La modélisation des processus métier est une étape essentielle pour optimiser l’organisation d’une entité. Elle représente graphiquement et de manière schématisée l’ensemble des tâches qui composent l’activité d’une entreprise, d’une administration, d’une collectivité ou d’une association. Cependant, pour réussir cette approche, il est important de connaître les notions clés et d’adopter les bonnes pratiques. Dans cet article, nous vous guiderons à travers chaque étape de la modélisation des processus métier afin de vous aider à réussir.
Notions clés de la modélisation de processus
La modélisation, une étape cruciale du BPM
La gestion des processus métier (BPM) est une discipline qui consiste à modéliser, automatiser, exécuter, contrôler, mesurer et optimiser les flux d’activités commerciales pour atteindre les objectifs de l’entreprise. La modélisation des processus est donc une phase du BPM qui permet de représenter les différentes tâches réalisées en interne ou en externe. Il s’agit d’analyser, recenser et optimiser ces tâches afin d’obtenir les résultats attendus.
Déterminer un processus métier
Un processus métier se définit par un ensemble d’actions qui ont une finalité précise. Par exemple, les actions d’un processus d’achat aboutissent à une vente et une acquisition, les tâches d’un processus d’audit déterminent un rapport d’audit, et les formalités d’un processus administratif mènent au renouvellement d’une pièce d’identité. L’objectif de la modélisation des processus est d’optimiser ces actions afin d’atteindre les résultats escomptés.
Pourquoi modéliser les processus métier ?
La modélisation des processus métier permet notamment d’améliorer l’efficacité et la productivité d’une entreprise. En formalisant les tâches de chaque processus, il est possible de détecter les défaillances et de modéliser des processus corrigés et optimisés. Cela permet également d’éviter les doublons, d’améliorer la coordination entre les tâches, d’éviter les goulots d’étranglement, d’instaurer des standards communs, de rendre visible l’avancée du processus à toutes les parties prenantes, et bien d’autres avantages.
Exemples de modélisation de processus
Pour mieux comprendre la modélisation de processus, voici quelques exemples concrets :
Modélisation du traitement d’une facture fournisseur
Voici un exemple de processus de traitement d’une facture fournisseur depuis son émission jusqu’à son paiement. Les étapes comprennent le dépôt de la facture, la qualification par le service comptable, la validation par le demandeur, l’information du fournisseur en cas de refus, la mise en paiement de la facture et enfin l’archivage de la facture.
Processus d’achat simple
Voici un exemple de processus simple de demande d’achat.
Modélisation d’une adhésion
Prenons l’exemple d’un organisme de prestations sociales qui gère l’inscription de nouveaux adhérents. Le processus d’inscription comprend la création d’un compte par l’adhérent, la fourniture des éléments nécessaires à son adhésion, le contrôle par l’organisme, la demande éventuelle d’éléments complémentaires, et enfin l’acceptation de l’adhésion.
Processus interne en entreprise
Le traitement d’un fait dans une organisation peut être modélisé de différentes manières. Par exemple, la signalisation d’un fait inhabituel par un salarié, la qualification du fait, le rattachement à un processus ou une procédure dédiée, la réévaluation du risque et les actions préventives ou correctives, et enfin l’archivage du fait.
Processus métier plus complexe
Voici un exemple de modélisation de processus impliquant un acheteur et un vendeur. Même l’achat d’une pizza nécessite une modélisation du support client.
Méthodologie pour modéliser un processus métier
La modélisation d’un processus métier est une démarche qui nécessite une réflexion approfondie. Voici quelques conseils pour vous aider à réussir cette étape :
Établir une cartographie des processus
La cartographie d’un processus métier est une représentation visuelle des étapes et des tâches qui composent ce processus. Elle permet de visualiser les liens entre les acteurs, leurs actions et les résultats attendus. Chaque étape doit détailler qui fait quoi, quand, où et comment. La cartographie se présente sous la forme d’un diagramme avec des formes simples.
Prendre en compte les parties prenantes
Il est essentiel d’intégrer toutes les parties prenantes dans la modélisation des processus métier. Cela inclut les collaborateurs internes, les prestataires, les fournisseurs, les acheteurs, les usagers, les partenaires, etc. Chaque partie prenante doit être impliquée dans les processus qui la concernent afin de modéliser des processus optimisés. Il est important de prendre en compte les tâches externes, qui peuvent être plus complexes à optimiser.
Utiliser la norme BPMn
La norme BPMn est une méthode standardisée pour modéliser les processus métier. Elle utilise une nomenclature d’éléments graphiques tels que les actions, les branchements, les connecteurs et les événements. La modélisation avec BPMn permet d’identifier facilement les actions à réaliser, les points sensibles du processus, les tâches nécessitant l’intervention humaine et celles pouvant être automatisées.
Éviter les erreurs courantes
Il est essentiel d’éviter certaines erreurs courantes lors de la modélisation des processus métier. Par exemple, il ne faut pas figer le processus et négliger l’agilité nécessaire pour s’adapter aux changements. Il est également important d’intégrer les données dans le processus afin de faciliter les flux d’information. Enfin, il faut automatiser les tâches qui peuvent l’être afin de gagner en efficacité.
Outils BPM : utilité et limites
Les outils BPM peuvent être utiles pour faciliter l’analyse des processus métier et obtenir une première ébauche d’une application métier. Cependant, il est important de comprendre leurs limites. Les outils BPM sont souvent axés sur la modélisation pure et ne prennent pas en compte les flux de données. Il est donc essentiel d’intégrer les données dans l’analyse des processus afin de modéliser des workflows optimaux. De plus, il est nécessaire d’adopter une approche agile pour pouvoir s’adapter aux évolutions du marché et des besoins. Enfin, il est important d’automatiser les processus métier afin d’améliorer l’efficacité et de réduire les erreurs humaines.
En conclusion, la modélisation des processus métier est une étape essentielle pour optimiser l’organisation d’une entreprise. En suivant les bonnes pratiques et en utilisant les outils appropriés, il est possible de réussir cette démarche et d’obtenir des gains significatifs en efficacité et productivité. Pour plus d’informations sur la modélisation des processus métier et la création d’applications métier sur mesure, n’hésitez pas à nous contacter.
