L’entretien professionnel est bien plus qu’une simple discussion. Il s’agit d’un exercice structuré qui permet de mettre en lumière des thèmes clés. Bien qu’il n’y ait pas de règles strictes en matière de guide d’entretien, celui-ci revêt une importance stratégique pour les entreprises. Il reflète les priorités de l’entreprise et sa vision du management.
La fiche d’entretien facilite la collecte et l’analyse des réponses des employés. Elle doit structurer l’échange tout en facilitant son analyse. Elle sert également de fil conducteur pour celui qui mène l’entretien, généralement l’employeur, en évitant d’oublier des questions tout en améliorant ses compétences d’écoute.
Selon la loi, l’entretien annuel est obligatoire au moins une fois tous les deux ans pour chaque salarié, quel que soit son contrat de travail.
Comment préparer l’entretien professionnel grâce au guide d’entretien ?
En tant qu’employeur, il est important d’envoyer un guide d’entretien à chaque salarié 8 à 15 jours avant la date prévue. Cela permettra au salarié de faire une rétrospective réfléchie et individuelle de son année professionnelle.
La préparation de cet entretien favorisera également le dialogue le jour-J, car les salariés auront eu le temps de réfléchir et de préparer leurs arguments en fonction des questions que vous souhaitez aborder. Ainsi, il n’y aura pas de moments de silence ou de réflexion, ce qui vous permettra d’optimiser le temps passé lors de l’entretien.
La création d’un guide complet pour les entretiens facilitera également la gestion et l’analyse des informations après les entretiens, afin de mieux comprendre où en est chaque salarié sur le plan professionnel.
Quels sont les thèmes à aborder dans le guide d’entretien professionnel ?
Le guide d’entretien professionnel doit organiser l’échange de manière structurée avec le collaborateur. Il doit être bien construit pour que l’employé ne se sente pas dépourvu, en lui permettant de prendre du recul sur son quotidien et de discuter de sa situation professionnelle globale.
Ainsi, voici quelques thèmes indispensables à aborder dans le guide d’entretien :
- Bilan du parcours professionnel et des formations suivies ;
- Les souhaits et motivations pour l’avenir ;
- La comparaison de ces souhaits avec les besoins de l’entreprise ;
- Les besoins en formation et développement des compétences ;
- Le projet d’utilisation du droit individuel à la formation ;
- La définition d’un plan d’actions de formation basé sur les dispositifs mobilisables et les formations en dehors du temps de travail.
Il est également important de rappeler que le guide d’entretien est efficace lorsqu’il est accompagné d’un canevas de conduite de l’entretien. Ce dernier soutient la personne chargée de l’entretien, qu’il s’agisse de l’employeur, du manager, du chef d’équipe ou du directeur des ressources humaines.
Ce canevas peut prévoir différentes phases, telles que l’accueil du salarié, le temps d’échange, la synthèse et la conclusion. Ce schéma permet de maîtriser le temps consacré à l’entretien, d’une durée moyenne de 2 heures, dont 30 minutes pour la conclusion.
Le canevas peut également récapituler les questions importantes à aborder, comme la maîtrise des différents modes d’accès à la formation par l’employé ou sa réflexion sur l’utilisation du droit individuel à la formation.
Exemple de questions intéressantes à inclure dans le guide
Si vous êtes employeur et que vous souhaitez créer votre propre guide d’entretien, voici quelques exemples de questions à poser à tous vos salariés, quelle que soit leur situation contractuelle :
- Avez-vous atteint les objectifs fixés cette année ? Si non, pour quelles raisons ?
- Quels ont été les problèmes que vous avez rencontrés au cours de l’année ? Quelles difficultés rencontrez-vous actuellement dans votre quotidien ?
- Que puis-je faire pour vous aider à surmonter ces difficultés ?
- Comment percevez-vous vos missions actuelles ?
- Quels sont vos souhaits en termes d’évolution professionnelle ?
- Avez-vous besoin de formations ? Sur quelles compétences aimeriez-vous travailler ?
- D’un point de vue personnel, comment vous sentez-vous au sein de l’équipe ?
- Avez-vous des idées ou des propositions à mettre en place au sein de l’entreprise ?
- Quels sont vos objectifs pour l’année à venir (montée en compétences, chiffres, etc.) ?
- Comment avez-vous trouvé cet entretien sur le plan personnel ?
Les critères d’un guide d’entretien réussi
Le guide d’entretien doit prévoir un cadre qui favorise un dialogue serein. Les questions doivent attendre des réponses factuelles et éviter tout jugement, règlement de compte ou propagation de rumeurs.
Il est important de rappeler que l’entretien professionnel n’est pas un entretien d’évaluation, donc les remarques ne sont pas les bienvenues. Le guide d’entretien sert également à rappeler le contexte de la rencontre, son contenu et les modalités de son déroulement.
Pour que le dialogue soit constructif, la personne qui conduit l’entretien doit être à l’écoute. La fiche d’entretien doit être conçue de manière à favoriser cet état d’esprit :
- Permettre la coche de cases sans prendre trop de notes ;
- Prévoir des questions ouvertes ;
- Commencer par des questions générales pour ensuite aborder des questions complémentaires, qui à leur tour renvoient à des questions de clarification ;
- Prévoir des questions de clôture pour vérifier l’accord des deux parties sur le contenu de l’échange.
Pour qu’un guide d’entretien professionnel soit réussi, il doit être suffisamment souple pour favoriser l’expression libre du collaborateur, tout en étant suffisamment structuré pour faciliter son traitement. Il faut en effet simplifier l’obtention de données comparables, capables de représenter les tendances en termes de demandes de formation et d’évolution professionnelle.
Guide d’entretien professionnel : quel support choisir ?
Il existe de nombreux outils pour préparer un guide d’entretien pour vos salariés, mais nous vous recommandons particulièrement Google Sheet et Google Doc.
Ces deux outils font partie de la suite Google et sont simples à utiliser. Stockez facilement les documents sur un drive pour les retrouver facilement tout au long de l’année ou lors de la prochaine période d’entretiens individuels.
L’avantage de ces documents est qu’ils sont collaboratifs. Ainsi, le jour de l’entretien, l’employeur et le salarié peuvent consulter le document et suivre simplement l’ordre du jour. Cela facilite la gestion de l’entretien.
Lors de la préparation de votre guide, créez des lignes avec les différents sujets à aborder sous forme de questions. Laissez de l’espace pour les réponses du salarié. Privilégiez les questions auxquelles on peut répondre par oui/non, avec une notation sur 10 ou une échelle de Likert.
Il est également important de laisser des espaces libres pour que le salarié puisse commenter ses réponses avec des arguments et des exemples concrets vécus tout au long de l’année. Cela facilitera la lecture du document en séparant les réponses aux questions des arguments et des commentaires du salarié.
Une fiche pour préparer l’après-entretien
Le traitement de l’entretien nécessite l’élaboration de certains documents, qui reposent tous sur la fiche d’entretien :
- Étude des réponses du salarié et de ses souhaits ;
- Croisement avec la politique de formation et les projets de développement de l’entreprise ;
- Définition d’un plan d’actions de formation, de tutorat, de validation des acquis d’expérience et d’un planning de réalisation ;
- Compte-rendu de l’entretien pour faciliter les décisions RH ;
- Transmission des résultats à l’employeur.
Les fiches d’entretien sont le support principal pour formaliser le compte-rendu de l’entretien. Ce document est particulièrement précieux pour les entreprises, car il constitue la principale référence en cas de demande de révision de l’entretien professionnel. La procédure de révision est encadrée par l’article 6 du décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010.
En outre, le guide d’entretien permet également de préparer d’autres documents transversaux, tels que le plan de formation pour l’année suivante, basé sur les besoins de croissance de l’entreprise et les demandes d’évolution professionnelle des collaborateurs. Il facilite également la gestion du droit individuel à la formation (DIF), le bilan de la réalisation des entretiens, l’information des représentants du personnel sur les conditions générales de déroulement des entretiens, ainsi que la préparation de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).
En conclusion, le guide d’entretien professionnel est un outil essentiel pour les entreprises souhaitant mener des entretiens constructifs avec leurs salariés. Il permet de structurer les échanges, de favoriser l’expression libre, et de faciliter l’analyse des informations recueillies. En choisissant le bon support et en préparant soigneusement les questions, vous optimiserez votre gestion des entretiens et contribuerez au développement professionnel de vos collaborateurs.
