Les cartographies de processus sont essentielles pour toutes les entreprises. Que ce soit pour les ventes, le marketing, le recrutement, l’intégration des employés, la production ou les achats, tout suit un chemin ou un flux de travail spécifique.
Il est crucial de tracer cette voie pour toutes les entreprises, quel que soit leur type de processus. Les cartographies de processus vous aident à créer, normaliser et améliorer vos processus métier. Elles vous permettent également de détecter les inefficacités et de faire évoluer votre entreprise.
Heureusement, créer une cartographie de processus est facile si vous avez les bonnes informations et les bons outils à portée de main.
Dans ce guide complet, nous vous expliquerons ce qu’est une cartographie de processus, pourquoi vous devriez en utiliser une, comment en créer une et nous vous fournirons également des modèles prêts à l’emploi.
Qu’est-ce qu’une cartographie de processus ?
Une cartographie de processus est un outil commercial, de planification et de gestion qui décrit visuellement les processus et les flux de travail. On les appelle également modèles de processus, diagrammes de flux de travail ou organigrammes de processus.
Les techniques de cartographie de processus sont utiles dans la gestion, les affaires et la planification de projets. Vous pouvez les utiliser pendant la formation, l’analyse et l’amélioration des processus, ainsi que dans l’intégration et d’autres processus métier.
Une cartographie de processus visualise la série d’événements, d’étapes du processus et d’activités impliquées dans l’accomplissement des tâches. Cela peut aller de tâches simples comme le classement à des activités complexes comme la création d’un processus de vente, la vente de produits, le recrutement de personnel ou la gestion des opérations quotidiennes.
Les cartographies de processus révèlent quatre choses importantes :
- Quelles sont les tâches impliquées dans chaque processus ?
- Qui est responsable de chaque activité ou tâche ?
- Quand chaque tâche a-t-elle lieu ?
- Quels sont les domaines que nous pouvons améliorer ?
Pourquoi utiliser une cartographie de processus ?
Il existe de nombreux avantages à utiliser une cartographie de processus. En voici quelques-uns :
- Les cartographies de processus facilitent la communication des processus, des informations et des données à toutes les parties prenantes de votre entreprise, y compris votre équipe, vos clients et d’autres collaborateurs.
- Vous pouvez utiliser les cartographies de processus pour coordonner les tâches et gérer plusieurs membres de l’équipe.
- Les cartographies de processus révèlent les lacunes, les difficultés ou les inefficacités et vous aident à résoudre les problèmes dans un système ou un projet donné.
- Elles améliorent la compréhension des processus métier et augmentent les performances de l’équipe, ainsi que la satisfaction des employés.
- Vous pouvez créer une cartographie de processus pour montrer aux investisseurs ou aux clients que votre entreprise dispose d’un flux de processus clairement défini et que vos processus sont fiables.
- Les cartographies de processus vous aident à mettre en évidence les défauts, à planifier les imprévus et à atténuer les risques.
- La création d’une cartographie de processus vous aide à résoudre les problèmes de manière plus efficace et à prendre de meilleures décisions.
- Vous aurez besoin d’une cartographie de processus pour vous conformer aux normes de l’industrie, telles que la norme ISO 9000 et la norme ISO 9001.
Comment créer une cartographie de processus
La création d’une cartographie de processus est essentielle pour améliorer la communication et les processus commerciaux au sein de votre organisation. Voici les étapes pour créer votre propre cartographie de processus :
Étape 1 : Identifiez le processus nécessaire
Commencez par déterminer le processus que vous souhaitez visualiser et donnez-lui un nom clair. Par exemple, vous pouvez souhaiter cartographier les activités liées à la commercialisation de vos produits ou services, ou encore montrer à votre équipe un nouveau processus de reporting.
L’identification du problème que vous souhaitez résoudre vous aidera à choisir le meilleur outil de cartographie de processus à utiliser.
Étape 2 : Décrivez les activités impliquées
Réunissez les équipes et d’autres parties prenantes pour réfléchir aux étapes nécessaires pour accomplir le processus. Veillez à ne manquer aucun détail important. Il est recommandé de travailler avec des coéquipiers et des parties prenantes qui seront activement impliqués dans le processus.
Les actions suivantes vous aideront à avancer :
- Énumérez toutes les tâches nécessaires pour accomplir le processus et produire le résultat souhaité.
- Déterminez le niveau de détail à inclure.
- Identifiez où et quand le processus commence et se termine.
- Identifiez les liens entre les tâches.
- Déterminez qui est responsable de chaque tâche et quand elle doit être terminée.
- Identifiez le système utilisé pendant le processus.
Étape 3 : Organisez les étapes dans une séquence
Organisez ensuite les activités ou les étapes dans le bon ordre jusqu’à obtenir un chemin clair du début à la fin. Assurez-vous de capturer l’ensemble du processus du début à la fin et vérifiez que vous n’avez rien oublié lors de l’étape précédente.
Étape 4 : Dessinez votre schéma de processus
Il est temps de dessiner votre cartographie de processus. Utilisez des formes ou des symboles de cartographie de processus pour décrire chaque étape du processus. Par exemple, les flèches peuvent représenter le flux de direction, les ovales peuvent représenter le début et la fin d’un processus, un losange peut représenter un point de décision et un parallélogramme peut représenter l’entrée et la sortie.
Avec Visme, vous pouvez facilement choisir, utiliser et réorganiser les symboles de votre cartographie de processus. Vous pouvez également insérer des commentaires, des liens et des icônes dans vos graphiques, ainsi que modifier les formes, les couleurs et les tailles.
Consultez notre guide pour en savoir plus sur l’utilisation des formes et des symboles dans les cartographies de processus.
Étape 5 : Examinez et finalisez la cartographie de processus
Après avoir dessiné votre cartographie de processus, passez en revue celle-ci avec votre équipe et les autres parties prenantes impliquées. Assurez-vous qu’aucune étape n’est manquante et qu’il n’y a pas de problèmes tels que des inefficacités ou des redondances.
L’objectif est de s’assurer que tout le monde comprend et accepte le flux de la cartographie de processus.
Étape 6 : Implémentez votre processus et analysez régulièrement la cartographie
À ce stade, votre cartographie de processus est terminée et sert désormais de guide. La prochaine étape consiste à tester votre nouveau processus et à en suivre les résultats. Commencez par mettre en œuvre le processus à petite échelle, par exemple au sein d’un département ou d’une équipe de projet, avant de le déployer dans toute l’organisation.
Veillez à analyser régulièrement votre cartographie de processus afin d’identifier les moyens d’améliorer le processus. Une fois que vous avez identifié ces domaines à améliorer, corrigez-les et mettez à jour la cartographie de processus pour refléter les changements.
Types de cartographies de processus
Les cartographies de processus sont utilisées dans différents aspects de la planification et de la gestion. Cependant, elles prennent différentes formes, chacune étant plus adaptée à des fins spécifiques. Voici quelques-uns des types de cartographies de processus les plus courants et quand les utiliser :
Organigramme
Il s’agit de la forme la plus simple d’une cartographie de processus. L’organigramme de base utilise des formes pour visualiser les étapes, les entrées, les sorties et les activités impliquées dans un processus.
Les organigrammes de base sont particulièrement adaptés pour :
- La planification de nouveaux projets
- La modélisation et la documentation des processus
- L’amélioration de la communication entre les membres de l’équipe
- La résolution de problèmes dans les processus actuels
- L’amélioration des processus existants de l’entreprise
- L’analyse et la gestion des workflows existants
Cartographie des processus de la chaîne de valeur
Une cartographie de la chaîne de valeur, également appelée cartographie des processus de haut niveau, ne capture que les étapes essentielles d’un projet ou d’un processus métier. Contrairement à l’organigramme, qui capture tout, ce graphique exclut les détails granulaires.
Vous pouvez utiliser cette cartographie pour :
- Montrer les principales activités ou processus d’une entreprise
- Identifier les étapes clés impliquées dans le processus
- Discuter des processus avec les cadres supérieurs
Cartographie de la chaîne de valeur
Cette cartographie de processus complexe visualise le processus de livraison d’un produit ou d’un service sur le marché. Elle est principalement utilisée pour :
- Montrer le flux d’informations et de matériaux
- Capturer des données importantes telles que le temps de production, le temps de cycle et le nombre de personnes impliquées dans chaque étape
- Indiquer les domaines pour réduire le gaspillage et les inefficacités, et augmenter la productivité
- Identifier les opportunités d’amélioration des processus futurs
- Documenter les données qualitatives et quantitatives sur le processus
Cartographie détaillée du processus
Contrairement à la cartographie de processus de haut niveau, une cartographie de processus détaillée met l’accent sur tous les détails du processus, y compris chaque étape et sous-processus. En raison de son niveau de détail, vous pouvez l’utiliser pour :
- Déterminer chaque détail et éventualité impliqués dans un processus
- Fournir un aperçu détaillé du processus cartographié
- Identifier les lacunes et les inefficacités
Cartographie des couloirs
Cette cartographie de processus, également appelée diagramme à couloirs, carte interfonctionnelle ou organigramme de déploiement, décrit les activités impliquées dans un processus et les personnes responsables.
Ce type de schéma de processus est adapté pour :
- Capture les différents rôles impliqués dans le processus et les relations entre les parties prenantes
- Identifier les inefficacités et les défauts du processus, tels que les redondances, les retards et les défaillances potentielles
- Clarifier les rôles clés et les personnes participant au processus
- Sensibiliser les employés à leur rôle dans le processus et accroître la responsabilisation
Schéma SIPOC
SIPOC est un acronyme pour Fournisseurs, Entrées, Processus, Sorties et Clients. Cette cartographie de processus utilise ces éléments clés pour fournir un aperçu détaillé des activités d’un processus d’entreprise.
SIPOC est adapté pour :
- Définir le périmètre des processus complexes
- Identifier les éléments et les parties prenantes d’un processus
- Mesurer les améliorations d’un processus
Modèles de cartographie de processus
Si vous êtes prêt à optimiser vos processus métier, Visme propose différents modèles de schémas de processus qui couvrent un large éventail de cas d’utilisation. Ces modèles de cartographie de processus sont personnalisables et peuvent vous aider à accélérer votre processus de création.
La meilleure partie est que vous n’avez pas besoin d’être un designer professionnel pour commencer à les utiliser. Il vous suffit de faire glisser et de déposer les formes et autres éléments, et votre cartographie de processus sera prête en quelques minutes.
Voici un aperçu de certains de ces modèles :
Modèle #1 : Cartographie de processus Swimlane
Cet organigramme interfonctionnel est parfait pour visualiser les responsabilités des différents départements lors d’un processus de vente. En un coup d’œil, chaque service peut voir ce qu’il doit accomplir à chaque étape du processus. Vous pouvez utiliser ce modèle pour former les employés tout en optimisant votre processus de vente pour attirer davantage de clients.
Modifiez le texte sur ce modèle, réorganisez les formes et personnalisez le design avec vos propres polices et couleurs de marque.
Modèle #2 : Organigramme du processus d’embauche
Positionnez votre entreprise pour réussir en embauchant les bons talents grâce à cet organigramme du processus d’embauche. En cartographiant votre processus d’embauche, vous pouvez communiquer les tâches et les responsabilités et garder votre équipe des ressources humaines synchronisée.
Vous pouvez facilement personnaliser ce modèle d’organigramme à l’aide de l’éditeur glisser-déposer de Visme. Il vous suffit de modifier le texte, les lignes, les formes, les polices, les couleurs et l’arrière-plan, et votre organigramme sera prêt.
Modèle #3 : Diagramme de flux de travail de la machine à café
Ce diagramme de flux de travail fournit un aperçu visuel du fonctionnement d’une machine à café. Vous pouvez l’utiliser pour montrer à vos clients comment tirer le meilleur parti de votre produit.
Il peut également être un outil efficace pour intégrer et former de nouveaux employés. Essentiellement, vous leur montrez comment utiliser ou interagir avec l’équipement ou autres outils de travail qu’ils utiliseront régulièrement.
N’hésitez pas à personnaliser ce modèle de cartographie de processus pour répondre à vos besoins uniques. Vous pouvez modifier les couleurs, les formes, les icônes et d’autres éléments de design. Vous pouvez même le modifier pour montrer comment fonctionne votre processus de production.
Modèle #4 : Feuille de route du processus d’application de retouche photo
Cette cartographie de processus décompose les étapes et les activités impliquées dans la création d’une application de retouche photo. Vous pouvez personnaliser ce modèle pour d’autres cas d’utilisation, comme le développement d’applications, les projets de mise en réseau informatique, le changement de marque de l’entreprise, etc.
N’hésitez pas à modifier les formes, les icônes, les polices, voire même les designs pour qu’ils correspondent à l’image de marque de votre entreprise.
Modèle #5 : Diagramme de flux de données des salaires
Si vous souhaitez visualiser les processus de logiciels, de matériel ou d’autres projets liés à l’informatique, ce modèle est fait pour vous.
Ce modèle de diagramme de flux de données décrit comment les données circulent dans un système de gestion des salaires. Vous pouvez l’utiliser pour montrer à vos clients ou aux cadres supérieurs le fonctionnement du système ou de la solution que vous proposez.
Profitez de la vaste bibliothèque d’éléments de design de Visme, y compris les polices, les formes, les photos et les vidéos, pour personnaliser ce modèle. Vous pouvez télécharger votre cartographie de processus au format PDF ou PPTX, la partager en ligne avec un lien public ou privé, ou l’intégrer sur votre site à l’aide d’un extrait de code.
Modèle #6 : Organigramme d’entreprise de construction
Utilisez cet organigramme riche en couleurs pour visualiser la structure de votre entreprise et les relations entre les différents services et employés. Vous pouvez modifier ce diagramme pour l’adapter à votre équipe de projet, votre entreprise ou votre industrie. Personnalisez ce modèle pour votre propre usage en ajustant les couleurs, le texte, les formes, les lignes, l’arrière-plan, etc.
Modèle #7 : Diagramme de flux de processus de service de voiture
Utilisez ce modèle pour tracer l’ensemble du processus de service de véhicule d’un client. Vous pouvez tout capturer, du moment où le client entre dans le bâtiment jusqu’à son départ.
Vous pouvez consulter ce modèle pour identifier les difficultés et autres problèmes opérationnels pour les entreprises de tous types. Il vous suffit de modifier ce diagramme de flux prêt à l’emploi avec votre propre contenu, de repositionner les formes et de personnaliser le modèle avec votre propre logo, les couleurs de votre marque et vos polices.
Modèle #8 : Organigramme de génération de leads pour les services de consultation
Ce modèle d’organigramme dichotomique met en évidence les activités qui doivent avoir lieu avant de transformer un visiteur en prospect.
Vous pouvez l’utiliser pour visualiser et améliorer le processus de prise de décision au sein de votre entreprise. En un coup d’œil, votre équipe peut définir une réponse basée sur deux résultats possibles (oui ou non). Modifiez ce modèle pour votre propre usage en ajustant les couleurs, le texte, les formes, l’arrière-plan, etc.
Vous pouvez le télécharger au format PDF ou en image de haute qualité pour l’utiliser indépendamment, l’intégrer à d’autres projets ou le partager en ligne à l’aide d’un lien ou d’un code d’intégration.
Modèle #9 : Diagramme de modélisation des processus métier
Utilisez ce superbe diagramme de processus pour représenter graphiquement le processus de demande de remboursement de frais au sein de votre entreprise. Vous pouvez utiliser ce modèle pour analyser, améliorer et automatiser les flux de travail pour différents processus au sein de votre entreprise.
Le meilleur, c’est que vous pouvez facilement modifier le texte, les couleurs et le design. Lorsque vous avez terminé, enregistrez-le et ajoutez-le à d’autres documents commerciaux tels que des rapports, des présentations, des études de cas, etc.
Modèle #10 : Flux de processus NFT
Vous vous demandez comment fonctionnent les NFT ? Ne cherchez pas plus loin. Ce modèle fournit une représentation visuelle attrayante des processus impliqués dans la préservation et l’échange de jetons NFT.
Vous pouvez modifier ce modèle pour guider votre public à travers un processus d’inscription, un flux de production ou d’autres processus. N’hésitez pas à ajouter cette cartographie du processus à votre article de blog ou à l’utiliser sur les réseaux sociaux pour générer du trafic et attirer des abonnés.
Vous pouvez facilement basculer entre les thèmes de couleurs, les styles de police, les formes, les icônes et d’autres éléments de design en quelques clics. Utilisez des animations, des effets de survol, des fenêtres contextuelles et des liens pour rendre vos graphiques interactifs.
Téléchargez les graphiques au format JPEG, PNG, PDF ou HTML5 haute résolution, intégrez-les dans un article de blog ou une page Web ou générez un lien à partager en ligne.
Créez de superbes cartographies de processus avec Visme
Voilà. Nous vous avons expliqué ce qu’est une cartographie de processus, pourquoi vous devriez en utiliser une et comment en créer une. Nous vous avons également fourni des modèles pour créer rapidement votre propre cartographie de processus.
Visme facilite la création de cartographies de processus accrocheuses. Vous pouvez créer des cartographies de processus à partir de zéro ou utiliser des modèles conçus par des professionnels. Notre outil offre une riche bibliothèque de graphiques intégrés, y compris des icônes, des formes, des animations, des arrière-plans, des photos, des vidéos et des formes pour donner vie à vos graphiques.
Alors, n’hésitez pas à essayer Visme pour créer vos propres cartographies de processus et améliorer la clarté et la productivité au sein de votre organisation.
