Les cartographies des processus sont essentielles pour toute entreprise. Que ce soit pour les ventes, le marketing, le recrutement, l’intégration des employés, la production ou les achats, tout suit un chemin ou un flux de travail spécifique. Tracer cette voie est important pour les entreprises de tous les secteurs. Cela vous aide à créer, normaliser et améliorer vos processus métier, ainsi qu’à identifier les inefficacités et à faire évoluer votre entreprise.
Dans ce guide, nous allons vous expliquer en détail ce qu’est une cartographie de processus, pourquoi elle est importante, comment en créer une et nous vous fournirons également des modèles prêts à l’emploi. Prêt à plonger ?
Qu’est-ce qu’une cartographie de processus ?
Une cartographie de processus est un outil essentiel dans le domaine commercial, la planification et la gestion. Elle décrit visuellement les processus et les flux de travail. On l’appelle également modèle de processus, diagramme de flux de travail ou organigramme de processus.
Les techniques de cartographie des processus sont utiles pour la gestion, les affaires et la planification de projets. Elles peuvent être utilisées lors de la formation, de l’analyse et de l’amélioration des processus, ainsi que lors de l’intégration ou d’autres processus métier.
La cartographie de processus permet de visualiser la séquence d’événements, d’étapes et d’activités qui interviennent dans l’accomplissement des tâches. Cela va des tâches simples comme le classement à des activités complexes comme la création d’un processus de vente, la vente de produits, le recrutement de personnel ou la gestion des opérations quotidiennes.
Les cartographies de processus révèlent quatre éléments essentiels :
- Les tâches impliquées dans chaque processus
- Les responsables de chaque activité ou tâche
- Le moment où chaque tâche a lieu
- Les domaines que nous pouvons améliorer
Pourquoi utiliser une cartographie de processus ?
L’utilisation d’une cartographie de processus présente plusieurs avantages :
- Les cartographies des processus permettent de communiquer facilement des processus, des informations et des données à l’échelle de l’entreprise, avec votre équipe, vos clients et les autres parties prenantes.
- Vous pouvez les utiliser pour coordonner les tâches et gérer plusieurs membres de l’équipe.
- Les cartographies des processus révèlent les lacunes, les difficultés ou les inefficacités et vous aident à résoudre les problèmes au sein d’un système donné.
- Elles améliorent la compréhension des processus métier, les performances de l’équipe et la satisfaction des employés.
- Vous pouvez créer une cartographie des processus pour montrer aux investisseurs ou aux clients que votre entreprise a un flux de processus clairement défini et que vos processus sont fiables.
- Les cartographies de processus vous permettent de mettre en évidence les défauts, de planifier les imprévus et d’atténuer les risques.
- La création d’une cartographie de processus vous aide à mieux résoudre les problèmes et à prendre des décisions plus éclairées.
- Vous aurez besoin d’une cartographie des processus pour vous conformer aux normes de l’industrie, telles que ISO 9000 et ISO 9001.
Comment créer une cartographie de processus
La création d’une cartographie de processus est essentielle pour améliorer la communication et les processus commerciaux au sein de votre organisation. Voici les étapes pour en créer une :
Étape 1 : Identifiez le processus nécessaire
Commencez par déterminer le processus que vous souhaitez visualiser et donnez-lui un nom. Réfléchissez aux activités impliquées dans la commercialisation de vos produits ou services, ou encore à un nouveau processus que vous souhaitez présenter à votre équipe.
Étape 2 : Décrivez les activités impliquées
Rassemblez les équipes et les parties prenantes pour réfléchir aux étapes nécessaires au processus. Énumérez toutes les tâches requises pour terminer le processus et produire le résultat souhaité. Déterminez le niveau de détail à inclure, identifiez où et quand le processus commence et se termine, les liens entre les tâches, qui est responsable de chaque tâche, et le système utilisé pendant le processus.
Étape 3 : Organisez les étapes dans une séquence
Organisez les activités ou les étapes dans le bon ordre jusqu’à ce que vous ayez un chemin clair du début à la fin. Assurez-vous que le processus est capturé dans son intégralité et vérifiez que vous n’avez rien oublié lors de l’étape précédente.
Étape 4 : Dessinez votre schéma de processus
Utilisez des formes ou des symboles de cartographie des processus pour décrire chaque étape du processus. Par exemple, les flèches représentent le flux de direction, les ovales représentent le début et la fin d’un processus, un losange représente un point de décision, et un parallélogramme représente l’entrée et la sortie. Utilisez un outil comme Visme pour choisir, utiliser et réorganiser facilement les symboles de votre cartographie de processus.
Étape 5 : Examinez et finalisez la cartographie de processus
Après avoir dessiné votre cartographie de processus, passez-la en revue avec votre équipe et les autres parties prenantes impliquées. Assurez-vous qu’aucune étape ne manque et qu’il n’y a pas de difficultés, comme des inefficacités ou des redondances. L’objectif est de s’assurer que tout le monde comprend et accepte le flux de la cartographie de processus.
Étape 6 : Implémentez votre processus et analysez régulièrement la cartographie
Votre cartographie de processus est maintenant terminée et sert de guide. Mettez en œuvre le processus à petite échelle, comme dans un département ou une équipe de projet, avant de le déployer dans toute l’organisation. Analysez régulièrement votre cartographie de processus pour identifier les moyens d’améliorer le processus. Traitez les domaines identifiés et mettez à jour la cartographie des processus pour refléter les changements.
Types de cartographies de processus
Il existe différents types de cartographies de processus, adaptés à des fins spécifiques dans la planification et la gestion. Voici quelques-uns des types de cartographies de processus les plus courants et quand les utiliser :
Organigramme
Il s’agit de la forme la plus simple d’une cartographie de processus. L’organigramme de base utilise des formes pour visualiser les étapes, les entrées et les sorties, ainsi que les activités impliquées dans un processus. Il convient à la planification de nouveaux projets, la modélisation et la documentation des processus, l’amélioration de la communication entre les membres de l’équipe, la résolution des problèmes dans le processus actuel, l’amélioration des processus existants de l’entreprise, ainsi que l’analyse et la gestion des workflows existants.
Cartographie des processus de la chaîne de valeur
Cette cartographie de processus de haut niveau capture uniquement les étapes essentielles d’un projet ou d’un processus métier. Contrairement à l’organigramme qui capture tout, ce graphique laisse de côté les détails granulaires. Vous pouvez l’utiliser pour montrer les principales activités ou processus d’une entreprise, identifier les étapes clés impliquées dans le processus et discuter des processus avec les cadres supérieurs.
Cartographie de la chaîne de valeur
Cette cartographie de processus complexe visualise le processus de livraison d’un produit ou d’un service sur le marché. Elle est utilisée pour montrer le flux d’informations et de matériaux, capturer des données importantes telles que le temps de production, le temps de cycle et le nombre de personnes impliquées dans chaque étape, indiquer les domaines à améliorer, identifier les opportunités d’amélioration des processus futurs, et documenter les données qualitatives et quantitatives sur le processus.
Cartographie détaillée du processus
Contrairement à la cartographie de processus de haut niveau, une cartographie de processus détaillée souligne tous les détails du processus, y compris chaque étape et sous-processus. Elle est utilisée pour déterminer chaque détail et éventualité impliqués dans un processus, fournir un aperçu détaillé du processus cartographié, et identifier les lacunes et les inefficacités.
Cartographie des couloirs
Cette cartographie de processus est également appelée diagramme à couloirs, carte interfonctionnelle ou organigramme de déploiement. Elle décrit les activités impliquées dans un processus et les personnes qui en sont responsables. Elle est utilisée pour capturer les différents rôles impliqués dans le processus et les relations entre les parties prenantes, identifier les inefficacités et autres défauts du processus, clarifier les rôles clés et sensibiliser les employés à leur rôle dans un processus.
Schéma SIPOC
SIPOC est un acronyme qui signifie Fournisseurs, Entrées, Processus, Sorties et Clients. Cette cartographie de processus utilise ces éléments clés pour fournir un aperçu détaillé des activités d’un processus d’entreprise. Elle est utilisée pour définir le périmètre des processus complexes, identifier les éléments et les parties prenantes d’un processus, et mesurer les améliorations d’un processus.
Modèles de cartographie de processus
Si vous souhaitez optimiser vos processus métier, Visme propose différents modèles de schémas de processus adaptés à de nombreux cas d’utilisation. Ces modèles sont personnalisables et peuvent vous aider à accélérer votre processus de création. Vous n’avez pas besoin d’être un designer professionnel pour les utiliser. Faites simplement glisser et déposez les formes et autres éléments, et votre cartographie de processus sera prête en quelques minutes.
Voici quelques exemples de modèles disponibles :
Modèle #1 : Cartographie de processus Swimlane
Cet organigramme interfonctionnel est parfait pour visualiser les responsabilités des différents départements lors d’un processus de vente. Chaque service peut voir ce qu’il doit accomplir à chaque étape du processus. Personnalisez ce modèle en modifiant le texte, les formes et le design pour l’adapter à votre processus de vente.
Modèle #2 : Organigramme du processus d’embauche
Ce modèle vous permet de visualiser et de communiquer les tâches et les responsabilités liées au processus d’embauche. Personnalisez ce modèle en modifiant le texte, les lignes, les formes, les polices, les couleurs et l’arrière-plan pour l’adapter à votre processus d’embauche spécifique.
Modèle #3 : Diagramme de flux de travail de la machine à café
Ce modèle fournit un aperçu graphique du fonctionnement d’une machine à café. Utilisez-le pour apprendre aux clients comment tirer le meilleur parti de votre produit ou pour former de nouveaux employés à son utilisation. Personnalisez ce modèle en modifiant le texte, les formes, les icônes, les couleurs et l’arrière-plan pour l’adapter à votre entreprise.
Modèle #4 : Feuille de route du processus d’application de retouche photo
Ce modèle détaille les étapes et les activités impliquées dans la création d’une application de retouche photo. Personnalisez ce modèle pour d’autres cas d’utilisation, comme le développement d’applications, les projets de mise en réseau informatique, le changement de marque de l’entreprise, etc. Modifiez les formes, les icônes, les polices et les designs pour qu’ils correspondent à l’image de marque de votre entreprise.
Modèle #5 : Diagramme de flux de données des salaires
Ce modèle vous permet de visualiser les processus liés aux logiciels, au matériel et à d’autres projets informatiques. Il décrit comment les données circulent dans un système de gestion des salaires. Vous pouvez l’utiliser pour montrer aux clients ou aux cadres supérieurs comment le système ou la solution que vous proposez fonctionnera. Personnalisez ce modèle en modifiant les couleurs, les formes, les icônes et d’autres éléments de design.
Modèle #6 : Organigramme d’entreprise de construction
Utilisez cet organigramme riche en couleurs pour visualiser la structure de votre entreprise et les relations entre les différents services et employés. Personnalisez le modèle en ajustant les couleurs, le texte, les formes, les lignes, l’arrière-plan et plus encore.
Modèle #7 : Diagramme de flux de processus de service de voiture
Ce modèle vous permet de cartographier le processus de service d’un véhicule du moment où le client entre dans le bâtiment jusqu’à son départ. Utilisez-le pour identifier les difficultés et autres problèmes opérationnels. Personnalisez le modèle en modifiant le texte, les formes, les polices, les couleurs et l’arrière-plan pour l’adapter à votre entreprise.
Modèle #8 : Organigramme de génération de leads pour les services de consultation
Ce modèle met en évidence les activités nécessaires pour transformer un visiteur en prospect. Personnalisez ce modèle en modifiant les couleurs, le texte, les formes, l’arrière-plan, etc.
Modèle #9 : Diagramme de modélisation des processus métier
Ce modèle fournit une représentation graphique du processus de demande de remboursement de frais de votre entreprise. Utilisez-le pour analyser, améliorer et automatiser les flux de travail de votre entreprise. Personnalisez ce modèle en modifiant le texte, les couleurs et le design.
Modèle #10 : Flux de processus NFT
Ce modèle fournit une représentation visuelle attrayante des processus impliqués dans la préservation et l’échange de jetons NFT. Utilisez-le pour guider votre public tout au long d’un processus d’inscription ou d’un workflow de production. Personnalisez-le en modifiant les thèmes de couleurs, les styles de police, les formes, les icônes et autres éléments de design.
Ces modèles ne sont qu’un aperçu de ce que vous pouvez créer avec Visme. Notre outil offre une riche bibliothèque d’éléments de design intégrés, tels que des icônes, des formes, des animations, des arrière-plans, des photos et des vidéos, pour vous permettre de créer des cartographies de processus attrayantes et personnalisées.
Alors, prêt à créer des cartographies de processus professionnelles ? Rendez-vous sur Visme et commencez dès maintenant à cartographier vos processus pour augmenter la clarté et la productivité au sein de votre organisation.
