Les cartographies des processus sont essentielles dans toutes les entreprises. Que ce soit pour les ventes, le marketing, le recrutement, l’intégration des employés, la production ou les achats, tout suit un chemin ou un flux de travail spécifique.
Il est crucial de tracer cette voie pour toutes les entreprises, car cela les aide à créer, normaliser et améliorer leurs processus métier. De plus, cela permet d’identifier les inefficacités du système et de faire évoluer l’entreprise.
La création d’une cartographie de processus est facile si vous disposez des bonnes informations et des bons outils. Dans ce guide, nous vous expliquerons en détail ce qu’est une cartographie de processus, comment en créer une et nous vous fournirons des modèles prêts à l’emploi.
Qu’est-ce qu’une cartographie de processus ?
Une cartographie de processus est un outil commercial, de planification et de gestion qui décrit visuellement les processus et les flux de travail. On les appelle également modèles de processus, diagrammes de flux de travail ou organigrammes de processus.
Les techniques de cartographie des processus sont utiles dans la gestion, les affaires et la planification de projets. Vous pouvez les utiliser pendant la formation, l’analyse et l’amélioration des processus, ainsi que pour l’intégration ou d’autres activités métier.
Une cartographie de processus représente visuellement la série d’événements, d’étapes du processus et d’activités impliquées dans l’accomplissement des tâches. Cela va des tâches simples telles que le classement à des activités complexes telles que la création d’un processus de vente, la vente de produits, le recrutement de personnel ou la gestion des opérations quotidiennes.
Les cartographies de processus permettent de répondre aux quatre questions suivantes :
- Quelles sont les tâches impliquées dans chaque processus ?
- Qui est responsable de chaque activité ou tâche ?
- Quand chaque tâche a-t-elle lieu ?
- Quels sont les domaines que nous pouvons améliorer ?
Pourquoi utiliser une cartographie de processus ?
Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation d’une cartographie de processus :
- Les cartographies des processus permettent de communiquer facilement des processus, des informations et des données à l’échelle de l’entreprise avec votre équipe, vos clients et d’autres parties prenantes.
- Vous pouvez utiliser des cartographies de processus pour coordonner les tâches et gérer plusieurs membres de l’équipe.
- Les cartographies des processus révèlent les lacunes, les difficultés ou les inefficacités et vous aident à résoudre les problèmes au sein d’un système ou d’un projet donné.
- Elles améliorent la compréhension des processus métier, les performances de l’équipe et la satisfaction des employés.
- Vous pouvez créer une cartographie des processus pour montrer aux investisseurs ou aux clients que votre entreprise a un flux de processus clairement défini et que vos processus sont fiables.
- Les cartographies de processus vous permettent de mettre en évidence les défauts, de planifier les imprévus et d’atténuer les risques.
- La création d’une cartographie de processus vous aide à mieux résoudre les problèmes et à prendre des décisions plus intelligentes.
- Vous aurez besoin d’une cartographie des processus pour vous conformer aux normes de l’industrie, telles que ISO 9000 et ISO 9001.
Comment créer une cartographie de processus
Une cartographie des processus est importante pour améliorer la communication et les processus commerciaux au sein de votre organisation. Vous pouvez utiliser un modèle de schéma de processus pour en créer une immédiatement. Voici les étapes à suivre :
Étape 1 : Identifiez le processus nécessaire
Commencez par déterminer le processus que vous souhaitez visualiser et donnez-lui un nom. Par exemple, voulez-vous cartographier les activités liées à la commercialisation de vos produits ou services ? Souhaitez-vous montrer un nouveau processus de signalement à votre équipe ?
L’identification du problème que vous souhaitez résoudre vous aidera à choisir le meilleur outil de cartographie des processus à utiliser.
Étape 2 : Décrivez les activités impliquées
Rassemblez les équipes et les parties prenantes pour réfléchir aux étapes nécessaires pour accomplir le processus. Cela vous assurera de ne manquer aucun détail important. Il est recommandé de travailler avec des coéquipiers et des parties prenantes qui seront activement impliqués dans le processus.
Vous pouvez faire les choses suivantes :
- Énumérez toutes les tâches requises pour terminer le processus et produire le résultat souhaité.
- Déterminez le niveau de détail à inclure.
- Identifiez où et quand le processus commence et se termine.
- Identifiez les liens entre les tâches.
- Déterminez qui est responsable de chaque tâche et quand elle est terminée.
- Identifiez le système utilisé pendant le processus.
Étape 3 : Organisez les étapes dans une séquence
Organisez les activités ou les étapes dans le bon ordre jusqu’à ce que vous ayez un chemin clair du début à la fin. Assurez-vous que le processus complet est capturé du début à la fin. Vérifiez également que vous n’avez rien oublié dans l’étape précédente.
Étape 4 : Dessinez votre schéma de processus
Il est temps maintenant de dessiner votre cartographie de processus. Utilisez des formes ou des symboles de mapping de processus pour décrire chaque étape du processus. Par exemple, les flèches représentent le flux de direction, les ovales représentent le début et la fin d’un processus, un losange représente un point de décision, un parallélogramme représente l’entrée et la sortie.
Visme vous permet de choisir, d’utiliser et de réorganiser facilement les symboles de votre cartographie de processus. Vous pouvez insérer des commentaires, des liens et des icônes dans vos graphiques, ainsi que modifier les formes, les couleurs et les tailles.
Étape 5 : Examinez et finalisez la cartographie de processus
Après avoir dessiné votre cartographie de processus, passez en revue avec votre équipe et les autres parties prenantes impliquées. Assurez-vous qu’aucune étape n’est manquante et qu’il n’y a pas de difficultés comme des inefficacités ou des redondances.
L’objectif est de s’assurer que tout le monde comprend et accepte le flux de la cartographie de processus.
Types de cartographies de processus
Les cartographies de processus sont utilisées dans différents aspects de la planification et de la gestion. Cependant, elles se présentent sous différentes formes, chacune étant la mieux adaptée à des fins spécifiques. Voici quelques-uns des types de cartographies de processus les plus courants et quand les utiliser :
Organigramme
Il s’agit de la forme la plus simple d’une cartographie de processus. L’organigramme de base utilise des formes pour visualiser les étapes, les entrées, les sorties et les activités impliquées dans un processus. Les organigrammes de base sont adaptés pour la planification de nouveaux projets, la modélisation et la documentation des processus, l’amélioration de la communication entre les membres de l’équipe, la résolution des problèmes dans le processus actuel, l’amélioration des processus existants de l’entreprise, l’analyse et la gestion des workflows existants.
Cartographie des processus de la chaîne de valeur
Cette cartographie de processus capture uniquement les étapes essentielles d’un projet ou d’un processus métier. Contrairement à l’organigramme qui capture tout, ce graphique laisse de côté les détails granulaires. Vous pouvez l’utiliser pour montrer les principales activités ou processus d’une entreprise, identifier les étapes clés impliquées dans le processus, discuter des processus avec les cadres supérieurs.
Cartographie de la chaîne de valeur
Cette cartographie de processus complexe visualise le processus de livraison d’un produit ou d’un service sur le marché. Elle est principalement utilisée pour montrer le flux d’informations et de matériaux, capturer des données importantes telles que le temps de production, le temps de cycle et le nombre de personnes impliquées dans chaque étape, indiquer les domaines pour réduire le gaspillage et les inefficacités et augmenter la productivité, identifier les opportunités d’amélioration des processus futurs, documenter les données qualitatives et quantitatives sur le processus.
Cartographie détaillée du processus
Contrairement à la cartographie de processus de haut niveau, une cartographie de processus détaillée souligne tous les détails du processus, y compris chaque étape et sous-processus. Vous pouvez l’utiliser pour déterminer chaque détail et éventualité impliqué dans un processus, fournir un aperçu détaillé du processus cartographié, identifier les lacunes et les inefficacités.
Cartographie des couloirs
Cette cartographie de processus décrit les activités impliquées dans un processus et les personnes qui en sont responsables. Elle convient pour capturer les différents rôles impliqués dans le processus et les relations entre les parties prenantes, identifier les inefficacités et autres défauts du processus, clarifier les rôles clés et les personnes participant au processus, sensibiliser les employés à leur rôle dans un processus et accroître la responsabilisation.
Schéma SIPOC
Cette cartographie de processus utilise les éléments clés (fournisseurs, entrées, processus, sorties et clients) pour fournir un aperçu détaillé des activités d’un processus d’entreprise. Elle est adaptée pour définir le périmètre des processus complexes, identifier les éléments et les parties prenantes d’un processus, mesurer les améliorations d’un processus.
Modèles de cartographie de processus
Si vous êtes prêt à optimiser vos processus métier, Visme propose différents modèles de schémas de processus qui couvrent un large éventail de cas d’utilisation. Ces modèles de cartographie des processus sont personnalisables et peuvent vous aider à accélérer votre processus de création.
La bonne nouvelle est que vous n’avez pas besoin d’être un designer professionnel pour les utiliser. Il vous suffit de faire glisser et déposer les formes et autres éléments, et votre cartographie de processus sera prête en quelques minutes.
Jetons un coup d’œil à certains d’entre eux :
Modèle #1 : Cartographie de processus Swimlane
Cet organigramme interfonctionnel est parfait pour visualiser les responsabilités des différents départements au cours d’un processus de vente. En un coup d’œil, chaque service peut voir ce qu’il doit accomplir à chaque étape du processus. Vous pouvez utiliser ce modèle de cartographie de processus pour former les employés tout en optimisant votre processus de vente pour avoir plus de clients. Modifiez le texte, réorganisez les formes et personnalisez le design avec vos polices et les couleurs de votre marque.
Modèle #2 : Organigramme du processus d’embauche
Positionnez votre entreprise pour réussir en embauchant les bons talents grâce à cet organigramme du processus d’embauche. En cartographiant votre processus d’embauche, vous pouvez communiquer les tâches et les responsabilités et garder votre équipe RH synchronisée. Personnalisez ce modèle d’organigramme en modifiant le texte, les lignes, les formes, les polices, les couleurs et l’arrière-plan.
Modèle #3 : Diagramme de flux de travail de la machine à café
Ce diagramme de flux de travail fournit un aperçu graphique du fonctionnement d’une machine à café. Vous pouvez l’utiliser pour apprendre aux clients comment tirer le meilleur parti de votre produit. Il peut également être un outil efficace pour l’intégration et la formation de nouveaux employés. Personnalisez ce modèle pour répondre à vos besoins uniques en modifiant les formes, les icônes, les couleurs et les éléments de design.
Modèle #4 : Feuille de route du processus d’application de retouche photo
Cette cartographie de processus décompose les étapes et les activités impliquées dans la création d’une application de retouche photo. Vous pouvez personnaliser ce modèle pour d’autres cas d’utilisation, comme le développement d’applications, les projets de mise en réseau informatique, le changement de marque de l’entreprise, etc. Modifiez les formes, les icônes, les polices et les designs pour qu’ils correspondent à l’image de marque de votre entreprise.
Modèle #5 : Diagramme de flux de données des salaires
Si vous cherchez à visualiser les processus pour les logiciels, le matériel et d’autres projets liés à l’informatique, ce modèle a ce dont vous avez besoin. Ce modèle de diagramme de flux de données décrit comment les données circulent dans un système de gestion des salaires. Vous pouvez l’utiliser pour montrer aux clients ou aux cadres supérieurs comment le système ou la solution que vous proposez fonctionnera. Personnalisez-le en modifiant les couleurs, les formes, les icônes, etc.
Modèle #6 : Organigramme d’entreprise de construction
Utilisez cet organigramme riche en couleurs pour visualiser la structure de votre entreprise et les relations entre les différents services et employés. Vous pouvez modifier ce diagramme pour votre équipe de projet, votre entreprise ou votre industrie. Personnalisez ce modèle en ajustant les couleurs, le texte, les formes, les lignes, l’arrière-plan et plus encore.
Modèle #7 : Diagramme de flux de processus de service de voiture
Utilisez ce modèle pour tracer l’ensemble du processus de service de véhicule d’un client. Vous pouvez capturer tout, depuis le moment où le client entre dans le bâtiment jusqu’à son départ. Identifiez les difficultés et les problèmes opérationnels pour les entreprises de tous types. Modifiez le diagramme en fonction de vos besoins, en repositionnant les formes et en personnalisant le modèle avec votre propre logo, les couleurs de votre marque et vos polices.
Vous pouvez trouver plus de modèles sur le site de Visme.
En conclusion, la création d’une cartographie des processus est une étape cruciale pour toutes les entreprises. Non seulement cela vous permet de visualiser vos processus métier, mais cela vous aide également à les améliorer et à les optimiser. Utilisez les modèles de cartographie de processus de Visme pour créer facilement des cartographies professionnelles et attrayantes.
