Guide pratique pour gérer les notes de frais [+modèle gratuit]

En tant que responsable des ressources humaines (RH), vous êtes chargé de la gestion des remboursements des notes de frais. Pour les employés, il s’agit de l’argent qu’ils avancent pour le compte de l’entreprise.

Modèle gratuit de note de frais

Nous avons préparé une vidéo pour vous guider dans la gestion des notes de frais. Vous pouvez également continuer à lire pour découvrir comment fonctionne le système des notes de frais et comment simplifier leur gestion au sein de votre organisation. Nous vous offrons également un modèle de note de frais à télécharger gratuitement.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document établi par un employé afin de se faire rembourser une dépense auprès de son employeur. Elle peut être au format papier ou numérique. La note de frais concerne généralement les dépenses avancées par l’employé pour le compte de l’entreprise.

Cela peut inclure, par exemple :

1. Les billets de train pour une réunion avec un fournisseur.
2. Les frais d’essence pour se rendre chez un client.
3. Les repas pris lors d’une formation à l’extérieur.
4. Les nuits d’hôtel lors d’un déplacement professionnel.

Les deux principaux critères justifiant une note de frais sont l’avance d’argent personnel de l’employé pour le compte de l’entreprise et le caractère professionnel de la dépense.

Par ailleurs, la loi encadre strictement le fonctionnement des notes de frais et énumère les dépenses susceptibles d’être remboursées. Les notes de frais doivent être justifiées auprès de l’administration fiscale. Pour cela, l’employé doit fournir les justificatifs de dépenses tels que des factures ou des quittances.

Comment sont payées les notes de frais ?

Il existe différents types de remboursements des frais professionnels.

L’indemnité kilométrique

Le remboursement des frais kilométriques est sans doute le plus connu. Il est généralement calculé en fonction d’un barème kilométrique. En 2022, le gouvernement a revalorisé le barème des indemnités kilométriques de 10 % en raison de l’augmentation du prix du carburant. Ce barème doit être pris en compte lors de la déclaration des revenus de l’année 2021.

Le calcul des kilomètres se fait de la manière suivante :

1. On définit la puissance administrative du véhicule, ce qui donne un tarif par kilomètre (entre 0,502€ et 0,661€ par kilomètre).
2. On multiplie le nombre de kilomètres par le tarif au kilomètre.
3. Au-delà du 5000ème kilomètre, le salarié obtient un bonus.
4. Au-delà du 20000ème kilomètre, le salarié obtient un autre bonus.

Ces montants varient chaque année et sont fixés par la loi. Le calcul peut être complexe et il est essentiel de pouvoir justifier chaque kilomètre parcouru. Cela peut être particulièrement difficile lorsque vous devez gérer une flotte de véhicules importante. Pour simplifier cette tâche, il est recommandé d’utiliser un outil de gestion des ressources humaines tel que celui de Factorial.

Les frais de déplacement

En fonction des besoins de votre entreprise, vos employés peuvent se déplacer en utilisant différents moyens de transport. Outre les frais kilométriques, il est également possible de rembourser les billets de train ou d’abonnement. Comme pour les frais kilométriques, il est nécessaire de fournir des justificatifs de ces frais de déplacement.

Cependant, il convient de noter que les trajets domicile-travail ne sont généralement pas pris en compte dans le remboursement des frais. De plus, la moitié de l’abonnement de transport doit être prise en charge par l’employeur.

Tous les autres moyens de transport payants utilisés dans le cadre d’un déplacement professionnel, ainsi que les frais annexes tels que les frais de stationnement, les péages, l’assurance du véhicule, etc., peuvent être considérés comme des notes de frais.

Les frais d’hébergement

Si un déplacement professionnel nécessite une nuitée, les frais d’hébergement doivent être entièrement remboursés par l’entreprise. Généralement, c’est l’entreprise qui choisit l’hébergement, l’employé avance les frais et l’entreprise procède au remboursement. L’hébergement doit obligatoirement être effectué auprès d’un professionnel capable d’émettre une facture.

Les frais de repas

Lors d’un déplacement, l’employé doit pouvoir se restaurer. En fournissant une facture, il peut demander le remboursement de ses frais de repas. Généralement, l’employé dispose d’un montant forfaitaire par repas. En cas de dépassement, la différence est à sa charge.

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Traitement des frais professionnels : que dit la loi ?

Selon la loi, l’employé dispose de 5 ans pour fournir la facture. Cependant, il est courant que les employés demandent le remboursement le plus rapidement possible, car cela peut représenter une dépense importante pour eux.

Une fois les justificatifs récupérés, il est nécessaire de les traiter sur le plan comptable. Les entreprises prennent généralement un mois pour rembourser leurs employés. Il est également possible d’attendre le paiement du salaire du mois pour effectuer un remboursement global.

En réalité, la loi ne fixe pas de délais stricts pour le remboursement, si ce n’est un délai jugé “raisonnable”. Un mois est considéré comme un délai raisonnable. Il est toutefois obligatoire de conserver tous les justificatifs pendant au moins 5 ans. Les remboursements de frais illicites sont courants et permettent aux entreprises de réduire leur bénéfice imposable ou de compléter la rémunération d’un employé sans payer les cotisations sociales et patronales.

CONSEIL : L’URSSAF est très vigilante à ce sujet et les redressements fiscaux peuvent être très coûteux. Évitez de rembourser une note de frais sans justificatif, sauf cas exceptionnel.

Factorial est certifié par l’URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n’ont plus besoin de conserver leurs reçus/factures en version papier. Travaillez de concert avec le service financier de votre entreprise pour éviter tout problème !

Comment justifier une dépense sans facture ?

La facture est essentielle pour l’employé, car elle prouve les dépenses engagées. Elle permet à l’entreprise de vérifier le montant des dépenses, de faciliter leur remboursement et de récupérer tout ou partie de la TVA payée.

Vous prenez donc des risques en remboursant une note de frais sans facture :

• Vous pouvez faire l’objet de sanctions en cas de contrôle.
• La dépense peut être requalifiée en avantage en nature, ce qui implique le paiement de cotisations sociales, entre autres.

Cependant, il existe des solutions alternatives :

1. Mettre en place une politique de tolérance zéro : aucun remboursement n’est possible sans justificatif. L’employé doit alors assumer ses dépenses professionnelles, ce qui évite tous les risques mentionnés précédemment.
2. Offrir une alternative en cas de perte de la facture :
   • Contacter le fournisseur pour obtenir une copie de la facture.
   • Demander à l’employé de fournir un relevé bancaire indiquant la dépense en question.
   • Demander à l’employé de rédiger une attestation sur l’honneur mentionnant le contexte, le type de frais, le nom du fournisseur, la date, le lieu, etc.

L’administration fiscale peut faire preuve de tolérance dans des situations exceptionnelles.

Modèle gratuit de note de frais à télécharger

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Cependant, utiliser un fichier Excel pour la gestion des notes de frais de vos collaborateurs n’est pas la meilleure approche. Nous vous recommandons d’utiliser un portail RH comme celui de Factorial, où les employés peuvent directement soumettre leurs dépenses et les justificatifs associés. Cela responsabilise les employés et accélère le processus de remboursement, vous permettant de vous concentrer sur des tâches plus importantes pour votre entreprise.

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