ou d’un processus métier. Elle est utilisée pour montrer les principales activités d’une entreprise, identifier les étapes clés et discuter des processus avec les cadres supérieurs.
Cartographie de la chaîne de valeur
Cette cartographie de processus complexe visualise le processus de livraison d’un produit ou d’un service sur le marché. Elle est utilisée pour montrer le flux d’informations et de matériaux, capturer des données importantes et identifier les opportunités d’amélioration des processus futurs.
Cartographie détaillée du processus
Ce type de cartographie de processus souligne tous les détails du processus, y compris chaque étape et sous-processus. Elle est utilisée pour déterminer chaque détail et éventualité impliqués dans un processus, fournir un aperçu détaillé du processus et identifier les lacunes et les inefficacités.
Cartographie des couloirs
Cette cartographie de processus décrit les activités impliquées dans un processus et les personnes qui en sont responsables. Elle est utilisée pour capturer les différents rôles impliqués dans le processus, identifier les inefficacités et clarifier les responsabilités.
Schéma SIPOC
Cette cartographie de processus utilise les éléments Fournisseurs, Entrées, Processus, Sorties et Clients pour fournir un aperçu détaillé des activités d’un processus d’entreprise. Elle est utilisée pour définir le périmètre des processus complexes, identifier les éléments et les parties prenantes et mesurer les améliorations d’un processus.
Modèles de cartographie de processus
Pour vous aider à créer des cartographies de processus efficaces, Visme propose une sélection de modèles de schémas de processus adaptés à différents cas d’utilisation. Voici quelques exemples :
Modèle #1 : Cartographie de processus Swimlane
Cet organigramme interfonctionnel permet de visualiser les responsabilités des différents départements au cours d’un processus de vente. Il est idéal pour former les employés et optimiser le processus de vente.
Modèle #2 : Organigramme du processus d’embauche
Ce modèle permet de visualiser et de coordonner le processus d’embauche, en communiquant les tâches et les responsabilités à l’équipe RH.
Modèle #3 : Diagramme de flux de travail de la machine à café
Ce diagramme de flux de travail permet d’expliquer le fonctionnement d’une machine à café, idéal pour la formation des clients ou l’intégration des employés.
Modèle #4 : Feuille de route du processus d’application de retouche photo
Ce modèle décompose les étapes et les activités impliquées dans la création d’une application de retouche photo, mais peut être personnalisé pour d’autres cas d’utilisation.
Modèle #5 : Diagramme de flux de données des salaires
Ce modèle montre comment les données circulent dans un système de gestion des salaires, adapté pour visualiser les processus informatiques.
Modèle #6 : Organigramme d’entreprise de construction
Ce modèle permet de visualiser la structure de votre entreprise et les relations entre les services et les employés.
Modèle #7 : Diagramme de flux de processus de service de voiture
Ce modèle permet de capturer toutes les étapes du processus de service d’un véhicule, de l’arrivée du client au départ.
Modèle #8 : Organigramme de génération de leads pour les services de consultation
Ce modèle met en évidence les activités nécessaires pour transformer un visiteur en prospect.
Modèle #9 : Diagramme de modélisation des processus métier
Ce diagramme fournit une représentation graphique du processus de demande de remboursement de frais.
Modèle #10 : Flux de processus NFT
Ce modèle permet de visualiser les processus impliqués dans la préservation et l’échange de jetons NFT.
Avec Visme, vous pouvez créer facilement des cartographies de processus accrocheuses en utilisant nos modèles personnalisables. Notre outil offre une bibliothèque complète de formes, d’icônes, de polices, de couleurs et de fonctionnalités d’édition pour créer des graphiques professionnels en quelques minutes.
En conclusion, les cartographies de processus sont essentielles pour visualiser, améliorer et communiquer les processus métier au sein de votre entreprise. Utilisez Visme pour créer des cartographies de processus attrayantes et efficaces, et maximisez la clarté et la productivité au sein de votre organisation.
