Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il devient de plus en plus difficile pour les managers de suivre efficacement tous les projets en cours. Votre équipe peut travailler dur et être passionnée, mais sans une direction intentionnelle pour assurer le succès de chaque projet, votre bureau risque de sombrer dans le chaos. C’est pourquoi seulement 19 % des entreprises déclarent “globalement” mener leurs projets à bien. Mais ne vous inquiétez pas, il existe une solution simple : un bureau de gestion de projet (PMO).
Qu’est-ce qu’un PMO ?
Le PMO est l’abréviation de “Project Management Office”. Il s’agit d’un bureau ou d’un service chargé de la supervision et de la gestion des projets au sein de votre entreprise. Il peut soit planifier et gérer les projets directement (souvent appelé PMO de direction), soit fonctionner à un niveau supérieur en fournissant des indicateurs clés de performance (ICP) et en standardisant les méthodes de gestion de projet dans toute l’organisation. Les PMO sont particulièrement bénéfiques pour les entreprises qui gèrent plusieurs projets prioritaires simultanément.
Quels sont les rôles d’un PMO ?
Le PMO remplit plusieurs fonctions essentielles au sein de votre entreprise. Selon le Project Management Institute, la fonction la plus courante d’un PMO est de définir et de contrôler les ICP du projet. Cependant, le rôle d’un PMO va au-delà de cela. Voici quelques-uns de ses rôles clés :
Définir les ICP de la gestion de projet
L’un des moyens pour un PMO d’améliorer le taux de réussite d’un projet est de définir et de surveiller les ICP et les jalons essentiels du projet. Les ICP de base consistent souvent à comparer l’avancement réel du projet avec le calendrier prévu. Par exemple, le taux d’achèvement dans les délais, les heures prévues par rapport au temps passé, la variation du budget, le nombre d’erreurs, etc.
Mettre en œuvre la standardisation
Un autre rôle essentiel du PMO est de standardiser les méthodologies, les frameworks et les outils utilisés dans toute l’entreprise. Cela facilite la collaboration entre les équipes et permet à tous les collaborateurs de mieux gérer les ressources. Les normes de gestion de projet facilitent également les transitions entre les projets et les équipes, car tous les départements utilisent les mêmes outils, processus et flux de travail.
Superviser la formation et fournir des chefs de projet
Un PMO forme et attribue des chefs de projet pour gérer les projets dans toute l’organisation. Cela garantit que toutes les équipes utilisent les méthodes et les outils standardisés, tout en favorisant la communication entre les équipes de projet et le PMO central.
Conduire l’entreprise à la maturité
L’introduction d’un PMO vise à améliorer la maturité de la gestion de projet au sein de votre entreprise. En normalisant les outils, en fixant des ICP et en assurant la formation, un PMO peut optimiser l’ensemble de vos processus d’entreprise. Les organisations dont les processus de gestion de projet sont plus matures ont 21 % plus de chances d’atteindre les objectifs du projet tout en respectant le budget initial.
Gérer l’allocation des ressources
Pour les petites équipes, il peut être difficile de coordonner et de gérer les ressources telles que l’argent, les effectifs, les sites, etc. Un PMO qui comprend l’état d’avancement de tous les projets peut prendre les bonnes décisions de gestion à chaque fois. En affectant les ressources là où elles sont le plus nécessaires, vous pouvez améliorer les performances du projet sans dépasser les budgets.
Gérer les portefeuilles
Certains PMO sont chargés de gérer un portefeuille de projets, voire des sous-entreprises entières. Cela peut s’appeler un bureau de gestion de portefeuilles de projets (PPMO – Project Portfolio Management Office). Par exemple, le PPMO d’une filiale asiatique peut être responsable de la performance globale de l’entreprise en Asie, et pas seulement de quelques projets.
Les avantages d’un PMO
Maintenant que vous comprenez les rôles essentiels d’un PMO, vous vous demandez probablement quels sont les avantages concrets pour votre entreprise. Voici les cinq principaux avantages qu’un PMO peut apporter :
1. Réduction des coûts
Les entreprises dotées d’un PMO constatent une augmentation de 33 % des projets livrés en respectant le budget initial. En moyenne, les économies s’élèvent à 175 000 $ par projet. Un PMO permet d’accélérer les projets et de mieux répartir les ressources, évitant ainsi les dépenses excessives ou l’externalisation inutile. Ces économies peuvent être réinvesties dans de nouveaux projets ou utilisées pour financer d’autres initiatives importantes.
2. Amélioration de la productivité
En moyenne, les entreprises dotées d’un PMO voient leur productivité augmenter de 25 %. Grâce à de meilleurs cadres pour la gestion des projets et à la mise en place d’ICP pour suivre l’avancement, les équipes peuvent se concentrer plus facilement sur leur travail. Au lieu de s’égarer dans la gestion de projet, elles peuvent se concentrer sur leur expertise et contribuer davantage à la réussite globale de l’entreprise.
3. Réduction des échecs de projet
Les entreprises dotées d’un PMO constatent également une diminution de 25 % des échecs de projet. En évitant les projets voués à l’échec dès la phase de planification et en apportant les ajustements nécessaires, vous pouvez minimiser les efforts gaspillés. Avec un taux plus élevé de projets menés à bien, votre entreprise se développera plus rapidement que jamais.
4. Meilleur alignement sur les objectifs
Les entreprises constatent une amélioration de 43 % de l’alignement des projets sur les objectifs stratégiques grâce à un PMO. Lorsque les petites équipes travaillent sans supervision, elles peuvent se contenter d’améliorations mineures ou de simples corrections de bugs, sans toujours prioriser la vision globale de l’entreprise. Un PMO agit comme une boussole, guidant continuellement les intervenants dans la bonne direction.
5. Amélioration de la satisfaction client
Des projets plus réussis et alignés sur les objectifs stratégiques se traduisent également par une amélioration de 27 % de la satisfaction client. Grâce à une meilleure efficacité, les clients bénéficient de moins de retards, de promesses tenues et de mises à jour plus fréquentes. Une satisfaction client accrue se traduit souvent par une fidélité accrue et une meilleure réputation de l’entreprise.
Les types de PMO
Il existe deux catégories principales de PMO : les PMO d’entreprise et les PMO spécifiques à un service. Les PMO d’entreprise se concentrent sur la stratégie globale de gestion de projet et l’alignement des projets sur la vision de l’entreprise, tandis que les PMO spécifiques à un service se concentrent sur la supervision directe des projets au sein d’un département spécifique.
Points clés à considérer avant de mettre en place un PMO
Avant de vous lancer dans la mise en place d’un PMO, pensez à ces quatre facteurs essentiels :
- Les projets de votre entreprise sont-ils suffisamment importants pour justifier un tel investissement ?
- Quelles sont vos priorités ? Souhaitez-vous standardiser les processus ou agir en tant que coordinateurs directs et superviseurs ?
- Le personnel spécialisé consacre-t-il trop de temps à la gestion de projet ?
- Pouvez-vous obtenir les mêmes avantages en améliorant simplement les outils et les processus existants ?
Outils essentiels pour un PMO efficace
Pour garantir l’efficacité d’un PMO, il est essentiel d’utiliser les bons outils. Voici quelques outils indispensables pour la mise en place d’un PMO :
- Un tableau centralisé de documentation des projets.
- Une feuille de route pour chaque projet important de votre entreprise.
- Des plans de projet globaux adaptés à chaque équipe.
- Un outil de gestion des ressources pour suivre et superviser toutes les ressources de votre entreprise.
- Un carnet de produit pour continuellement développer et prioriser les fonctionnalités de votre projet.
- Des rapports en temps réel sur les ICP et des tableaux de bord pour suivre les performances.
Conclusion
Dans l’ensemble, un PMO peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise, notamment en réduisant les coûts, en améliorant la productivité, en évitant les échecs de projet, en alignant les objectifs et en améliorant la satisfaction client. Cependant, il est important de prendre en compte les caractéristiques de votre entreprise avant de mettre en place un PMO. Il est également essentiel d’utiliser les bons outils pour garantir l’efficacité de votre PMO. Alors, n’attendez plus et commencez à planifier la mise en place de votre PMO dès aujourd’hui !
