Dans ce guide, vous découvrirez comment créer un guide numérique pour vos hébergements et tous les avantages pour votre activité de location de vacances.
Qu’est-ce qu’un guide numérique pour les invités ?
Un guide d’accueil pour les invités ou un livre d’accueil numérique contient toutes les instructions et directives importantes concernant votre hébergement de location de vacances. Par exemple, les horaires d’arrivée et de départ, le mot de passe Wi-Fi, les règles de la maison et bien plus encore. De cette manière, toutes les questions que les invités pourraient avoir trouvent une réponse immédiate et sont regroupées en un seul endroit. Après tout, l’objectif est de rendre les invités heureux de leur séjour et d’augmenter les chances d’obtenir de bonnes évaluations et des avis positifs.
Avec un guide numérique pour les invités, vous pouvez même aller encore plus loin et personnaliser le contenu en fonction du profil de vos invités et de votre public. Mais cela ne signifie pas que vous devez y consacrer plus de temps. Vous pouvez facilement créer des modèles pour les familles, les voyageurs solitaires, les nomades numériques, les jeunes invités, etc. et personnaliser chaque instruction en quelques clics seulement.
Origine : le guide de chambre d’hôtel
Le guide d’accueil pour les invités provient à l’origine de l’industrie hôtelière. Dans les hôtels, le guide de chambre papier analogique a une longue tradition. Il contient des instructions importantes telles que les horaires du petit-déjeuner, les horaires de départ tardif, la liste des prix du minibar, les services de blanchisserie, etc. Cela signifie que les invités reçoivent beaucoup d’informations lors de l’enregistrement et à la réception. Cependant, les invités sont souvent stressés et fatigués de leur voyage, de sorte qu’une fois arrivés dans leur chambre, ils ont très probablement déjà oublié toutes les orientations.
Un guide d’accueil numérique est donc un complément idéal, car les invités peuvent le consulter à tout moment et à leur convenance. Si nécessaire, ils peuvent également vérifier comment fonctionnent la télévision, Netflix ou la climatisation. Pour ces raisons, un guide d’accueil pour les invités peut également être très utile pour les locations de vacances. Il permet également d’économiser de nombreuses heures de service client, de questions répétitives et de directives pour les propriétaires de locations de vacances et les hôtes de courte durée.
Guide d’invité : papier ou en ligne ?
Guide d’accueil papier
Le guide d’accueil des invités représente votre logement, vous devez donc toujours vous assurer que les directives sont en parfait état. Les guides d’accueil classiques des hôtels sont souvent imprimés sur papier – certains avec des classeurs en cuir, d’autres avec des étuis en plastique. Avec ces guides d’accueil analogiques, il est important de vérifier régulièrement que toutes les informations sont à jour. Les pages froissées ou tachées ne sont pas non plus acceptables.
Guide d’accueil numérique
Avec un guide d’accueil numérique, vous gagnez du temps et de l’argent et vous pouvez également mettre en valeur votre esprit d’innovation. De plus, vous pouvez communiquer avec vos invités en ligne et proposer des services supplémentaires à la vente croisée.
Avantages d’un guide d’accueil numérique
- Offrir des services supplémentaires et augmenter les revenus (visites, frigo rempli, location de vélos)
- Communication avec les invités (messages directs entre les invités et l’hôte)
- Expérience personnalisée pour les invités (contenu personnalisé et modèles)
- Accessible depuis n’importe où via Internet (même avant l’arrivée)
- Sans contact et hygiénique
- La langue peut être facilement modifiée
- Les directives sont toujours à jour
Application mobile vs URL du navigateur Web
Il existe différentes plateformes pour créer des guides d’accueil numériques. Certains hôtels fournissent le guide d’accueil sous la forme d’une application pour smartphone, mais cela nécessite un téléchargement depuis les boutiques d’applications, ce qui est trop compliqué pour certains invités. Une autre option consiste à intégrer le guide d’accueil numérique à la télévision disponible dans toutes les chambres. Toutes ces solutions sont pratiques, hygiéniques, sans contact et offrent la possibilité de personnalisation.
Chez Smoobu, nous avons choisi une autre option : fournir le guide d’accueil numérique sous la forme d’un lien du navigateur Web. Ainsi, les hôtes n’ont besoin de créer le contenu du guide d’accueil que pour chaque logement une fois, et chaque fois qu’une réservation est ajoutée ou synchronisée dans la base de données, le guide d’accueil est généré dynamiquement pour chaque nouvel événement – réservation.
Smoobu recueille toutes les informations sur l’hébergement (emplacement, météo, etc.), sur l’invité (nom, langue, etc.) et sur la réservation (date de début, date de fin, etc.), et un lien est automatiquement généré. Vous pouvez ensuite intégrer le lien du guide et l’envoyer manuellement par e-mail avant l’arrivée ou l’utiliser dans les modèles d’automatisation de messagerie. De cette façon, les invités disposent de toutes les informations dont ils ont besoin avant leur arrivée. Les invités peuvent également accéder à la page web pendant leur séjour, n’importe où et à tout moment, depuis leur téléphone portable, leur tablette et leur ordinateur portable. Ainsi, aucune question ne reste sans réponse. Vous pouvez également définir spécifiquement quel contenu est visible avant l’arrivée, pendant le séjour et après le départ. Le guide d’accueil est une sorte de concierge numérique.
Le guide d’invité idéal pour les locations de vacances
Design et structure
Le guide d’invité doit avoir une structure logique et claire pour que vos invités puissent trouver rapidement ce qu’ils recherchent. Cela signifie également que vous devez supprimer les informations superflues. Gardez vos descriptions courtes et concises, évitez les fautes d’orthographe et de grammaire. Pour les descriptions complexes, vous pouvez inclure des images et des croquis pour faciliter la compréhension.
Design
Concevez le guide d’invité selon l’identité de votre marque. L’interface utilisateur doit également être cohérente avec votre site de réservations directes, vos cartes de visite, vos réseaux sociaux, etc. Utilisez votre logo, les mêmes couleurs et polices de caractères. De cette manière, vous renforcez la notoriété de votre marque et apparaîtrez encore plus professionnel en tant qu’hôte.
Contenu à inclure dans le guide d’invité
- Ce qui rend votre logement spécial : vous pouvez expliquer ce qui rend votre location de vacances spéciale : l’emplacement, l’architecture, l’histoire, l’aspect familial, etc.
- Nourriture : petit-déjeuner, recommandations de restaurants, supermarchés, minibar.
- Règles de la maison : politique de smoking, animaux de compagnie, sortie d’urgence.
- Numéros de contact d’urgence nationaux, pharmacies locales et hôpitaux.
- Contact du propriétaire pour les urgences et les commentaires.
- Services supplémentaires réservables : visites, panier pique-nique, location de vélos, lit de bébé, etc.
- Guide de voyage numérique : sites touristiques et activités de loisirs dans la région.
- Autres idées (selon l’emplacement et le groupe cible) : horaires des transports en commun, itinéraires de randonnée ou de vélo, programme culturel.
Vente croisée de services supplémentaires
Le guide d’invité électronique fait partie intégrante pour vos invités dès le moment de la réservation. Ils y trouveront des informations sur la façon de s’y rendre, le Wi-Fi, la climatisation ou le chauffage. De plus, vous pouvez également utiliser le classeur d’invités pour proposer des services supplémentaires tels que les transferts aéroportuaires, l’enregistrement anticipé ou le départ tardif, un lit de bébé, une baby-sitter, le nettoyage en cours de séjour, etc. C’est ce que l’on appelle la “vente croisée”.
Vous ne savez pas quels services supplémentaires vous pourriez proposer ? Mettez-vous à la place de vos invités. Qu’est-ce qui pourrait les satisfaire ? Ils sont en vacances et souhaitent se faire plaisir. Peut-être seraient-ils intéressés par une bouteille de vin pétillant d’un vignoble local ? D’autres idées pourraient être une visite de la ville guidée par vous, un panier pique-nique, des viennoiseries fraîches chaque matin – il n’y a pas de limites à votre créativité.
Guide d’invité numérique Smoobu
Le guide d’invité Smoobu (anciennement : application pour les invités) n’est pas une application à télécharger, mais un lien URL créé individuellement pour chaque invité et qui peut être envoyé par e-mail, SMS ou modèles automatisés. Des tests ont montré que de nombreux clients ne veulent pas télécharger une application supplémentaire pour chaque vacances. C’est pourquoi Smoobu a délibérément choisi la variante du lien Web. Ce guide d’invité en ligne présente également de nombreux avantages pour vous en tant qu’hôte. Vous créez le guide pour chaque logement individuellement, mais cela demande moins d’efforts que vous ne le pensez.
Une fois configuré, vous pouvez facilement et commodément choisir différents modèles et les personnaliser individuellement. Par exemple, vous pouvez définir un modèle pour les familles avec enfants, un modèle pour les voyageurs solitaires, les jeunes invités, les invités plus âgés – en fonction de ce qui a du sens pour votre groupe cible. Bien sûr, vous pouvez également distinguer entre les différents appartements, si vous en avez plus d’un. Avec le guide d’invité Smoobu, vous pouvez également proposer et facturer d’autres services tels que des visites guidées, des vélos à louer, etc.
Découvrez un exemple de guide d’invité numérique réalisé avec Smoobu.
Et vous pouvez le faire au bon moment : pendant le séjour. De nombreux invités ne veulent pas se soucier de comparer les prix pendant leurs vacances ou souhaitent se faire plaisir avec un peu de luxe et de confort. En savoir plus sur le guide d’invité numérique de Smoobu ici.
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