Les visualisations des processus sont cruciales pour toutes les entreprises. Que ce soit pour les ventes, le marketing, le recrutement, l’intégration des employés, le processus de production ou d’achat, tout suit un chemin ou un flux de travail spécifique.
Il est essentiel de cartographier ces processus pour toutes les entreprises, quel que soit leur domaine d’activité. Cela vous aide à créer, normaliser et améliorer vos processus métier. Cela vous permet également d’identifier les inefficacités dans un système et de faire évoluer votre entreprise.
Créer une visualisation de processus est facile si vous disposez des bonnes informations et des bons outils. Dans ce guide, nous vous expliquerons ce qu’est une visualisation de processus, comment en créer une et nous vous fournirons des modèles prêts à l’emploi.
Qu’est-ce qu’une visualisation de processus ?
Une visualisation de processus est un outil commercial, de planification et de gestion qui décrit visuellement les processus et les flux de travail. Ils sont également appelés modèles de processus, diagrammes de flux de travail ou organigrammes de processus.
Les techniques de visualisation des processus sont utiles dans la gestion, les affaires et la planification de projets. Vous pouvez les utiliser pendant la formation, l’analyse et l’amélioration des processus, ainsi que pour l’intégration ou d’autres processus métier.
Elle permet de visualiser la série d’événements, d’étapes du processus et d’activités impliquées dans l’accomplissement des tâches. Cela peut aller de tâches simples comme le classement à des activités complexes comme la création d’un processus de vente, la vente de produits, le recrutement de personnel ou la gestion des opérations quotidiennes.
Les visualisations de processus révèlent les quatre éléments suivants :
- Quelles sont les tâches impliquées dans chaque processus ?
- Qui est responsable de chaque activité ou tâche ?
- Quand chaque tâche a-t-elle lieu ?
- Quels sont les domaines que nous pouvons améliorer ?
Pourquoi utiliser une visualisation de processus ?
Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation d’une visualisation de processus :
Les visualisations de processus vous permettent de communiquer facilement des processus, des informations et des données à l’échelle de l’entreprise avec votre équipe, vos clients et d’autres parties prenantes.
Vous pouvez utiliser des visualisations de processus pour coordonner les tâches et gérer plusieurs membres de l’équipe.
Les visualisations de processus révèlent les lacunes, les difficultés ou les inefficacités et vous aident à résoudre les problèmes au sein d’un système ou d’un projet donné.
Elles améliorent la compréhension des processus métier et les performances de l’équipe ainsi que la satisfaction des employés.
Vous pouvez créer une visualisation de processus pour montrer aux investisseurs ou aux clients que votre entreprise dispose d’un flux de processus clairement défini et de processus fiables.
Les visualisations de processus vous permettent de mettre en évidence les défauts, de planifier les imprévus et d’atténuer les risques.
La création d’une visualisation de processus vous aide à résoudre les problèmes de manière plus efficace et à prendre des décisions éclairées.
Vous aurez besoin d’une visualisation de processus pour vous conformer aux normes de l’industrie, telles que l’ISO 9000 et l’ISO 9001.
Comment créer une visualisation de processus
La création d’une visualisation de processus est importante pour améliorer la communication et les processus commerciaux au sein de votre organisation. Vous pouvez utiliser un modèle de schéma de processus pour créer une visualisation immédiatement. Les étapes suivantes vous guideront tout au long du processus de création d’une visualisation de processus.
Étape 1 : Identifiez le processus nécessaire
Commencez par déterminer le processus que vous souhaitez visualiser et donnez-lui un nom. Par exemple, souhaitez-vous cartographier les activités impliquées dans la commercialisation de vos produits ou services ? Y a-t-il un nouveau processus de signalement que vous aimeriez montrer à votre équipe ? L’identification du problème que vous souhaitez résoudre vous aidera à choisir le meilleur outil de visualisation de processus.
Étape 2 : Décrivez les activités impliquées
Ensuite, rassemblez les équipes et les parties prenantes pour réfléchir aux étapes nécessaires au processus. Cela vous assurera de ne manquer aucun détail important. Nous recommandons de travailler avec des coéquipiers et des parties prenantes qui seront activement impliqués dans le processus. Vous pouvez alors :
- Énumérer toutes les tâches requises pour terminer le processus et produire le résultat souhaité.
- Déterminer le niveau de détail à inclure.
- Identifier où et quand le processus commence et se termine.
- Identifier les liens entre les tâches.
- Déterminer qui est responsable de chaque tâche et quand elle est terminée.
- Identifier le système utilisé pendant le processus.
Étape 3 : Organisez les étapes dans une séquence
L’étape suivante consiste à organiser les activités ou les étapes dans le bon ordre jusqu’à ce que vous ayez un chemin clair du début à la fin. Assurez-vous que le processus complet est capturé du début à la fin. Vérifiez également que vous n’avez rien oublié dans l’étape précédente.
Étape 4 : Dessinez votre schéma de processus
Il est maintenant temps de dessiner votre visualisation de processus. Utilisez des formes ou des symboles de schéma de processus pour décrire chaque étape du processus. Par exemple :
- Les flèches représentent le flux de direction.
- Les ovales représentent le début et la fin d’un processus.
- Un losange représente un point de décision.
- Un parallélogramme représente l’entrée et la sortie.
Visme vous permet de choisir, d’utiliser et de réorganiser facilement les symboles de votre visualisation de processus. Vous pouvez insérer des commentaires, des liens et des icônes dans vos graphiques, ainsi que modifier les formes, les couleurs et les tailles.
Étape 5 : Examinez et finalisez la visualisation de processus
Après avoir dessiné votre visualisation de processus, passez en revue avec votre équipe et les autres parties prenantes impliquées. Assurez-vous qu’aucune étape ne manque et qu’il n’y a pas de difficultés telles que des inefficacités ou des redondances. L’objectif est de s’assurer que tout le monde comprend et accepte le flux de la visualisation de processus.
Étape 6 : Implémentez votre processus et analysez régulièrement la visualisation
À ce stade, votre visualisation de processus est terminée et sert maintenant de guide. La prochaine étape consiste à tester votre nouveau processus et à en suivre le succès. Commencez par mettre en œuvre le processus à petite échelle, comme dans un département ou une équipe de projet, avant de le présenter à l’ensemble de l’organisation.
Veillez à analyser régulièrement votre visualisation de processus pour identifier les moyens d’améliorer le processus. Une fois que vous avez identifié ces domaines à améliorer, traitez-les et mettez à jour la visualisation de processus pour refléter les changements.
Types de visualisations de processus
Les visualisations de processus sont utilisées dans différents aspects de la planification et de la gestion. Cependant, elles se présentent sous différentes formes, chacune étant mieux adaptée à des fins spécifiques. Voici quelques-uns des types de visualisations de processus les plus courants et quand les utiliser.
Organigramme
Il s’agit de la forme la plus simple d’une visualisation de processus. L’organigramme de base utilise des formes pour visualiser les étapes, les entrées et les sorties, ainsi que les activités impliquées dans un processus. Les organigrammes de base conviennent le mieux pour :
- La planification de nouveaux projets.
- La modélisation et la documentation des processus.
- L’amélioration de la communication entre les membres de l’équipe.
- La résolution des problèmes dans le processus actuel.
- L’amélioration des processus existants de l’entreprise.
- L’analyse et la gestion des workflows existants.
Cartographie de la chaîne de valeur
Une cartographie de la chaîne de valeur capture uniquement les étapes essentielles d’un projet ou d’un processus métier. Contrairement à l’organigramme, qui capture tout, ce graphique laisse de côté les détails granulaires. Vous pouvez utiliser cette visualisation de processus pour :
- Montrer les principales activités ou processus d’une entreprise.
- Identifier les étapes clés impliquées dans le processus.
- Discuter des processus avec les cadres supérieurs.
Cartographie de la chaîne de valeur
Cette visualisation de processus complexe montre le processus de livraison d’un produit ou d’un service sur le marché. Elle est principalement utilisée pour atteindre les objectifs suivants :
- Montrer le flux d’informations et de matériaux.
- Capturer des données importantes telles que le temps de production, le temps de cycle et le nombre de personnes impliquées dans chaque étape.
- Indiquer les domaines pour réduire le gaspillage et les inefficacités et augmenter la productivité.
- Identifier les opportunités d’amélioration des processus futurs.
- Documenter les données qualitatives et quantitatives sur le processus.
Cartographie détaillée du processus
Contrairement à une visualisation de processus de haut niveau, une cartographie de processus détaillée met l’accent sur tous les détails du processus, y compris chaque étape et sous-processus. En raison de son niveau de détail complet, vous pouvez l’utiliser pour :
- Déterminer chaque détail et éventualité impliqué dans un processus.
- Fournir un aperçu détaillé du processus cartographié.
- Identifier les lacunes et les inefficacités.
Cartographie des couloirs
Cette visualisation de processus décrit les activités impliquées dans un processus et les personnes qui en sont responsables. Elle convient pour :
- Capturer les différents rôles impliqués dans le processus et les relations entre les parties prenantes.
- Identifier les inefficacités et autres défauts du processus, tels que les redondances, les retards et les défaillances potentielles du processus.
- Clarifier les rôles clés et les personnes participant au processus.
- Sensibiliser les employés à leur rôle dans un processus et accroître la responsabilisation.
Schéma SIPOC
Le schéma SIPOC utilise les éléments clés suivants (Fournisseurs, Entrées, Processus, Sorties et Clients) pour fournir un aperçu détaillé des activités d’un processus d’entreprise. Il est adapté pour :
- Définir le périmètre des processus complexes.
- Identifier les éléments et les parties prenantes d’un processus.
- Mesurer les améliorations d’un processus.
Modèles de visualisation de processus
Si vous êtes prêt à optimiser vos processus métier, Visme propose différents modèles de schémas de processus couvrant un large éventail de cas d’utilisation. Ces modèles de visualisation de processus sont personnalisables et peuvent vous aider à accélérer votre processus de création.
La bonne nouvelle est que vous n’avez pas besoin d’être un designer professionnel pour commencer à les utiliser. Il vous suffit de glisser-déposer les formes et autres éléments, et votre visualisation de processus sera prête en quelques minutes.
Jetons un coup d’œil à certains d’entre eux :
Modèle #1 : Visualisation de processus Swimlane
Cet organigramme interfonctionnel est parfait pour visualiser les responsabilités des différents départements tout au long d’un processus de vente. Chaque service peut ainsi voir clairement ce qu’il doit accomplir à chaque étape du processus. Vous pouvez utiliser ce modèle pour former les employés et optimiser votre processus de vente pour attirer plus de clients.
Modèle #2 : Organigramme du processus d’embauche
Positionnez votre entreprise pour réussir en embauchant les bons talents grâce à cet organigramme du processus d’embauche. En cartographiant votre processus d’embauche, vous pouvez communiquer les tâches et les responsabilités et synchroniser votre équipe des ressources humaines. Vous pouvez facilement personnaliser ce modèle d’organigramme en modifiant le texte, les lignes, les formes, les polices, les couleurs et l’arrière-plan.
Modèle #3 : Diagramme de flux de travail de la machine à café
Ce diagramme de flux de travail fournit une vue graphique du fonctionnement d’une machine à café. Vous pouvez l’utiliser pour apprendre aux clients comment profiter au maximum de votre produit. Il peut également être un outil efficace pour l’intégration et la formation de nouveaux employés. N’hésitez pas à personnaliser ce modèle pour répondre à vos besoins uniques en modifiant les couleurs, les formes, les icônes et d’autres éléments de design.
Modèle #4 : Feuille de route du processus d’application de retouche photo
Cette visualisation de processus décompose les étapes et les activités impliquées dans la création d’une application de retouche photo. Vous pouvez personnaliser ce modèle pour d’autres cas d’utilisation, comme le développement d’applications, les projets de mise en réseau informatique, le changement de marque de l’entreprise, etc. N’hésitez pas à modifier les formes, les icônes, les polices et même les designs pour qu’ils correspondent à l’image de marque de votre entreprise.
Modèle #5 : Diagramme de flux de données des salaires
Si vous cherchez à visualiser les processus pour les logiciels, le matériel et d’autres projets liés à l’informatique, ce modèle est fait pour vous. Ce modèle de diagramme de flux de données décrit comment les données circulent dans un système de gestion des salaires. Vous pouvez l’utiliser pour montrer aux clients ou aux cadres supérieurs le fonctionnement du système ou de la solution que vous proposez. Vous pouvez personnaliser ce modèle en modifiant les couleurs, les formes, les icônes et d’autres éléments de design.
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