L’entretien de recrutement est une étape cruciale dans le processus d’embauche. C’est au cours de cet échange que vous découvrez la personne qui se cache derrière le CV.
Lors de cet entretien, vous évaluez les compétences techniques, les soft skills du candidat, ainsi que son adéquation à la culture de l’entreprise. Mais cette rencontre n’est pas seulement déterminante pour l’employeur. Le candidat lui aussi évalue son intérêt pour le poste, ainsi que les valeurs et la vision de l’entreprise.
Afin que l’entretien de recrutement contribue à la réussite de votre stratégie d’acquisition de talents, il est crucial de le prendre au sérieux. Voici donc le guide complet du recruteur pour les entretiens d’embauche.
Les différentes formes d’entretiens de recrutement
Lorsque l’on parle d’entretien de recrutement, vous pensez immédiatement à l’entretien individuel ? Vous n’avez pas tort ! C’est en effet le format privilégié par de nombreuses entreprises.
Cependant, il existe d’autres manières formelles de rencontrer vos candidats. Il y en a pour tous les goûts, les profils recrutés et les situations.
Voici les dix principaux types d’entretiens de recrutement :
- L’entretien téléphonique
- L’entretien individuel directif
- L’entretien individuel semi-directif
- L’entretien individuel non-directif
- L’entretien de groupe
- L’entretien face à un jury
- L’entretien ambulatoire
- Le job dating
- L’entretien en visioconférence
- L’entretien différé
Découvrez notre article complet : Les 10 types d’entretiens d’embauche que vous devriez connaître
Comment se préparer à un entretien de recrutement ?
1. Informez le candidat
Suite à la présélection des candidatures, vous avez dressé une liste des professionnels qui ont attiré votre attention. Il est maintenant temps de les inviter pour un entretien !
Dans la mesure du possible, essayez de prévenir le candidat de 4 à 7 jours avant la date souhaitée pour la rencontre. Être prévenu à la dernière minute n’est jamais agréable et pourrait donner une impression négative de votre entreprise.
En laissant plusieurs jours au candidat pour se préparer, l’entretien de recrutement sera plus productif.
Il existe deux façons principales d’annoncer à votre candidat que vous l’invitez à un entretien : par téléphone ou par e-mail.
L’avantage d’un appel téléphonique est qu’il vous permet de vérifier la disponibilité du candidat en direct, tout en évaluant son intérêt pour le poste. Il peut arriver que des e-mails se perdent ou soient considérés comme indésirables. Ainsi, vous pourriez attendre une réponse sans réaliser que votre message n’a pas été reçu…
Avant de passer votre appel téléphonique, veillez à respecter certaines bonnes pratiques :
- Appelez votre candidat en dehors des heures de travail. Il pourrait se sentir gêné de répondre à l’appel d’un employeur potentiel alors qu’il est encore au travail.
- Vérifiez que votre interlocuteur est disponible pour échanger quelques minutes avec vous. Ce n’est pas parce qu’il répond à votre appel qu’il est forcément disponible.
- Ne prolongez pas la conversation. Ce n’est pas le moment de poser de nombreuses questions, à moins que le candidat ait été informé du type d’échange à venir.
- Prévoyez plusieurs créneaux horaires pour l’entretien. La logistique peut être complexe, surtout lorsqu’il y a plusieurs personnes impliquées. Mais dans le cas où votre candidat ne serait pas disponible à l’heure prévue, préparez au moins deux alternatives pour ne pas perdre de temps.
- Envoyez un e-mail de récapitulation. Toute conversation avec un candidat doit être suivie d’un e-mail. L’objectif est de s’assurer que votre échange a bien été compris, mais aussi d’envoyer des informations telles que l’adresse de l’entreprise, un lien vers Google Maps, la description du poste et toute autre information utile pour l’entretien.
À noter : si vous prévoyez d’utiliser des outils d’évaluation tels que des tests de personnalité ou des tests d’aptitude, il est essentiel de prévenir le candidat à l’avance des techniques qui seront utilisées.
2. Créez une grille d’entretien
La grille d’évaluation est l’outil idéal pour structurer vos entretiens de recrutement ! Elle vous permet de gagner du temps tout en collectant toutes les informations dont vous avez besoin.
L’objectif de l’entretien de recrutement est d’instaurer un dialogue, d’évaluer les compétences techniques et comportementales du candidat, ainsi que sa compatibilité avec la culture de l’entreprise. C’est là que la grille d’entretien prend tout son sens. Elle vous permet de garder le cap et d’évaluer objectivement tous les candidats. Ainsi, vous portez un regard impartial sur chacun d’eux.
Cet outil s’avère également utile dans le cadre d’un recrutement collaboratif. Toutes les parties prenantes auront accès aux mêmes informations et se baseront sur les mêmes critères pour prendre les décisions de recrutement.
Bien sûr, la grille d’entretien doit être adaptée aux spécificités de chaque poste.
3. Réservez un lieu pour l’entretien de recrutement
Un autre aspect logistique important lors de la préparation d’un entretien de recrutement en face à face est la réservation du lieu de rencontre.
Évitez les open spaces bondés ! Optez plutôt pour un endroit calme et agréable, à l’abri des regards indiscrets. Si vous avez le choix, préférez une petite pièce plutôt qu’une grande salle de réunion. Les salles surdimensionnées peuvent être intimidantes, surtout lorsqu’il n’y a que deux personnes présentes lors de l’entretien.
4. Préparez la rencontre
Ce n’est pas seulement le candidat qui doit se préparer pour l’entretien !
Le recruteur doit relire le CV, la lettre de motivation et les réponses aux éventuelles questions préliminaires du formulaire de candidature. Identifiez les éléments qui attirent votre attention et pour lesquels vous avez besoin de plus de précisions. Votre ATS (Applicant Tracking System) peut être utile pour simplifier cette tâche. Ainsi, vous aurez toutes les cartes en main pour décider des questions à poser lors de l’entretien d’embauche.
Les questions de l’entretien d’embauche
Si les questions posées lors de l’entretien d’embauche sont déterminées par l’entreprise, elles doivent toutes porter sur les compétences d’un candidat pour occuper le poste pour lequel il postule.
Voici quelques exemples de questions à poser lors d’un entretien d’embauche :
Expériences professionnelles :
- Quelle a été votre expérience professionnelle la plus satisfaisante ? Pourquoi ?
- Quelle a été votre expérience professionnelle la moins satisfaisante ? Pourquoi ?
- Qu’est-ce qui vous manque dans votre poste actuel ?
Soft skills :
- Avez-vous déjà eu un conflit avec l’un de vos collègues ? Comment cela s’est-il résolu ?
- Sur quelles missions avez-vous travaillé en autonomie ?
- Qu’est-ce que vous appréciez dans le travail en équipe ?
- Quels ont été vos plus gros échecs ? Quelles leçons en avez-vous tirées ?
Motivation :
- Qu’est-ce qui vous intéresse particulièrement dans ce poste ? Quels aspects vous attirent le moins ?
- Pourquoi avez-vous postulé dans notre entreprise ?
- Que savez-vous de notre entreprise et de nos produits/services ?
Compétences :
- Quelles compétences en lien avec le poste possédez-vous ?
- Comment pensez-vous contribuer au développement de l’entreprise ?
- Quelles compétences et aptitudes souhaitez-vous développer ?
Études supérieures :
- Pourquoi avez-vous choisi cette voie ? Si vous deviez refaire vos études aujourd’hui, opteriez-vous pour le même parcours ?
- Que retenez-vous de vos études ? Qu’est-ce qui vous a le plus marqué ?
Formations professionnelles :
- Avez-vous suivi des formations professionnelles proposées par vos employeurs ces dernières années ?
- Avez-vous suivi des formations de votre propre initiative ?
Autres :
- Êtes-vous disponible immédiatement ?
- Quelle est la durée de votre préavis ?
- Quelles sont vos attentes en termes de rémunération ?
À noter : il est interdit de poser des questions sur des critères subjectifs et personnels tels que l’origine culturelle, la situation familiale ou les convictions religieuses. Une entreprise qui pratique une discrimination à l’embauche peut être poursuivie.
Mener un entretien d’embauche : les 4 étapes du jour J
Comme nous l’avons vu précédemment, il existe de nombreux types d’entretiens de recrutement. Chaque type a ses propres spécificités. Nous allons nous concentrer ici sur l’entretien individuel en face à face.
1. Soignez l’accueil du candidat
Le moment est venu de rencontrer votre candidat. Tout doit être prêt avant son arrivée ! Le candidat doit sentir qu’il est attendu. En tant que recruteur, veillez à ne pas être en retard et à ce que le lieu de rencontre soit correctement aménagé. La première impression compte !
Bien que votre objectif soit d’évaluer l’adéquation du candidat au poste, rien ne vous empêche de lui offrir un accueil chaleureux. Un simple sourire peut tout changer ! Non seulement cela contribue à une expérience de recrutement positive, mais cela rend également l’entretien plus performant. Le candidat se sentira plus à l’aise pour échanger avec vous.
Après avoir montré le lieu de l’entretien, proposez une boisson chaude ou froide à votre candidat. Pendant que vous la préparez, il aura ainsi quelques minutes pour s’installer et se préparer mentalement avant de commencer l’échange !
2. La présentation
Débutez l’entretien en rappelant son objectif, son déroulement et sa durée. Ensuite, présentez-vous. Mentionnez votre poste, vos principales missions et, pourquoi pas, votre ancienneté.
Ensuite, parlez du poste à pourvoir. Expliquez les raisons de l’embauche (création de poste ou remplacement), le contexte de l’entreprise et les différentes missions liées au poste.
Le but de cette phase d’introduction est de poser les bases de l’entretien et de s’assurer que le recruteur et le candidat sont alignés sur les mêmes attentes.
3. La découverte du candidat
Assez parlé de l’entreprise, il est temps de vous intéresser de plus près au candidat !
Demandez-lui de se présenter brièvement. Cela vous permettra de commencer à évaluer ses soft skills. N’oubliez pas de vous appuyer sur votre grille d’entretien pour ne pas perdre de vue vos objectifs !
Faites un point sur les connaissances, les compétences techniques et les compétences comportementales acquises et développées par le candidat au cours de ses différentes expériences professionnelles. Orientez la conversation pour comprendre les véritables motivations du candidat. Cherche-t-il une évolution professionnelle ? Est-il particulièrement intéressé par les produits/services que vous proposez ? En établissant les intérêts du candidat, vous pourrez évaluer sa compatibilité avec la culture de l’entreprise et le poste à pourvoir.
Si cela est pertinent, approfondissez les loisirs et les centres d’intérêt du candidat en vous basant sur les informations présentes sur son CV. Il s’agit ici d’en savoir plus sur sa personnalité.
Une fois qu’il a répondu à votre liste de questions, donnez-lui la parole. C’est l’occasion pour lui de poser ses propres questions et de faire part de son ressenti concernant l’échange.
4. La conclusion de l’entretien
Terminez l’entretien par un récapitulatif de l’échange et surtout, mentionnez la manière dont le candidat recevra des informations sur la suite du processus. Indiquez également un délai raisonnable pour donner une réponse.
Il est maintenant temps de vous remercier mutuellement et de vous dire au revoir !
Le bilan et le suivi de l’entretien
La rencontre est terminée, il est temps de faire le bilan. Prenez le temps de relire vos notes et de comparer les réponses de tous les candidats. Il est important de rencontrer tous les profils présélectionnés avant de prendre une décision finale.
Le suivi des candidatures est essentiel pour offrir une expérience candidat positive.
Contactez le candidat sélectionné pour le féliciter et l’informer de la suite du processus de recrutement.
Quant aux candidats non retenus, prenez le temps de les informer individuellement, en expliquant autant que possible les raisons de votre décision. Ce geste leur sera précieux dans leur recherche d’emploi !
Annuler un entretien de recrutement
Comme dans la vie de tous les jours, des imprévus peuvent survenir en entreprise. Il peut donc arriver que vous deviez annuler un entretien d’embauche.
Dans ce cas, il est important d’adopter de bonnes pratiques. Dans un premier temps, privilégiez un appel téléphonique plutôt qu’un e-mail pour prévenir le candidat. Les e-mails ne sont pas toujours lus à temps et peuvent se retrouver dans les courriers indésirables. Il vaut mieux parler directement au candidat pour éviter qu’il se déplace pour rien.
Excusez-vous pour l’annulation de l’entretien et proposez un ou plusieurs créneaux pour le reprogrammer. N’oubliez pas de confirmer la date et l’heure du rendez-vous par e-mail, afin de vous assurer que tout est bien compris.
Quelques conseils supplémentaires
Limitez le nombre d’entretiens de recrutement
Des processus de recrutement longs et fastidieux découragent les candidats. De plus, ils peuvent compromettre votre image d’employeur et l’expérience candidat.
Dans la mesure du possible, limitez le nombre d’entretiens. Une enquête réalisée par Regionsjob révèle que 55% des recruteurs estiment que deux entretiens sont nécessaires pour prendre une décision de recrutement.
Renseignez-vous sur le poste concerné par l’embauche
En tant que recruteur, il est important de bien connaître les métiers de votre entreprise. Cela s’applique également au recrutement de profils techniques !
Selon un sondage réalisé par Codingame, un site dédié à la programmation informatique ludique, les deux principales raisons pour lesquelles les développeurs détestent les processus de recrutement sont les questions et exercices peu pertinents, ainsi que les professionnels des ressources humaines qui ne connaissent pas la technologie.
Prenez donc les devants et élargissez vos connaissances ! Consultez des sites dédiés au métier concerné par le recrutement et échangez avec les collaborateurs occupant des postes similaires. Cela vous permettra de mieux comprendre leurs missions. Les efforts en valent la peine !
Construisez une relation durable
Oubliez l’image dépassée du recruteur qui pose une série interminable de questions. L’entretien de recrutement n’est pas un interrogatoire !
Au contraire, créez une atmosphère chaleureuse et un environnement propice à des échanges fructueux. Faites en sorte que votre rencontre laisse une impression mémorable. Si le candidat est retenu, la relation entre l’entreprise et le candidat commencera sur de bonnes bases. Si le candidat n’est pas retenu, il fera peut-être partie de votre vivier de candidats. Vous resterez donc potentiellement en contact avec lui. Qui sait, peut-être qu’une collaboration sera possible à l’avenir.
Quoi qu’il en soit, vous avez tout à gagner à construire une relation durable avec vos candidats.
L’entretien de recrutement est un moment clé pour le candidat, mais également pour l’entreprise. Il indique la possibilité d’une future collaboration professionnelle.
Pour que cette rencontre soit fructueuse, il est essentiel de bien la préparer et de garder à l’esprit l’expérience candidat que vous souhaitez offrir. À vous de jouer !
