Guide complet sur les chèques-cadeaux en entreprise

En entreprise, les chèques-cadeaux sont couramment offerts aux salariés dans la grande majorité des cas. Ces avantages, d’un montant fixe, peuvent être utilisés comme moyen de paiement auprès d’un large éventail de marques partenaires, spécialisées tant dans les biens que dans les services. En tant qu’élu CSE (Comité Social et Économique), quelles sont les clés pour réussir la mise en place des chèques-cadeaux en entreprise ?

Table des matières

Qu’est-ce qu’un chèque-cadeau en entreprise ?

Le chèque-cadeau en entreprise est une prestation ASC (Activité Sociale et Culturelle) du CSE. Dans les entreprises de moins de 11 salariés, il peut également être octroyé directement par l’employeur. Très apprécié des salariés français, il s’agit d’un bon d’achat offert par l’entreprise pour récompenser, renforcer l’esprit d’équipe ou célébrer des occasions spéciales de la vie (Noël, mariage, adoption, naissance, etc.). Il peut être utilisé comme moyen de paiement ou échangé auprès de diverses enseignes commerciales ou culturelles.

Le chèque-cadeau en entreprise présente des avantages tant pour le CSE que pour les bénéficiaires. Pour le CSE, il est non seulement exonéré de charges sociales, mais aussi déductible. Quant aux bénéficiaires, il leur permet de se faire plaisir tout en augmentant leur pouvoir d’achat. De plus, il favorise l’économie locale en encourageant les achats auprès des commerces indépendants et de proximité.

Plusieurs formats de chèque-cadeau entreprise disponibles

Le CSE peut choisir entre trois formats de chèque-cadeau pour offrir plus de flexibilité aux salariés. Il est donc possible de distribuer des chèques-cadeaux papier, des cartes-cadeaux ou des chèques-cadeaux digitaux entièrement dématérialisés.

Le chèque-cadeau papier est aujourd’hui sécurisé grâce à l’impression holographique, qui le rend infalsifiable.
La carte-cadeau est rechargeable et utilisable en plusieurs fois, au centime près. Elle peut être mono-enseigne, multi-enseigne ou pré-payée.
Le chèque-cadeau digital est envoyé par e-mail, ce qui facilite grandement sa gestion pour le CSE en évitant la logistique liée au stockage, à la distribution et à l’envoi postal.

Les bénéficiaires et les utilisations des chèques-cadeaux entreprises

Le chèque-cadeau en entreprise peut être attribué à partir du premier salarié, qu’il soit en période d’essai, en CDD, en stage, à temps partiel, en congé maladie, en congé maternité ou en congé de vacances. Toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité ou son chiffre d’affaires, peut choisir de récompenser et d’encourager ses salariés et stagiaires grâce à cet avantage.

Le CSE peut également offrir des chèques-cadeaux aux dirigeants assimilés salariés et, dans certains cas, à des personnes externes telles que des clients, des partenaires ou des fournisseurs de l’entreprise, à condition que l’opération serve directement l’intérêt de l’entreprise.

Il est essentiel que l’attribution des chèques-cadeaux ne soit pas discriminatoire et ne repose sur aucun critère discriminatoire tels que l’âge, le sexe, l’origine, la religion, l’appartenance à un syndicat ou encore la participation à un mouvement social. De plus, l’élimination des salariés arrivant en retard, absents ou présentant des résultats insuffisants est également à éviter. Il est également important de ne pas sélectionner les salariés en fonction de leur catégorie professionnelle, de leur niveau de rémunération ou de leur type de contrat de travail.

Où les bénéficiaires peuvent-ils utiliser les chèques-cadeaux en entreprise ?

De nombreuses enseignes physiques et en ligne acceptent les chèques-cadeaux. Afin de garantir que cet avantage fasse réellement plaisir aux bénéficiaires, le CSE doit consulter attentivement la liste des partenaires de la société émettrice des chèques-cadeaux. Cela permet de s’assurer que les bénéficiaires pourront les dépenser chez des enseignes qui leur plaisent vraiment.

Les raisons d’offrir des chèques-cadeaux en entreprise sont multiples :

Ils augmentent et nourrissent la motivation des salariés, surtout s’ils sont offerts plusieurs fois par an.
Ils marquent concrètement les événements fédérateurs tels que Noël.
Ils améliorent directement le pouvoir d’achat des bénéficiaires en agissant comme un complément de revenus.
Ils montrent aux nouveaux talents et candidats à l’embauche que l’entreprise se soucie du bien-être de ses employés.
Ils s’adaptent aux besoins du CSE.
Ils démocratisent l’accès à la culture en permettant aux bénéficiaires de profiter d’activités, de sorties ou d’achats de biens culturels.
Lorsqu’ils respectent les critères de l’URSSAF, ils sont exonérés des cotisations sociales habituellement appliquées aux avantages en nature.

Si vous envisagez de mettre en place des chèques-cadeaux culturels au sein de votre CSE, découvrez où utiliser le chèque-cadeau Kadéos Culture !

À quel moment le CSE peut-il offrir des chèques-cadeaux en entreprise ?

Pour bénéficier des exonérations prévues par la loi, l’entreprise doit distribuer des chèques-cadeaux lors d’occasions spécifiques appelées “événements URSSAF”. Toute autre attribution en dehors de ces événements est soumise aux cotisations et contributions sociales prévues par la loi et peut même être considérée comme un facteur de discrimination, par exemple lorsqu’elle survient à l’occasion d’une fête régionale.

Les événements suivants sont concernés :

La naissance ou l’adoption : le salarié doit prouver que l’événement s’est déroulé dans l’année civile pour bénéficier d’un chèque-cadeau en entreprise.
Le mariage ou le PACS : cette dotation concerne uniquement les salariés concernés par le mariage ou le PACS. Si deux salariés de la même entreprise se marient, ils sont tous deux éligibles aux chèques-cadeaux en entreprise.
Le départ à la retraite : le chèque-cadeau est un cadeau parfait pour témoigner de l’attachement de l’entreprise envers un salarié qui part en retraite.
La fête des mères ou des pères : seuls les salariés ayant des enfants sont éligibles à ces chèques-cadeaux, peu importe leur nombre.
La Sainte-Catherine ou la Saint-Nicolas : les salariés non mariés qui célèbrent leur 25e anniversaire (pour les femmes) ou leur 30e anniversaire (pour les hommes) dans l’année civile sont éligibles à ces chèques-cadeaux.
Noël adulte ou Noël enfant : ces chèques-cadeaux concernent les salariés et les enfants jusqu’à l’âge de 16 ans révolus dans l’année civile. Ils permettent d’acheter des biens en rapport avec Noël, tels que des jouets, des livres, des disques, des vêtements, des équipements de loisirs ou sportifs. Les achats alimentaires doivent également être festifs (saumon, foie gras, etc.).

Si deux salariés parents d’un enfant de 16 ans révolus travaillent dans la même entreprise, chacun d’eux doit recevoir individuellement un chèque-cadeau. Cette règle est particulièrement pertinente en 2021, où les prix des jouets ont augmenté en moyenne de 5 euros en raison des problèmes d’approvisionnement et de l’augmentation des coûts des matières premières.

La rentrée scolaire : les salariés ayant des enfants de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat peuvent recevoir des chèques-cadeaux, à condition de justifier de la scolarité de leur enfant. Il est important de préciser que la “rentrée scolaire” englobe toute rentrée de début d’année scolaire, universitaire, quelle que soit la nature de l’établissement (établissement scolaire, lycée professionnel, centre d’apprentissage, etc.). Le bon d’achat doit permettre l’accès à des biens en rapport avec cette rentrée (fournitures scolaires, livres, vêtements, micro-informatique).

La rentrée scolaire 2022-2023 a été encore plus chère pour les parents ! L’inflation est partout, à tel point que les cahiers ont coûté en moyenne 20 à 25% plus cher cette année.

Quelles sont les exonérations prévues par la loi ?

Depuis le 1er janvier 2022, les chèques-cadeaux en entreprise sont exonérés de cotisations sociales à condition que la valeur totale ne dépasse pas un certain pourcentage du plafond mensuel de sécurité sociale (PMSS) par année et par bénéficiaire. Pour bénéficier de cette exonération, le CSE doit respecter les deux règles suivantes établies par l’URSSAF :

Le montant total des chèques-cadeaux émis sur l’année civile ne doit pas dépasser 5% du plafond de la sécurité sociale (183€ en 2023).
Chaque chèque-cadeau est émis dans le cadre d’un événement URSSAF spécifique, et son montant ne doit pas dépasser 183€ par bénéficiaire pour chaque événement.

Les chèques-cadeaux respectant les critères de l’URSSAF sont également exonérés d’impôt sur le revenu pour les bénéficiaires.

Il est important de noter que les chèques-cadeaux en entreprise doivent obligatoirement mentionner soit la nature du bien, soit le ou les rayons du magasin, soit le nom d’un ou plusieurs magasins. Pour en savoir plus sur la réglementation des chèques-cadeaux en 2023, consultez notre article détaillé.

La distribution des chèques-cadeaux en entreprise

La distribution des chèques-cadeaux en entreprise varie en fonction du nombre de salariés dans l’entreprise.

Entreprise de moins de 50 salariés

Dans les entreprises comptant moins de 50 salariés, le CSE n’est pas chargé des activités sociales et culturelles. Par conséquent, la distribution des chèques-cadeaux revient à l’employeur lui-même.

Entreprise de plus de 50 salariés

Dans les entreprises comptant plus de 50 salariés, la distribution des chèques-cadeaux est exclusivement de la responsabilité du Comité Social et Économique, qui a repris les missions d’activités socio-culturelles du Comité d’Entreprise.

Pour les besoins de la comptabilité de l’entreprise, lorsque les critères d’exonération sont respectés, le chèque-cadeau est considéré comme un avantage en nature offert au salarié. Il doit donc être comptabilisé dans les comptes 647 “autres charges sociales” ou 648 “autres charges de personnel”.

Lorsque les critères d’exonération sont dépassés ou lorsque les chèques-cadeaux ne sont pas offerts dans le cadre d’événements URSSAF, un compte 6417 “Avantages en nature” doit être créé pour enregistrer le montant soumis aux cotisations sociales.

Si, en revanche, la valeur du chèque-cadeau est inférieure ou égale à 73 euros par an et par bénéficiaire, certains experts en comptabilité suggèrent d’utiliser un compte 623 “Cadeaux à la clientèle”.

Où acheter des chèques-cadeaux ?

Aujourd’hui, de nombreux prestataires spécialisés dans la commercialisation de chèques-cadeaux en entreprise sont disponibles. Ils permettent aux CSE de choisir les titres de paiement appropriés en fonction des événements à célébrer et de les personnaliser (logo, message, etc.). Ces prestataires peuvent être contactés via un catalogue traditionnel, en ligne, via des points de vente ou des partenaires.

Les critères pour choisir un prestataire de chèques-cadeaux

En plus d’être exonérés de cotisations sociales, les chèques-cadeaux permettent au CSE de concrétiser son plan d’action sociale tout en améliorant la vie de ses salariés. Faciles à utiliser, ils offrent de nombreuses possibilités et améliorent le pouvoir d’achat, ce qui en fait un avantage significatif tant pour les bénéficiaires que pour le CSE.

Afin de réussir la distribution des chèques-cadeaux en entreprise, il est essentiel de choisir un prestataire fiable et compétent sur lequel le CSE peut compter pour réellement faire plaisir aux bénéficiaires. Les critères suivants doivent donc être étudiés et comparés :

La livraison doit être sécurisée, personnalisable (envoi sous pli à domicile ou possibilité de récupération en personne) et, si possible, gratuite au-delà d’un certain montant de commande.
La personnalisation des chèques-cadeaux en termes d’intitulé (Joyeux Noël, Bonne fête des Mères, etc.), de montant, de logo du CSE, de message spécifique, de nom des bénéficiaires, de dates de validité, etc.
Les frais de gestion doivent être inexistants ou raisonnables pour le CSE.
La validité des chèques-cadeaux, avec possibilité d’échange après dépassement de la date limite d’utilisation.

Pourquoi choisir ProwebCE comme votre partenaire pour les chèques-cadeaux en entreprise ?

ProwebCE propose trois catégories de chèques-cadeaux : Kadéos Infini, Zénith et Connect, afin de permettre au CSE de faire plaisir à ses bénéficiaires. Plafonnés à 183€, ces avantages peuvent être distribués sous forme digitale, de carte ou de chèque papier.

Dédiés aux loisirs et à la culture, ils donnent accès à un réseau unique en France regroupant près de 57 000 points de vente partenaires proposant plus d’un million d’offres à tarifs réduits !

La carte Kadéos Zénith

Utilisable dans plus de 260 enseignes physiques et en ligne, elle permet des paiements fractionnés au centime près sans aucune perte financière pour le CSE et le bénéficiaire. Elle peut également être bloquée en cas de perte ou de vol. Les bénéficiaires peuvent commander leurs cartes Kadéos Zénith en ligne via la billetterie CSE ProwebCE, avec une livraison en 5 jours ouvrés.

Ces cartes-cadeaux peuvent être cumulées avec d’autres prestations du CSE et existent également en version Culture.

Le chèque-cadeau papier Kadéos Infini

Utilisable dans plus de 580 enseignes physiques et en ligne, il peut être distribué sous forme de carnet ou à l’unité. Ce chèque-cadeau est sécurisé et peut être tracé. Les bénéficiaires peuvent commander leurs chèques Kadéos Infini en ligne via la billetterie CSE ProwebCE, avec une livraison en 5 jours ouvrés.

Ces chèques-cadeaux peuvent être cumulés avec d’autres prestations du CSE et existent également en version Culture.

Kadéos Connect

Kadéos Connect est un chèque-cadeau 100% digital et personnalisable. Choisi par près de 7000 CE/CSE et 6 millions de bénéficiaires, il peut être utilisé auprès de plusieurs milliers d’enseignes, que ce soit sur la boutique Kadéos Connect, sur les sites partenaires de ProwebCE (e-cartes et e-billets) ou en magasin.

En plus d’être protégé contre le vol et les pertes, ce chèque-cadeau peut être utilisé en plusieurs fois et au centime près. Il peut être commandé en ligne et est livré sous forme de plateforme personnalisée en 5 jours ouvrés.