La pandémie de Coronavirus a radicalement changé notre mode de vie. De nombreuses entreprises dans le monde ont fermé. Certaines d’entre elles ont autorisé leurs employés et leurs équipes à travailler depuis leur domicile (WFH) afin d’éviter la propagation du virus COVID-19 sur les lieux de travail.
Selon Global Workplace Analytics, plus de 4,3 millions d’employés travaillent à domicile. Cependant, de nombreux managers ne savent pas comment superviser les employés à distance. Il est important de former les employés et d’établir des politiques efficaces de travail à distance / WFH à l’avance. Voici un guide détaillé pour gérer vos nouveaux employés à distance.
10 Astuces (Checklist) pour gérer les employés à distance
Les entreprises peuvent utiliser ces astuces comme une checklist pour gérer leurs employés et leurs équipes à distance :
1. Développer une culture d’appels téléphoniques avec les employés
Dans des circonstances normales, lorsqu’un superviseur a besoin de parler à un employé en particulier, il le convoque dans son bureau. Mais certains managers ont tendance à minimiser les discussions en ligne avec les employés et les contractuels qui travaillent à distance. Vous devez tenir des discussions virtuelles avec les employés pour obtenir leurs opinions. Installez un logiciel similaire sur l’ordinateur de chaque employé pour une communication fluide.
2. Faire des appels vidéo réguliers
La recherche montre que de nombreuses personnes apprécient la communication non verbale. Il est essentiel d’avoir un aperçu visuel de ce qu’un employé pense lorsqu’il travaille à distance. Faire des appels vidéo fréquents aide à comprendre l’humeur d’un employé et à évaluer sa réaction face à des changements spécifiques liés au travail. Vous pouvez utiliser Google Hangouts, Zoom ou Skype pour passer des appels vidéo. De nombreuses entreprises ont opté pour les appels vidéo pour gagner de l’argent en ligne alors que la pandémie de Coronavirus se poursuit.
3. Avoir des appels individuels réguliers
Établir une relation de confiance avec les employés à distance est un défi pour de nombreuses entreprises. Il est important de passer des appels individuels avec chaque employé pour discuter des problèmes ad hoc. Créez également une politique de porte ouverte qui permet aux employés de vous appeler librement. Indiquez votre disponibilité sur Slack, Skype ou MS Teams pour informer les employés quand ils peuvent vous joindre. Par exemple, vous pouvez réserver une heure par semaine pour les appels individuels.
4. Éviter d’annuler les appels individuels
N’annulez aucun appel individuel, car cela suscitera du ressentiment parmi votre personnel à distance. Certains employés pourraient décider d’accepter toutes les suggestions que vous faites pour éviter de longues discussions. Sachez que les employés à distance ne reçoivent pas d’annonces brèves comme ils en avaient l’habitude au bureau. Les appels individuels permettent aux employés de partager les difficultés qu’ils ont rencontrées au cours de la semaine.
5. Prendre le temps de discuter de divers sujets
Certains managers appellent les employés uniquement lorsqu’ils veulent leur donner des instructions ou obtenir des rapports de travail. Il est nécessaire de s’informer de la vie personnelle de vos employés pour savoir s’ils sont en bonne santé et rencontrer des problèmes matrimoniaux. Ces petites conversations leur font sentir qu’ils sont appréciés en tant qu’individus et montrent que vous ne vous intéressez pas seulement à leur productivité au travail.
6. Équilibrer les inconvénients horaires
Si vous dirigez une grande entreprise, il est probable que vous ayez des employés à distance répartis dans différents fuseaux horaires. Cela vous empêchera d’atteindre tous les employés en même temps. Vous pouvez planifier des appels vidéoconférences tard le soir et d’autres dans la journée pour équilibrer les inconvénients horaires.
7. Transmettre des émotions avec des émoticônes ou des cadeaux animés
Vous devez utiliser la communication verbale et non verbale pour rester en contact avec tous les employés. Parfois, il est difficile de transmettre une émotion ou un message spécifique avec des mots, car ils peuvent être moins percutants ou agressifs. Vous pouvez envoyer des cadeaux aux employés à distance pour les complimenter pour leurs réalisations. De plus, l’utilisation d’émoticônes montre aux employés que vous êtes accessible.
8. Soutenir l’évolution de carrière de vos employés
Certains managers considèrent les employés à distance comme des mercenaires. Il est préférable de les considérer comme des employés plutôt que comme des contractuels. Chaque employé a des aspirations et des objectifs. Prenez l’initiative de veiller à ce que vos employés progressent dans leur carrière en les emmenant à des webinaires et des ateliers. Vous pouvez soutenir vos employés sans les promouvoir. Vous pouvez également consacrer du temps à des discussions sur le développement de carrière avec vos employés.
9. Organiser des rassemblements en personne occasionnels
De nombreuses entreprises organisent des fêtes de fin d’année pour leur personnel. Cela offre aux employés l’occasion de socialiser et de passer des moments agréables ensemble. De plus, les rassemblements renforcent les liens entre les employés de différents départements. Vous pouvez organiser un sommet une fois par an ou voyager en groupe vers de nouvelles destinations.
10. Rendre l’innovation et la planification accessibles à distance
Le brainstorming est une pratique courante dans de nombreuses organisations. Il est parfois difficile pour les employés à distance de partager leurs idées avec leurs collègues, contrairement aux paramètres de bureau normaux. Vous pouvez avoir un environnement en ligne convivial pour faciliter l’innovation et la planification. Donnez à chaque employé l’occasion de partager des idées d’entreprise lors des réunions d’équipe en ligne. Cela améliorera l’engagement et la productivité de votre personnel.
Les défis de la gestion des employés et des membres d’équipe à distance
Essentiellement, le travail à distance est exigeant pour les managers et les décideurs, surtout en temps de crise mondiale comme celle du COVID-19 qui perturbe la prise de décision. Au début, les entreprises peuvent constater une baisse des performances professionnelles chez les employés et les membres d’équipe performants lorsqu’ils commencent à travailler depuis leur domicile. Voici les défis courants auxquels les managers sont confrontés lorsqu’ils gèrent des équipes et des employés à distance :
Inaccessibilité des informations : De nombreux nouveaux employés à distance ont du mal à obtenir des informations cruciales de la part de leurs collègues. Parfois, il leur est difficile d’obtenir des réponses simples à des questions simples. De plus, des problèmes interpersonnels peuvent survenir dans une équipe à distance. Certains employés ne font pas confiance à leurs collègues lorsqu’ils se trouvent dans des situations difficiles. Ils ne répondent souvent pas aux attentes des managers.
Absence de supervision en personne : Le travail à distance empêche les managers performants d’interagir en personne avec les employés. Certains superviseurs pensent que les employés ne travailleront pas aussi dur à distance que sur site.
Distractions à domicile : De nombreux employés ayant une famille sont souvent distraits par leurs enfants et leurs conjoints à la maison. Les managers doivent encourager les employés à distance à avoir une garde d’enfants adéquate et un espace de travail dédié pour minimiser les distractions à la maison.
Isolement social : La solitude est un défi majeur du travail à distance. Un employé habitué à un environnement de bureau normal se sent isolé lorsqu’il travaille à domicile. Les extravertis sont particulièrement sujets à l’isolement social par rapport aux introvertis.
Le nombre d’employés travaillant à domicile a considérablement augmenté depuis février. Le travail à distance présente des avantages pour les travailleurs, les organisations et les managers. Une étude de State of Remote Work 2019 par Owls Labs montre que de nombreux employés à distance travaillent pendant quarante heures par semaine. Les managers doivent prendre certaines mesures pour améliorer la productivité et l’engagement des employés à distance.
