Une flotte automobile représente l’ensemble des véhicules dont les employés d’une entreprise disposent pour mener à bien leurs activités. Elle inclut les voitures de fonction, les véhicules de service, ainsi que les utilitaires, les deux-roues et tout autre véhicule nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise. Qu’ils soient loués ou propriétés de l’entreprise, ces véhicules nécessitent une organisation optimale pour une gestion efficace de la flotte. Découvrez les différents éléments à considérer lorsque vous souhaitez équiper votre entreprise d’une flotte automobile.
Le rôle essentiel du gestionnaire de parc automobile
Pour optimiser la gestion de votre flotte automobile, il peut être nécessaire d’embaucher un gestionnaire de parc formé à cette tâche. En tant que professionnel de la logistique, cette personne doit posséder de solides compétences organisationnelles pour avoir une vision globale et éviter d’être dépassée, surtout si la flotte est de grande envergure. De nos jours, les gestionnaires de parc automobile se tournent de plus en plus vers l’utilisation de logiciels pour les aider dans leurs tâches quotidiennes, ce qui nécessite une maîtrise des outils informatiques. En plus de sa capacité à optimiser la gestion, le gestionnaire de parc automobile doit également être à l’aise avec l’écriture, car il doit être en mesure d’élaborer et de rédiger des cahiers des charges. Il doit également avoir de bonnes compétences en communication, car il sera amené à collaborer avec tous les employés et les différentes équipes de l’entreprise. Enfin, une expertise juridique est également attendue pour pouvoir se conformer aux différentes lois et réglementations en matière de transport.
Dans le cas des entreprises de petite taille, il peut être plus avantageux d’externaliser la gestion de la flotte automobile. En effet, l’embauche d’une personne dédiée à cette fonction n’est pas toujours rentable. Le Fleet Management permet de confier la gestion de la flotte automobile à une société spécialisée. Ces sociétés remplissent les mêmes fonctions qu’un gestionnaire de parc, et offrent même des services complémentaires grâce à leurs partenariats. Externaliser la gestion de la flotte automobile permet également de déléguer les tâches liées à l’entretien, à l’assurance, à l’approvisionnement en carburant, aux réparations et au reporting. Cela permet d’optimiser la gestion de la flotte et de réduire le coût total de possession.
Identifier les leviers d’optimisation de la gestion
Pour optimiser efficacement la gestion de votre flotte automobile, il est crucial de bien comprendre son fonctionnement et ses composantes. Avant de mettre en place des mesures d’optimisation des coûts de gestion, le gestionnaire de parc doit mener un audit pour identifier d’éventuels dysfonctionnements. Cet audit peut être réalisé régulièrement dans une optique d’efficacité et d’organisation optimale. Il doit ensuite mettre en place des processus basés sur les meilleures pratiques pour gagner du temps dans son travail quotidien.
Cet audit permettra au gestionnaire de parc de déterminer précisément le coût total d’un véhicule, qui ne se limite pas à son coût d’achat ou au montant des loyers de location. En effet, des frais d’utilisation s’ajoutent à ces coûts, tels que le carburant, les primes d’assurance, l’entretien, les pneumatiques, le financement et la fiscalité, ainsi que la gestion interne de la flotte. Ces coûts variables d’utilisation sont des leviers sur lesquels le gestionnaire de parc peut agir pour améliorer la performance de la flotte automobile.
Les 5 piliers pour optimiser la gestion de la flotte
Après avoir côtoyé de nombreux gestionnaires de flotte automobile, nous avons identifié cinq leviers incontournables pour optimiser la gestion des véhicules professionnels. Ces leviers sont le financement et le choix de véhicules adaptés, le contrôle du budget carburant, la maîtrise des coûts d’entretien, la sensibilisation des collaborateurs et la limitation du nombre de fournisseurs. Maîtriser ces éléments a un impact direct sur la rentabilité de la flotte automobile, et permet de mettre en place des mesures concrètes pour améliorer l’efficacité tout en réduisant les dépenses.
Pertinence dans le choix du modèle de véhicules
L’acquisition de véhicules professionnels représente une part importante du budget d’une flotte automobile. Il est primordial de choisir des véhicules fiables et économes, en tenant compte de la consommation moyenne de carburant et des émissions de CO2. Opter pour des véhicules rejetant peu de dioxyde de carbone peut avoir des avantages fiscaux en plus de réduire le coût total de possession. Il est également important de choisir des véhicules adaptés à leur usage, et de ne pas se focaliser uniquement sur le prix.
Contrôle du budget carburant
Le carburant représente entre 15 et 20% des dépenses quotidiennes d’une flotte automobile. La consommation de carburant peut varier d’une motorisation à l’autre et d’un modèle de véhicule à l’autre. Le renouvellement régulier des véhicules permet de réduire les dépenses en carburant, car les véhicules plus récents offrent de meilleures performances en termes de consommation. De plus, le comportement routier des collaborateurs a également un impact sur le budget carburant. Il est donc essentiel de sensibiliser les conducteurs à l’importance d’une conduite éco-responsable.
Maîtrise des coûts d’entretien
L’entretien des véhicules professionnels est un poste de dépenses conséquent dans le budget d’une flotte. Un entretien régulier permet d’améliorer la longévité des véhicules, de maximiser leur valeur résiduelle et de garantir la sécurité des conducteurs. Respecter les échéances d’entretien permet de mieux gérer les coûts directs et indirects, d’éviter des frais de maintenance supplémentaires et de planifier les interventions techniques. Il existe des offres spécifiques pour optimiser l’entretien des véhicules d’une flotte tout en bénéficiant de tarifs préférentiels.
Sensibilisation des conducteurs à la préservation des véhicules
L’attitude des collaborateurs vis-à-vis de leur véhicule de fonction est également un aspect important de la gestion de la flotte. Chaque conducteur doit prendre soin de son véhicule tout en étant capable de repérer les anomalies et de les signaler rapidement au gestionnaire de parc. Il est nécessaire de sensibiliser les conducteurs à la vérification régulière des niveaux du moteur, à la pression des pneus et à l’état général du véhicule. Ces actions permettent de garantir la sécurité des collaborateurs, de réaliser des économies de carburant et de prévenir les pannes mécaniques.
Limitation du nombre de fournisseurs
Réduire le nombre de fournisseurs de la société permet de simplifier la gestion de la flotte et de bénéficier de tarifs avantageux. En travaillant avec quelques fournisseurs de confiance, tels que des concessionnaires, des sociétés de leasing, des pétroliers, des spécialistes de l’entretien, des pneumaticiens et des compagnies d’assurance, le gestionnaire de parc renforce son pouvoir de négociation. Cette approche facilite la gestion financière de la flotte et permet de réaliser des économies.
Observation et pilotage au quotidien
Pour optimiser votre flotte automobile, il est essentiel de surveiller les indicateurs de performance et de piloter votre parc à l’aide d’un logiciel de gestion adapté. Ce type de logiciel vous permettra de suivre différents indicateurs de performance, tels que la valeur résiduelle de la flotte, la consommation de carburant, le suivi kilométrique, les dépenses en pneumatiques et l’accidentologie. De plus, il offre des fonctionnalités de pilotage, telles que des alertes personnalisées pour les entretiens périodiques, les limites kilométriques et l’utilisation abusive des cartes carburant. En utilisant cet outil, vous simplifierez la gestion de votre flotte automobile tout en améliorant sa performance.
En identifiant et en évaluant chaque poste de dépenses, vous pourrez optimiser votre gestion au quotidien et augmenter votre productivité. Vous obtiendrez d’excellents résultats financiers, un parc automobile en bon état et des employés satisfaits. L’optimisation de la gestion de la flotte pourra même être étendue à l’adoption de nouvelles solutions de mobilité, telles que l’autopartage ou le covoiturage, afin de réduire davantage le coût total de possession. Ces initiatives en faveur du développement durable sont valorisables aux yeux de vos employés et des autres parties prenantes de votre entreprise.
