L’entretien professionnel est bien plus qu’une simple discussion banale. Il s’agit d’un exercice structuré qui tourne autour de thèmes clés. Bien qu’il n’y ait pas de règles strictes en matière de guide d’entretien, celui-ci revêt une grande importance stratégique pour les entreprises. Il représente les priorités de l’entreprise et le type de management qu’elle souhaite mettre en place. La fiche d’entretien facilite la collecte et le traitement des réponses des employés. Elle doit structurer l’échange et faciliter son analyse. De plus, elle sert de guide pour la personne en charge de mener l’entretien, généralement l’employeur, en s’assurant de ne manquer aucune question tout en améliorant ses capacités d’écoute. Selon la loi, l’entretien professionnel est obligatoire au moins une fois tous les deux ans pour chaque employé d’une entreprise, quel que soit son contrat de travail.
Comment le guide d’entretien professionnel facilite la préparation de l’entretien ?
En tant qu’employeur, il est important d’envoyer un guide personnel à votre employé 8 à 15 jours avant l’entretien. Cela lui permettra de réfléchir de manière individuelle et rétrospective sur son année professionnelle. La préparation de cet entretien facilitera également le dialogue le jour J, car vos employés auront eu le temps de réfléchir à leurs arguments en fonction des questions que vous souhaitez aborder. Ainsi, il n’y aura pas de temps de réflexion ou de silence, ce qui permettra d’optimiser le temps passé lors des entretiens. La création d’un guide complet pour vos entretiens facilitera également la gestion et l’analyse des informations après leur réalisation, afin de connaître la situation professionnelle de chaque employé.
Quels thèmes doivent figurer dans le guide d’entretien professionnel ?
Le guide d’entretien professionnel organise l’échange avec le collaborateur de manière structurée. Il doit être suffisamment bien conçu pour que l’employé ne pense pas qu’il n’a rien à dire. Il doit l’aider à prendre du recul sur son quotidien et à échanger sur sa situation professionnelle globale. Ainsi, certains thèmes sont indispensables dans le guide d’entretien :
- Le bilan du parcours professionnel et des formations suivies.
- Les souhaits et motivations pour le futur.
- La comparaison de ces souhaits avec les besoins de l’entreprise.
- Les besoins en formation et en développement des compétences.
- Le projet d’utilisation du droit individuel à la formation.
- La définition d’un plan d’actions de formation basé sur les dispositifs mobilisables et la formation en dehors du temps de travail.
Il est également important de rappeler que le guide d’entretien professionnel doit être utilisé en association avec un canevas de conduite de l’entretien professionnel. Ce canevas soutient la personne en charge de l’entretien (qu’il s’agisse de l’employeur, du manager, du chef d’équipe ou du directeur des ressources humaines) dans sa tâche. Il peut prévoir différentes phases, comme l’accueil du salarié, le temps d’échange, la synthèse et la conclusion. Ce schéma permet de maîtriser le temps passé lors de l’entretien (environ 2 heures en moyenne, dont 30 minutes pour la conclusion). Le canevas peut également récapituler les questions importantes à aborder, comme la maîtrise des différentes modalités d’accès à la formation ou la réflexion sur l’utilisation du DIF.
Exemple de questions intéressantes à inclure dans le guide
Si vous souhaitez créer votre guide d’entretien pour vos salariés mais que vous manquez d’inspiration pour les questions à poser, ne vous inquiétez pas ! Voici quelques exemples à ajouter pour tous vos salariés, quel que soit leur contrat de travail :
- Avez-vous atteint les objectifs fixés cette année ? Si non, pour quelles raisons ?
- Quelles ont été vos problématiques au cours de l’année ? Quelles sont vos problématiques actuelles ?
- Que puis-je faire pour vous aider à surmonter ces difficultés ?
- Que pensez-vous de vos missions actuelles ?
- Quels sont vos souhaits en termes d’évolution professionnelle ?
- Ressentez-vous le besoin d’une formation ? Sur quelles compétences aimeriez-vous travailler ?
- Comment vous sentez-vous au sein de l’équipe d’un point de vue personnel ?
- Y a-t-il des choses que vous souhaitez mettre en place au sein de l’entreprise ?
- Quels sont vos objectifs pour l’année à venir (en termes de montée en compétences, de chiffres, etc.) ?
- Comment avez-vous trouvé cet entretien d’un point de vue personnel ?
Quels critères rendent un guide d’entretien professionnel réussi ?
Le guide d’entretien doit prévoir un cadre propice au développement d’un dialogue serein. Les questions doivent attendre des réponses factuelles et éviter les jugements, les règlements de comptes et les rumeurs. Le guide d’entretien sert également à rappeler l’objet de la rencontre, son contenu et les modalités de son déroulement. Pour que le dialogue soit constructif, la personne qui conduit l’entretien doit être à l’écoute. Ainsi, la fiche d’entretien doit être construite de manière à favoriser cette position d’écoute en prévoyant des cases à cocher sans trop prendre de notes, des questions ouvertes, des questions générales suivies de questions complémentaires et des questions de clôture pour vérifier l’accord des deux parties sur le contenu de l’échange. Pour être réussi, le guide d’entretien professionnel doit être suffisamment souple pour favoriser l’expression libre du collaborateur, tout en étant suffisamment structuré pour faciliter son traitement et l’obtention de données comparables représentant des tendances en termes de demandes de formation et d’évolution professionnelle.
Guide d’entretien professionnel : quel support choisir ?
Il existe de nombreux outils pour préparer le guide d’entretien de vos salariés, mais nous vous recommandons tout particulièrement Google Sheet et Google Doc. Ces outils font partie de la suite Google et sont simples à utiliser. Vous pouvez facilement stocker les documents sur Google Drive afin de les retrouver facilement au cours de l’année ou à la fin de l’année pour préparer les nouveaux entretiens de chaque salarié. L’avantage de ces documents est leur caractère collaboratif. Ainsi, le jour J, l’employeur et le salarié peuvent avoir le document sous les yeux et suivre simplement l’ordre du jour, ce qui facilite la gestion de l’entretien. Lorsque vous préparez votre guide, créez des lignes avec les différents sujets à aborder sous forme de questions. Laissez de la place pour la réponse du salarié, et privilégiez les questions auxquelles on peut répondre par oui/non, par une notation sur 10 ou par une échelle de Likert. Prévoyez également des espaces où le salarié peut commenter ses réponses avec des arguments et des exemples vécus au cours de l’année. Cela facilitera la lecture du document en séparant la réponse à la question des arguments/commentaires du salarié.
Une fiche pour préparer l’après-entretien
La principale utilité du guide d’entretien réside dans son traitement. Le suivi de l’entretien nécessite l’élaboration de divers documents, tous reposant sur la fiche d’entretien :
- Étude des réponses du salarié et de ses souhaits.
- Croisement avec la politique de formation et les projets de développement de l’entreprise.
- Définition d’un plan d’actions de formation, de tutorat, de validation des acquis d’expérience et d’un planning de réalisation.
- Compte-rendu de l’entretien pour faciliter la prise de décision RH.
- Transmission des résultats à l’employeur.
Les fiches d’entretien sont le support principal pour la formalisation du compte-rendu d’entretien. Ce document est particulièrement précieux pour les entreprises, car il représente le principal recours du salarié en cas de demande de révision de l’entretien professionnel. Par extension, le guide d’entretien permet également de préparer des documents plus transversaux, tels que le plan de formation de l’année suivante, la gestion du DIF, le bilan du déroulement des entretiens, l’information des représentants du personnel sur les conditions générales de déroulement des entretiens et la préparation de la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).
