La cartographie des processus est un aspect essentiel de toute entreprise. Que ce soit pour les ventes, le marketing, le recrutement, l’intégration des employés, la production ou les achats, chaque processus suit un chemin spécifique. Tracer ce chemin est crucial pour tous les types d’entreprises. La cartographie des processus vous aide à créer, standardiser et améliorer vos processus métier. Elle permet également d’identifier les inefficacités et de faire évoluer votre entreprise.
Dans ce guide complet, nous vous expliquerons en détail ce qu’est une cartographie des processus, pourquoi elle est importante et comment en créer une. Nous partagerons également des modèles prêts à l’emploi pour vous aider à démarrer rapidement.
Qu’est-ce qu’une cartographie des processus ?
Une cartographie des processus est un outil de planification, de gestion et de communication qui décrit visuellement les processus et les flux de travail. Elle est également appelée modèle de processus, diagramme de flux de travail ou organigramme de processus.
Les techniques de cartographie des processus sont utiles dans la gestion, les affaires et la planification de projets. Elles peuvent être utilisées pour la formation, l’analyse et l’amélioration des processus, ainsi que pour l’intégration d’autres processus métier.
Une cartographie des processus visualise les événements, les étapes et les activités impliqués dans l’accomplissement des tâches. Elle peut aller de tâches simples comme le classement à des activités complexes comme la création d’un processus de vente, la vente de produits, le recrutement de personnel ou la gestion des opérations quotidiennes.
Les cartographies de processus permettent de répondre à ces quatre questions clés :
- Quelles sont les tâches impliquées dans chaque processus ?
- Qui est responsable de chaque activité ou tâche ?
- Quand chaque tâche a-t-elle lieu ?
- Quels sont les domaines que nous pouvons améliorer ?
Pourquoi utiliser une cartographie des processus ?
Il existe de nombreux avantages à utiliser une cartographie des processus dans votre entreprise :
Communiquer facilement : Les cartographies des processus permettent de communiquer facilement les processus, les informations et les données à l’échelle de l’entreprise, avec votre équipe, vos clients et d’autres parties prenantes.
Coordonner les tâches : Vous pouvez utiliser la cartographie des processus pour coordonner les tâches et gérer plusieurs membres de l’équipe.
Révéler les lacunes et les inefficacités : Les cartographies des processus permettent de révéler les lacunes, les difficultés ou les inefficacités et vous aident à résoudre les problèmes au sein d’un système ou d’un projet donné.
Améliorer la compréhension des processus métier : Elle améliore la compréhension des processus métier et les performances de l’équipe, ainsi que la satisfaction des employés.
Renforcer la fiabilité de votre entreprise : Vous pouvez créer une cartographie des processus pour montrer aux investisseurs ou aux clients que votre entreprise a un flux de processus clairement défini et que vos processus sont fiables.
Planifier, prévoir et atténuer les risques : Les cartographies de processus permettent de mettre en évidence les défauts, de planifier les imprévus et d’atténuer les risques.
Résoudre les problèmes et prendre des décisions éclairées : La création d’une cartographie des processus vous aide à mieux résoudre les problèmes et à prendre des décisions plus intelligentes.
Conformité aux normes de l’industrie : Vous aurez besoin d’une cartographie des processus pour vous conformer aux normes de l’industrie, telles que ISO 9000 et ISO 9001.
Comment créer une cartographie de processus
La création d’une cartographie de processus est importante pour améliorer la communication et les processus commerciaux au sein de votre organisation. Voici les étapes à suivre :
Étape 1 : Identifiez le processus nécessaire
Commencez par déterminer le processus que vous souhaitez visualiser et donnez-lui un nom. Identifiez le problème que vous souhaitez résoudre. Cela vous aidera à choisir le meilleur outil de cartographie des processus à utiliser.
Étape 2 : Décrivez les activités impliquées
Rassemblez les équipes et les parties prenantes pour réfléchir aux étapes nécessaires au processus. Énumérez toutes les tâches requises, déterminez le niveau de détail à inclure, identifiez les liens entre les tâches, déterminez qui s’occupe de chaque tâche et identifiez le système utilisé pendant le processus.
Étape 3 : Organisez les étapes dans une séquence
Organisez les activités ou les étapes dans le bon ordre jusqu’à ce que vous ayez un chemin clair du début à la fin. Assurez-vous d’inclure toutes les étapes nécessaires.
Étape 4 : Dessinez votre schéma de processus
Dessinez votre cartographie de processus en utilisant des formes ou des symboles de mapping de processus pour décrire chaque étape. Utilisez des flèches pour représenter le flux de direction, des ovales pour représenter le début et la fin du processus, des losanges pour représenter les points de décision, et des parallélogrammes pour représenter l’entrée et la sortie. Vous pouvez utiliser des outils en ligne tels que Visme pour faciliter cette étape.
Étape 5 : Examinez et finalisez la cartographie de processus
Passez en revue votre cartographie de processus avec votre équipe et les autres parties prenantes impliquées. Assurez-vous que tout le monde comprend et accepte le flux de la cartographie de processus.
Étape 6 : Implémentez votre processus et analysez régulièrement la cartographie
Mettez en œuvre votre processus à plus petite échelle, puis analysez régulièrement votre cartographie de processus pour identifier les moyens d’améliorer le processus. Traitez les domaines à améliorer et mettez à jour la cartographie pour refléter les changements.
Types de cartographies de processus
Il existe différents types de cartographies de processus, chacun adapté à des fins spécifiques. Voici quelques-uns des types les plus courants et quand les utiliser :
Organigramme
C’est la forme la plus simple de cartographie de processus. L’organigramme de base utilise des formes pour visualiser les étapes, les entrées et les sorties, ainsi que les activités impliquées dans un processus. Il est idéal pour la planification de projets, la modélisation des processus, l’amélioration de la communication entre les membres de l’équipe, la résolution des problèmes dans le processus actuel, l’amélioration des processus existants de l’entreprise, et l’analyse et la gestion des workflows existants.
Cartographie des processus de la chaîne de valeur
Également appelée cartographie des processus de haut niveau, elle capture uniquement les étapes essentielles d’un projet ou d’un processus métier. Contrairement à l’organigramme, elle exclut les détails granulaires. Vous pouvez l’utiliser pour montrer les principales activités ou processus d’une entreprise, identifier les étapes clés, et discuter des processus avec les cadres supérieurs.
Cartographie de la chaîne de valeur
Cette cartographie complexe visualise le processus de livraison d’un produit ou d’un service sur le marché. Elle est principalement utilisée pour montrer le flux d’informations et de matériaux, capturer des données importantes telles que le temps de production et le nombre de personnes impliquées, indiquer les domaines pour réduire les inefficacités et les gaspillages, identifier les opportunités d’amélioration des processus futurs, et documenter les données qualitatives et quantitatives sur le processus.
Cartographie détaillée du processus
Contrairement à la cartographie de haut niveau, elle souligne tous les détails du processus, y compris chaque étape et sous-processus. Vous pouvez l’utiliser pour déterminer chaque détail et éventualité impliqués dans un processus, fournir un aperçu détaillé du processus cartographié, et identifier les lacunes et les inefficacités.
Cartographie des couloirs
Aussi appelée diagramme à couloirs, carte interfonctionnelle ou organigramme de déploiement, elle décrit les activités impliquées dans un processus et les personnes qui en sont responsables. Ce type de schéma convient pour capturer les différents rôles et les relations entre les parties prenantes, identifier les inefficacités et les défauts du processus, clarifier les rôles clés, et sensibiliser les employés à leur rôle et accroître la responsabilisation.
Schéma SIPOC
SIPOC est un acronyme signifiant Fournisseurs, Entrées, Processus, Sorties et Clients. Cette cartographie utilise ces éléments clés pour fournir un aperçu détaillé des activités d’un processus d’entreprise. Elle est adaptée pour définir le périmètre des processus complexes, identifier les éléments et les parties prenantes, et mesurer les améliorations d’un processus.
Modèles de cartographie de processus
Pour vous aider à démarrer rapidement, nous avons sélectionné certains des meilleurs modèles de cartographie de processus proposés par Visme. Ces modèles sont personnalisables et vous permettent de créer facilement des cartes de processus attrayantes.
Cartographie de processus Swimlane : Ce modèle interfonctionnel est parfait pour visualiser les responsabilités des différents départements tout au long d’un processus de vente.
Organigramme du processus d’embauche : Positionnez votre entreprise pour réussir en visualisant votre processus d’embauche et en communiquant les tâches et les responsabilités.
Diagramme de flux de travail de la machine à café : Ce diagramme fournit un aperçu visuel du fonctionnement d’une machine à café. Il est utile pour la formation et l’intégration des employés.
Feuille de route du processus d’application de retouche photo : Ce modèle décompose les étapes et les activités impliquées dans la création d’une application de retouche photo.
Diagramme de flux de données des salaires : Utilisez ce modèle pour visualiser les processus liés aux logiciels, au matériel et autres projets informatiques.
Organigramme d’entreprise de construction : Utilisez cet organigramme pour visualiser la structure de votre entreprise et les relations entre les différents services et employés.
Diagramme de flux de processus de service de voiture : Utilisez ce modèle pour cartographier l’ensemble du processus de service d’un véhicule.
Organigramme de génération de leads pour les services de consultation : Ce modèle met en évidence les activités nécessaires pour transformer un visiteur en prospect.
Diagramme de modélisation des processus métier : Utilisez ce diagramme pour représenter graphiquement le processus de demande de remboursement de frais de votre entreprise.
Flux de processus NFT : Ce modèle fournit une représentation visuelle attrayante des processus impliqués dans la préservation et l’échange de jetons NFT.
Ces exemples de modèles de cartographie de processus vous permettent de gagner du temps et de personnaliser facilement votre propre cartographie pour répondre à vos besoins spécifiques.
Conclusion
Vous voilà prêt à cartographier efficacement les processus au sein de votre organisation. La cartographie des processus est un outil essentiel pour améliorer la clarté et la productivité de votre entreprise. Avec les bonnes informations et les bons outils, vous pouvez créer facilement des cartes de processus attrayantes et informatives.
Utilisez Visme, un créateur d’organigrammes professionnel, pour faciliter la création de vos cartes de processus. Profitez de la vaste bibliothèque d’icônes, de formes et d’animations pour personnaliser facilement vos cartes. Que vous créiez une cartographie de processus à partir de zéro ou que vous utilisiez l’un des nombreux modèles disponibles, Visme vous permet de créer des cartes de processus professionnelles en quelques minutes.
N’oubliez pas de mettre en œuvre votre processus, d’analyser régulièrement votre cartographie et de mettre à jour les cartes pour refléter les améliorations et les changements apportés à vos processus. Bonne cartographie des processus !
