L’entretien professionnel est bien plus qu’une simple discussion. Il s’agit d’un exercice stratégique qui permet à l’entreprise de mettre en avant ses priorités et son mode de management. Aucune règle n’est imposée quant au guide d’entretien, mais il reste essentiel pour structurer l’échange et faciliter son analyse.
Comment préparer l’entretien grâce au guide d’entretien professionnel ?
En tant qu’employeur, il est important d’envoyer un guide personnel à votre salarié avant l’entretien. Cela lui permettra de réfléchir à son année professionnelle de manière individuelle. Une préparation minutieuse facilitera également le dialogue le jour J, car vos salariés auront eu le temps de travailler leurs arguments selon les questions que vous souhaitez aborder. De cette façon, vous pourrez optimiser le temps passé lors de ces entretiens importants.
La création d’un guide complet pour vos entretiens facilitera également la gestion et l’analyse des informations. Cela vous permettra de savoir où chaque salarié en est professionnellement parlant.
Quels sujets aborder dans le guide d’entretien professionnel ?
Le guide d’entretien professionnel organise l’échange avec le collaborateur de manière structurée. Il doit permettre à l’employé de prendre du recul sur son quotidien et d’échanger sur sa situation professionnelle globale. Voici quelques-uns des thèmes essentiels à aborder :
- Bilan du parcours professionnel et des formations suivies
- Souhaits et motivations pour le futur
- Comparaison des souhaits avec les besoins de l’entreprise
- Besoins en formation et développement des compétences
- Projet d’utilisation du droit individuel à la formation
- Définition d’un plan d’actions de formation basé sur les dispositifs mobilisables et la formation hors du temps de travail
Il est important de rappeler que le guide d’entretien s’associe efficacement à un canevas de conduite de l’entretien professionnel. Celui-ci soutient la personne chargée de l’entretien dans sa tâche, qu’il s’agisse de l’employeur, du manager, du chef d’équipe ou du directeur des ressources humaines.
Exemple de questions intéressantes à inclure dans le guide
Si vous souhaitez créer votre guide d’entretien professionnel pour vos salariés mais que vous manquez d’inspiration, voici quelques exemples de questions à intégrer :
- Avez-vous atteint les objectifs fixés cette année ? Si non, pourquoi ?
- Quelles ont été vos problématiques au cours de l’année ? Quelles sont vos problématiques actuelles ?
- Que puis-je faire pour vous aider à surmonter ces difficultés ?
- Que pensez-vous de vos missions actuelles ?
- Quels sont vos souhaits en termes d’évolution professionnelle ?
- Ressentez-vous un besoin de formation ? Sur quelles compétences aimeriez-vous travailler ?
- Comment vous sentez-vous au sein de l’équipe, d’un point de vue personnel ?
- Y a-t-il des choses que vous souhaitez mettre en place au sein de l’entreprise ?
- Quels sont vos objectifs pour l’année à venir (montée en compétences, chiffres, etc.) ?
- Comment avez-vous trouvé cet entretien d’un point de vue personnel ?
Critères pour un guide d’entretien réussi
Le guide d’entretien professionnel doit permettre un dialogue serein en prévoyant des réponses factuelles. Il est primordial d’éviter les jugements, les règlements de comptes et les rumeurs. Le guide d’entretien sert également à rappeler le contexte, l’objet de la rencontre, son contenu et les modalités de son déroulement.
Pour que le dialogue soit vraiment constructif, la personne qui conduit l’entretien doit se positionner dans une écoute active. Le guide d’entretien doit favoriser ce positionnement en proposant des questions ouvertes, en abordant des sujets de manière progressive et en permettant une clarification mutuelle.
Une adaptation intelligente permettra ainsi d’obtenir des données comparables, représentant des tendances en termes de demandes de formation et d’évolution professionnelle.
Guide d’entretien professionnel : quel support choisir ?
Pour bien préparer le guide d’entretien professionnel, nous vous recommandons d’utiliser des outils collaboratifs tels que Google Sheet et Google Doc. Ces outils facilitent le stockage et l’accès aux documents, ce qui est idéal pour préparer les entretiens de vos salariés. Le jour J, employeur et salarié pourront suivre l’ordre du jour en ayant le document sous les yeux, ce qui facilitera la gestion de l’entretien.
Dans la préparation de votre guide, créez des lignes avec les différents sujets à aborder sous forme de questions. Laissez de la place pour les réponses du salarié et privilégiez les formats oui/non, notation sur 10 ou échelle de Likert. Laissez également des espaces pour que le salarié puisse commenter ses réponses avec des arguments et des exemples vécus.
Une fiche pour préparer l’après-entretien
Le guide d’entretien professionnel est essentiel pour le traitement des informations recueillies. Il permet d’étudier les réponses du salarié, de les croiser avec la politique de formation et les projets de développement de l’entreprise, et de définir un plan d’actions. Il sert également à rédiger un compte-rendu de l’entretien et à transmettre les résultats à l’employeur.
Les fiches d’entretien sont un support précieux pour formaliser le compte-rendu d’entretien et peuvent également être utilisées pour préparer d’autres documents transversaux, tels que le plan de formation de l’année suivante ou la gestion du droit individuel à la formation.
En suivant ces conseils, vous pourrez créer un guide d’entretien professionnel réussi, favorisant un dialogue constructif et un suivi efficace des entretiens professionnels.
