La modélisation des processus métier est un élément essentiel pour optimiser l’organisation d’une entité. Cela consiste à schématiser et à représenter graphiquement les différentes tâches qui composent son activité. Cette étape permet de créer un logiciel spécifique adapté aux spécificités des métiers concernés, en générant les gains attendus.
Dans cet article, nous mettons en lumière cette phase cruciale du BPM (Business Process Management) afin de vous aider à la réussir et à tirer le meilleur parti de vos processus métier.
Modélisation de processus : notions à maîtriser
Commençons par vulgariser l’approche de modélisation pour vous offrir une vision d’ensemble éclairée.
La modélisation, une étape du BPM
La modélisation des processus est une phase du BPM qui traduit l’enchaînement des tâches humaines ou des actions réalisées par des ordinateurs. Elle consiste à recenser, analyser et optimiser l’ensemble des tâches réalisées en interne ou en externe.
Comment déterminer un processus métier ?
Un processus se définit par un ensemble d’actions dont la finalité dépend de l’activité d’une entreprise ou d’une organisation. Par exemple, les actions d’un processus d’achat aboutissent à une vente et une acquisition, les tâches d’un processus d’audit déterminent un rapport d’audit, etc. La modélisation des processus se concentre sur l’optimisation des tâches, car ce sont elles qui permettent d’obtenir un résultat attendu.
Pourquoi modéliser les processus métier ?
Modéliser les processus métier permet aux entreprises et aux organisations d’améliorer leur efficacité et leur productivité, ce qui se traduit mathématiquement par un gain financier. En formalisant les tâches de chaque processus, il devient possible de détecter les défaillances et de modéliser des processus corrigés et optimisés.
Voici quelques objectifs que votre organisation peut se fixer en tirant parti de la modélisation de ses processus :
- Éviter les doublons dans les tâches.
- Améliorer la coordination entre les tâches.
- Éviter les goulots d’étranglement.
- Instaurer des standards et une nomenclature communs.
- Rendre visible l’avancée du processus à toutes les parties prenantes.
- Simplifier l’enchaînement de tâches complexes.
- Organiser des processus parallèles et indépendants.
- Améliorer la communication, le suivi et le pilotage.
- S’adapter à un contexte en évolution.
- Offrir une tranquillité d’esprit à son DSI.
5 exemples de modélisation
Examinons maintenant quelques exemples de modélisation de processus qui vous permettront d’adopter une démarche avisée de workflow management.
Exemple pour modéliser le traitement d’une facture fournisseur
Voici un exemple de processus de traitement d’une facture fournisseur depuis son émission par le fournisseur jusqu’à son paiement :
- Dépôt : le fournisseur dépose sa facture.
- Qualification : le service comptable rattache la facture aux éléments connus du système d’information (bon de commande, demandeur).
- Validation : le demandeur approuve ou non la facture en fonction de sa conformité avec les biens ou les services reçus.
- En cas de refus : information du fournisseur du refus de la facture et des raisons de ce refus.
- Mise en paiement de la facture, information du fournisseur.
- Paiement de la facture, information du fournisseur.
- Fin du cycle : la facture est archivée.
Exemple pour un processus d’achat simple
Voici un exemple de processus simple de demande d’achat :
(Source image : © Eiphedeïx Internationnal)
Exemple de modélisation d’une adhésion
Prenons l’exemple d’un organisme de prestations sociales qui gère un ensemble de services pour ses adhérents. Voici la modélisation du processus d’inscription :
- Création d’un compte par l’adhérent.
- Fourniture des éléments nécessaires à l’adhésion.
- Contrôle par l’organisme des éléments, validation du dossier.
- En cas de demande d’éléments complémentaires.
- Refus d’adhésion si le demandeur ne remplit pas les critères.
- Adhésion acceptée : les services deviennent accessibles à l’adhérent.
Exemple de processus interne en entreprise
Le traitement d’un fait dans une organisation peut être modélisé de la manière suivante :
- Signalement par un salarié d’un fait inhabituel.
- Qualification du fait, rattachement à un processus défini en amont.
- Le fait est jugé non significatif, fin du traitement.
- Le fait est qualifié et rattaché à un risque existant ou déclenche la création d’un nouveau risque. Cela entraîne le lancement de la procédure de gestion des risques.
- Réévaluation du risque et éventuelle modification des actions préventives/correctives.
- Fin du traitement du fait : archivage.
Exemple de processus métier plus complexe
Voici un exemple de modélisation de processus impliquant un acheteur et un vendeur. Même pour l’achat d’une pizza, il faut prévoir une certaine modélisation du support client :
(Source image : © Urbanisation SI)
Comment modéliser un processus métier ?
Il n’existe pas de réponse unique ni de réponse type pour modéliser un processus métier, car chaque organisation présente ses spécificités. Cependant, nous avons rassemblé quelques conseils issus de nos retours d’expérience pour vous aider à adopter la meilleure approche possible.
Établir une cartographie de ses processus
La cartographie d’un processus métier est un procédé visuel qui spécifie toutes les étapes ou tâches qui constituent ce processus. En établissant une cartographie, vous faites ressortir les liens de corrélation, de dépendance ou d’indépendance entre les acteurs, leurs actions et les résultats à obtenir. Vous détaillez qui fait quoi, quand, où et comment à chaque étape. Une cartographie se matérialise sous la forme d’un diagramme avec des formes simples.
Réfléchir en tant qu’organisation étendue
N’oubliez pas d’intégrer toutes les parties prenantes dans vos processus métier afin de modéliser des workflows optimaux. Les tâches réalisées en externe sont souvent plus longues et plus difficiles à optimiser, il est donc important de ne pas négliger cet aspect dans votre modélisation.
S’appuyer sur la norme BPMn
La norme BPMn (Business Process Modeling and Notation) offre une méthode standardisée pour modéliser vos processus métier. Elle vous permet d’identifier facilement qui fait quoi, les nœuds sensibles à optimiser, les tâches nécessitant l’intervention d’un humain et celles pouvant être automatisées. En utilisant la norme BPMn, vous améliorez l’attribution des tâches, le contrôle et la fluidité de l’ensemble de votre processus.
Éviter les erreurs de modélisation grâce à la méthode agile
Il est essentiel de ne pas figer la modélisation de vos processus et de rester agile pour vous adapter aux nouvelles contraintes et évolutions du marché. Adoptez la méthode agile pour tester et améliorer vos processus en vous confrontant à la réalité du quotidien. Focalisez-vous sur la création de valeur plutôt que sur des éléments superficiels qui n’apportent aucune optimisation.
Automatiser vos processus métier
L’automatisation des processus métier est un volet important de votre réflexion. Automatisez toutes les tâches qui peuvent ne pas être effectuées par un humain afin de gagner du temps et d’éviter les erreurs. Intégrez les données dans votre workflow pour rendre votre processus opérationnel et éviter les pertes de productivité.
Outils BPM : utilité et limites
Les outils BPM peuvent être utiles dans votre démarche de modélisation des processus métier, mais ils présentent également des limites qu’il convient de prendre en compte.
Utiliser un logiciel BPM pour obtenir une première ébauche
Un logiciel BPM facilite l’analyse d’un processus métier en vous permettant de vous appuyer sur des modèles de processus existants. Cependant, il ne remplace pas la création d’une application métier sur mesure. Un logiciel BPM fournit une liste de tâches qui s’enchaînent, mais ne génère pas automatiquement les améliorations attendues.
Intégrer les données dans votre workflow
Pour rendre votre processus opérationnel, il est nécessaire d’intégrer les données dans l’analyse et la modélisation de vos processus. Les flux de données font partie intégrante des processus métier, et il est important de ne pas les négliger pour éviter les pertes de temps et les erreurs.
Préférer la méthode agile pour rester compétitif
La méthode agile permet d’adapter vos processus aux nouvelles contraintes et évolutions du marché. Elle vous permet de procéder par itération pour tester et améliorer votre processus en vous confrontant à la réalité du quotidien. Ne figez jamais la modélisation de vos processus, mais faites-la évoluer au fil du temps pour rester compétitif.
Automatiser vos processus métier
L’automatisation des processus métier est essentielle pour optimiser votre organisation. Automatisez toutes les tâches qui peuvent être réalisées par un programme informatique pour gagner du temps et éviter les erreurs.
Si vous avez des doutes ou des questions concernant la modélisation de vos processus métier, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe d’experts pourra vous accompagner dans la conception d’une application sur mesure adaptée à vos besoins et qui optimisera votre travail au quotidien.
