Aucun projet n’est identique : les livrables, le budget et le calendrier sont différents. De nombreuses entreprises utilisent la gestion de l’intégration de projets, une pratique devenue la norme pour s’assurer que tous les projets répondent aux exigences et aux objectifs définis.
La gestion de l’intégration de projets consiste à coordonner tous les éléments du projet, à déléguer les tâches et à gérer les ressources pour assurer une bonne communication avec les parties prenantes. Il s’agit d’une approche holistique de la gestion des projets et de leurs interdépendances qui vous permet de mener à bien vos initiatives sans jamais perdre de vue vos objectifs généraux.
En quoi consiste la gestion de l’intégration de projets ?
La gestion de l’intégration de projets consiste à coordonner tous les éléments d’un projet, y compris les tâches, les ressources, les parties prenantes et les livrables. L’objectif de cette technique est de garantir le bon fonctionnement des processus pour atteindre les objectifs définis au préalable.
La gestion de l’intégration de projets est utile lorsque vous devez établir une communication efficace entre les équipes pour mener à bien différents processus. Lorsque plusieurs projets ont des objectifs concurrents ou créent des conflits dans le calendrier, la gestion de l’intégration de projets vous aide à trouver des compromis (coûts, planning, etc.) qui permettent à votre équipe de terminer le projet en cours et de répondre aux attentes des parties prenantes.
Prenons un exemple : votre équipe marketing a besoin de certaines données provenant de l’équipe commerciale pour rédiger un rapport destiné aux parties prenantes. La gestion de l’intégration de projets est utilisée pour s’assurer que les données détenues par l’équipe commerciale sont bien transmises à leurs collègues du marketing et que le livrable répond aux exigences.
La gestion de l’intégration de projets passe également par la supervision des cinq phases de gestion de projet qui caractérisent le cycle de vie de tout projet.
Les voici :
Démarrage :
Vous définissez la vision et les objectifs de l’initiative, et obtenez l’approbation de ces derniers par les parties prenantes. Il vous faudra créer une charte de projet pour obtenir une vue d’ensemble, établir une feuille de route claire, et tenir le registre des parties prenantes impliquées dans le projet.
Planification :
Vous structurez votre projet pour réussir à atteindre les objectifs fixés dans le respect des contraintes de temps, du budget et des ressources allouées. Vous créerez ensuite des documents plus détaillés pour aider votre équipe à bien cerner la vision du projet et veiller à ce qu’elle dispose de toutes les autres informations nécessaires pour le mener à bien.
Exécution :
Vous mettez en œuvre votre plan de projet. Cette phase mobilisera la majeure partie du budget afin de produire les livrables. Elle inclut également des activités connexes : communiquer avec les parties prenantes, veiller à leur implication, effectuer l’assurance qualité et assurer le développement de l’équipe.
Suivi de l’efficacité :
Vous supervisez la progression du projet par rapport au plan initial. En cas de blocages ou de retards, vous pourrez prendre des mesures correctives.
Clôture du projet :
Vous obtenez l’approbation du client ou des parties prenantes concernées, avant de terminer officiellement le projet. Les documents connexes doivent être archivés pour pouvoir vous y référer ultérieurement. Quant aux leçons tirées de cette initiative, gardez-les dans un coin de votre tête, elles vous serviront plus tard.
Ce modèle en cinq phases a été établi par le Project Management Institute (PMI) dans le guide PMBOK®, aussi connu sous le nom de “Project Management Body of Knowledge” (Guide du corpus des connaissances en management de projet). Il s’agit d’une excellente référence pour tous les chefs de projet qui cherchent à améliorer leurs processus.
Les 7 étapes de la gestion de l’intégration de projets
La gestion de l’intégration de projets est une approche holistique de la planification et de l’exécution des initiatives. Cette pratique se compose de sept processus qui permettent de coordonner efficacement les activités de vos projets. Les voici.
1. Créer une charte de projet
Tout commence par la création d’une charte de projet, un court document qui donne un aperçu de l’initiative, désigne un chef de projet et répertorie les principales parties prenantes.
Une charte de projet inclut les éléments suivants :
- Portée
- Objectifs et livrables
- Membres de l’équipe projet
- Risques du projet
- Avantages ou retour sur investissement
- Budget
- Business case
Une charte de projet constitue un point de départ sur lequel s’appuyer pour planifier votre projet. Vous obtenez facilement l’adhésion des parties prenantes, ce qui vous permet d’avancer rapidement et en toute autonomie, dans les limites de la portée de votre projet.
À lire : Dérive des objectifs : 7 causes courantes et comment les éviter
2. Élaborer un plan de gestion de projet
Il convient désormais d’élaborer un plan de projet plus détaillé : définissez l’énoncé de portée du projet, les livrables, la chronologie, les jalons et les indicateurs de réussite.
Le plan de projet est utilisé pour piloter l’exécution du projet dans le but de satisfaire aux exigences et d’atteindre les objectifs généraux.
Voici les étapes pour créer une méthodologie de gestion de projet :
- Faites le point avec les parties prenantes et définissez ensemble les exigences, livrables et objectifs du projet.
- Déterminez la portée du projet.
- Créez un organigramme des tâches pour allouer les ressources et déléguer certaines activités.
- Créez un planning de projet.
- Évaluez les risques et élaborez des plans d’urgence.
- Définissez des critères de référence pour évaluer la réussite du projet.
- Établissez des plans de gestion supplémentaires pour les éléments de votre choix parmi les suivants : portée, coûts, ressources, conduite du changement, parties prenantes ou risques.
Pour vous aider à élaborer votre plan, appuyez-vous sur un modèle de planification de projet.
Modèle gratuit de plan de projet
3. Gérer les activités du projet
L’heure est venue de passer à l’étape d’exécution. Le chef de projet organise les activités quotidiennes qui doivent être effectuées, par exemple :
- diriger l’équipe projet ;
- organiser des réunions avec les parties prenantes ;
- suivre la progression du projet.
Cette étape permet de s’assurer que les tâches sont exécutées efficacement, conformément au plan et à l’énoncé de portée du projet.
4. Gérer les informations à propos du projet
La gestion de la connaissance du projet désigne le processus d’utilisation des informations de projet déjà disponibles et inclut l’obtention de données supplémentaires, nécessaires pour atteindre vos objectifs. Vous vous assurez ainsi que les membres de l’équipe disposent de tout ce dont ils ont besoin pour produire les livrables demandés.
Toute connaissance ou expertise acquise au cours de cette étape renforce le bagage de l’entreprise dans son ensemble, laquelle pourra mobiliser un maximum de données pour mettre au point ses stratégies futures.
5. Suivre et contrôler les tâches du projet
Les processus de gestion de l’intégration de projets sont interconnectés : il convient donc d’en assurer un suivi minutieux pour que tout soit conforme au plan de gestion du projet.
L’objectif est désormais de maintenir le projet en bonne voie. Si vous identifiez des écarts par rapport au plan de projet, ils doivent être comblés.
Trois approches sont possibles :
- Action préventive : réalisée pour limiter les conséquences négatives liées aux risques du projet.
- Action corrective : effectuée pour veiller à ce que les prochains résultats obtenus coïncident davantage avec le plan de projet.
- Élimination des irrégularités : effectuée pour éliminer ou corriger une irrégularité attestée.
Effectuer une analyse de la valeur acquise pour apprécier l’état actuel du budget et de la chronologie du projet est une technique employée couramment pour évaluer les performances. Si des modifications doivent être apportées au projet et que ces dernières sont approuvées, il pourra s’avérer nécessaire de mettre à jour les documents du projet, notamment le rapport sur les performances au travail.
Assurer le suivi du projet garantit que toutes les tâches sont en bonne voie et que les objectifs pourront être atteints.
À lire : Définir des objectifs de projet efficaces, exemples inclus
6. Assurer un contrôle intégré du changement
Les modifications apportées aux projets sont parfois une source de stress si elles ne sont pas gérées correctement. Adoptez un processus de conduite du changement pour effectuer ces ajustements en toute sérénité.
C’est la raison pour laquelle les demandes de modification doivent être analysées pour s’assurer qu’elles ne dépassent pas la portée du projet ou qu’elles ne risquent pas de provoquer une dérive des objectifs (lorsque vos tâches dépassent la portée prévue du projet au cours de son cycle de vie). Certaines entreprises disposent même d’un comité de contrôle du changement chargé de superviser l’approbation des demandes liées au budget, aux délais et aux ressources.
Par exemple, un client pourrait vous demander des ressources supplémentaires, auquel cas vous devriez évaluer les conséquences de cette modification sur le projet.
Utilisez un journal des modifications pour documenter toutes les demandes (y compris celles qui ont été approuvées), coûts et ressources connexes, et évaluez leurs répercussions sur la chronologie de votre projet. Une coordination fluide des demandes de modifications des activités en cours est cruciale pour garantir la réussite générale de votre projet.
À lire : Conduite du changement : présentation et implémentation d’un processus efficace en 6 étapes
7. Clôturer le projet
Toutes les activités du projet sont terminées, les livrables sont envoyés au client et approuvés par ce dernier : il est temps de clôturer le projet.
Vous pourrez notamment être amené à :
- organiser une dernière réunion avec les parties prenantes ;
- effectuer une vérification approfondie du projet ;
- finaliser l’initiative ;
- mettre en ordre, puis archiver les documents relatifs au projet pour les réutiliser ultérieurement si besoin.
Les phases de clôture du projet serviront de référence pour vos prochaines initiatives et vous donneront des pistes pour améliorer votre système de gestion de l’intégration de projets.
Mettre en œuvre la gestion de l’intégration de projets
La gestion de l’intégration des projets exige de mobiliser une combinaison de compétences techniques et d’aptitudes à diriger. Voici quelques conseils pour vous lancer.
Veillez à ce qu’un chef de projet supervise la gestion de l’intégration de projets
Les projets comportent de nombreuses variables et vous devez avoir les moyens d’en assurer le suivi. En outre, le chef de projet joue un rôle essentiel dans la résolution des conflits. Il supervise :
- Le planning du projet
- Les coûts
- Les livrables
- Les risques
- Les objectifs
- Les ressources
Les chefs de projet doivent bien comprendre l’interdépendance entre les différents facteurs et leurs répercussions générales sur le projet. Le chef de projet est donc tenu d’assurer le bon déroulement de toutes les phases du processus de gestion de l’intégration de projets et de veiller à obtenir des résultats probants.
Prenons un exemple : si la portée d’un projet est modifiée, vous risquez de manquer de ressources, de dépasser le budget et de prendre du retard. La gestion de l’intégration de projets vous permet de réorganiser les équipes et de redistribuer les ressources selon les besoins. Ainsi, vous limitez les conséquences négatives sur le projet et minimisez l’impact commercial.
La gestion de l’intégration de projets est particulièrement utile lorsque vous devez gérer des équipes interfonctionnelles et les interdépendances entre plusieurs projets.
À lire : 25 compétences en gestion de projet essentielles pour réussir
Assurez un suivi précis du temps
Si ce n’est pas déjà fait, adoptez un logiciel de suivi du temps : ce dernier pourrait simplifier le processus de facturation, mais aussi la planification de vos projets futurs. Si les calendriers d’équipe vous font bénéficier d’une vue d’ensemble de la répartition du temps de travail, suivre le nombre d’heures passées sur chaque tâche vous fournit des données plus précises.
Disposer de ces informations sera un atout pour organiser vos projets à venir : vous serez en mesure d’affiner vos estimations et donc de planifier certaines tâches avec une plus grande précision.
Constituez une équipe d’experts à la mécanique bien huilée
Une équipe projet compétente peut faire toute la différence et maximiser ses performances. C’est à vous de constituer cette équipe infaillible : équilibrez la charge de travail, et répartissez les tâches en fonction des compétences et de l’expertise de chacun des membres. Veillez à ce que chacun dispose des ressources dont il a besoin pour travailler et coordonnez la communication entre les équipes.
Utilisez des modèles de projets et gagnez du temps
La création des plans et documents de projet est bien souvent chronophage, surtout si l’on considère le nombre de ressources nécessaires pour un seul projet. N’hésitez pas à vous servir de modèles (préétablis ou créés à partir de vos précédents projets). Cela vous évitera de repartir de zéro à chaque nouvelle initiative.
Par exemple, les modèles de plan de projet ou d’ordre du jour de réunion sont adaptables aux projets de tout type, sans limites. Les modèles vous fournissent une base que vous pouvez modifier et personnaliser selon vos besoins.
Adoptez un outil de communication d’équipe et optimisez la collaboration du groupe
Chaque service a ses propres styles et outils de communication, et les projets nécessitent souvent d’établir une collaboration interfonctionnelle efficace.
Pour éviter les erreurs ou le manque de communication entre les équipes, établissez un plan de communication qui identifie les canaux à privilégier par vos équipes pour échanger à propos des informations liées au projet, des ressources et des mises à jour de statut du projet. Ainsi, vous n’avez plus besoin de servir d’intermédiaire : les équipes peuvent communiquer directement entre elles.
Les outils de communication d’équipe servent notamment de plateforme centralisée pour vos projets : une source unique de référence qui permet de communiquer et d’obtenir des retours en temps réel. Ce type d’outil vient également compléter votre arsenal puisqu’il est possible de l’intégrer à des applications courantes conçues pour le travail à distance, comme Google Drive ou encore Slack.
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Gestion de l’intégration de projets : quels avantages ?
Les projets sont souvent complexes et menés à un rythme soutenu : ils mobilisent de nombreuses équipes et requièrent la mise en œuvre de multiples processus organisationnels. Pour s’assurer que l’ensemble est cohérent et relié aux objectifs finaux, recourir à la gestion de l’intégration de projets s’avère indispensable. En voici quelques avantages.
Organisez et coordonnez vos activités tout au long du projet
La gestion de l’intégration de projets est comparable à un manuel d’instructions que vous pouvez utiliser pour guider le projet dans la bonne direction et vous assurer que tous les processus sont bien coordonnés. À mesure que le projet avance, ce système garantit que les livrables et les documents sont en ordre. La prochaine étape du projet peut ainsi commencer et se déroulera sans heurts.
À lire : 5 phases de gestion de projet pour un meilleur processus d’équipe
Veillez à ce que chacun comprenne ses responsabilités
Grâce à la gestion de l’intégration de projets, l’ensemble des parties prenantes et membres d’équipe comprennent clairement leurs rôles et responsabilités. Si vous suivez l’état d’avancement du projet de près, vous serez en mesure de répondre aux questions des équipes ou parties prenantes en cas de confusion ou problème.
Menez à bien vos projets
La gestion de l’intégration de projets est le meilleur moyen de garder vos activités sur les rails, et de respecter vos délais et votre budget. Vous effectuez des tâches qui sont cohérentes avec votre plan de gestion de projet, afin d’obtenir sans problème les résultats ou retours escomptés. Enfin, c’est aussi un bon moyen de résoudre les conflits potentiels ou d’effectuer les changements nécessaires sans compromettre l’ensemble du projet.
Établir et maintenir une communication fluide avec les parties prenantes
La gestion de l’intégration de projets garantit que les parties prenantes restent informées de l’état d’avancement des activités. Vous êtes en mesure de créer un système de communication avec les parties prenantes, idéal pour échanger à propos des modifications apportées au projet, qu’elles soient approuvées ou non. L’intégration de projets vous permet aussi de ne jamais oublier d’organiser une dernière réunion lorsque votre initiative touche à sa fin et avant de clôturer pour de bon cette dernière.
À lire : Rédiger un rapport d’avancement de projet efficace
Clarifiez les décisions
Chaque étape de la gestion de l’intégration de projets a des objectifs et des résultats spécifiques. Passez en revue toutes les étapes afin de mieux comprendre quel est le plan d’action le plus adapté pour chaque étape du projet. Documentez votre projet de la manière la plus exhaustive possible pour être capable de communiquer clairement le raisonnement qui sous-tend vos plans.
De manière générale, la gestion de l’intégration de projets est un atout sur lequel toutes les personnes impliquées dans le projet peuvent s’appuyer : le chef de projet, son équipe et les parties prenantes.
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