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En réponse aux incertitudes présentées par Covid-19, de nombreuses entreprises et universités ont demandé à leurs employés de travailler à distance. Alors que près d’un quart de la population active américaine travaille déjà à domicile au moins une partie du temps, les nouvelles politiques laissent de nombreux employés – et leurs managers – travailler en dehors du bureau et séparés les uns des autres pour la première fois.
Bien qu’il soit toujours préférable d’établir des politiques claires de travail à distance et des formations à l’avance, en temps de crise ou dans d’autres circonstances en évolution rapide, ce niveau de préparation peut ne pas être réalisable. Heureusement, il existe des étapes spécifiques, fondées sur la recherche, que les managers peuvent prendre sans grand effort pour améliorer l’engagement et la productivité des employés en télétravail, même lorsqu’il y a peu de temps pour se préparer.
Les défis courants du travail à distance
Pour commencer, les managers doivent comprendre les facteurs qui rendent le travail à distance particulièrement exigeant. Les employés performants peuvent connaître une baisse de leurs performances et de leur engagement lorsqu’ils commencent à travailler à distance, surtout en l’absence de préparation et de formation. Les défis inhérents au travail à distance comprennent :
Manque de supervision en face à face : Les managers et leurs employés expriment souvent des inquiétudes quant au manque d’interaction en face à face. Les superviseurs craignent que les employés ne travaillent pas aussi dur ou aussi efficacement (bien que des recherches indiquent le contraire, du moins pour certains types d’emplois). De nombreux employés, quant à eux, sont confrontés à un accès réduit au soutien et à la communication managériale. Dans certains cas, les employés ont l’impression que les managers à distance sont déconnectés de leurs besoins et ne sont ni favorables ni utiles pour accomplir leur travail.
Manque d’accès à l’information : Les nouveaux télétravailleurs sont souvent surpris par le temps et les efforts supplémentaires nécessaires pour trouver des informations auprès de leurs collègues. Obtenir des réponses à des questions simples peut sembler être un obstacle majeur pour un travailleur à domicile.
Ce phénomène va au-delà du travail lié aux tâches et concerne également les défis interpersonnels qui peuvent surgir entre des collègues en télétravail. Des recherches montrent qu’un manque de “connaissance mutuelle” entre les employés à distance se traduit par une moindre volonté d’accorder le bénéfice du doute à ses collègues dans des situations difficiles. Par exemple, si vous savez que votre collègue de bureau a une mauvaise journée, vous interpréterez un e-mail brusque de sa part comme un produit naturel de son stress. Cependant, si vous recevez cet e-mail d’un collègue en télétravail, sans aucune compréhension de ses circonstances actuelles, vous êtes plus susceptible de vous offenser, ou au minimum, de penser moins bien de son professionnalisme.
Isolement social : La solitude est l’une des plaintes les plus courantes concernant le travail à distance, les employés regrettant l’interaction sociale informelle d’un environnement de bureau. On pense que les extravertis peuvent souffrir davantage d’isolement à court terme, surtout s’ils n’ont pas l’occasion de se connecter avec d’autres personnes dans leur environnement de télétravail. Cependant, sur une plus longue période, l’isolement peut amener tout employé à se sentir moins “appartenant” à son organisation et peut même entraîner une intention accrue de quitter l’entreprise.
Distractions à la maison : Nous voyons souvent des photos représentant le travail à distance, montrant un parent tenant un enfant et tapant sur un ordinateur portable, souvent assis sur un canapé ou le sol du salon. En réalité, cela est une terrible représentation du travail virtuel efficace. Habituellement, nous encourageons les employeurs à s’assurer que leurs employés en télétravail disposent d’un espace de travail dédié et d’une garde d’enfants adéquate avant de les autoriser à travailler à distance. Cependant, en cas de transition soudaine vers le travail virtuel, il y a beaucoup plus de chances que les employés doivent faire face à des espaces de travail peu optimaux et (en cas de fermeture des écoles et des garderies) à des responsabilités parentales imprévues. Même dans des circonstances normales, les demandes familiales et domestiques peuvent entraver le travail à distance ; les managers doivent s’attendre à ce que ces distractions soient plus grandes pendant cette transition imprévue vers le télétravail.
Comment les managers peuvent soutenir les employés en télétravail
Malgré les défis inhérents au travail à distance, il existe également des choses relativement rapides et peu coûteuses que les managers peuvent faire pour faciliter la transition. Voici quelques actions que vous pouvez entreprendre dès aujourd’hui :
Établir des points de contrôle quotidiens structurés : De nombreux managers qui réussissent avec des employés en télétravail établissent un appel quotidien avec leurs employés à distance. Cela peut prendre la forme d’une série d’appels individuels, si vos employés travaillent de manière plus indépendante les uns des autres, ou d’un appel d’équipe, si leur travail est très collaboratif. L’aspect important est que les appels soient réguliers et prévisibles, et qu’ils soient un forum dans lequel les employés savent qu’ils peuvent consulter vous, et que leurs préoccupations et leurs questions seront entendues.
Fournir plusieurs options de technologies de communication différentes: L’e-mail seul est insuffisant. Les travailleurs à distance bénéficient d’une technologie “plus riche”, telle que la visioconférence, qui offre aux participants de nombreux indices visuels qu’ils auraient s’ils étaient en face à face. La visioconférence présente de nombreux avantages, en particulier pour les petits groupes : les indices visuels permettent d’augmenter la “connaissance mutuelle” des collègues et aident également à réduire le sentiment d’isolement au sein des équipes. La vidéo est également particulièrement utile pour les conversations complexes ou sensibles, car elle est plus personnelle que la communication écrite ou audio seule.
Il y a d’autres circonstances où une collaboration rapide est plus importante que les détails visuels. Pour ces situations, fournissez une fonctionnalité de messagerie mobile individuelle compatible avec les appareils mobiles (comme Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc.) qui peut être utilisée pour des conversations plus simples et moins formelles, ainsi que pour une communication urgente.
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Si votre entreprise ne dispose pas déjà d’outils technologiques adaptés, il existe des moyens peu coûteux d’obtenir des versions simples de ces outils pour votre équipe, en tant que solution à court terme. Consultez le service informatique de votre organisation pour vous assurer qu’il existe un niveau approprié de sécurité des données avant d’utiliser l’un de ces outils.
Établir des “règles d’engagement” : Le travail à distance devient plus efficace et satisfaisant lorsque les managers fixent des attentes quant à la fréquence, aux moyens et au moment idéal de la communication au sein de leurs équipes. Par exemple, “Nous utilisons la visioconférence pour les réunions de suivi quotidiennes, mais nous utilisons la messagerie instantanée lorsque quelque chose est urgent.” De plus, si possible, informez vos employés de la meilleure façon et du meilleur moment pour vous joindre pendant la journée de travail (par exemple, “Je suis généralement plus disponible en fin de journée pour des conversations téléphoniques ou vidéo improvisées, mais en cas d’urgence plus tôt dans la journée, envoyez-moi un SMS”). Enfin, surveillez la communication entre les membres de l’équipe (dans la mesure du possible) pour vous assurer qu’ils partagent les informations nécessaires.
Nous recommandons que les managers établissent ces “règles d’engagement” avec les employés dès que possible, idéalement lors de la première réunion en ligne. Bien que certains choix en matière d’attentes spécifiques puissent être meilleurs que d’autres, le facteur le plus important est que tous les employés partagent le même ensemble d’attentes en matière de communication.
Offrir des possibilités d’interaction sociale à distance : L’une des étapes les plus essentielles qu’un manager peut prendre est de structurer des moyens pour que les employés interagissent socialement (c’est-à-dire avoir des conversations informelles sur des sujets non liés au travail) tout en travaillant à distance. Cela est vrai pour tous les travailleurs à distance, mais surtout pour ceux qui ont été soudainement transférés hors du bureau.
La manière la plus simple d’établir une interaction sociale de base consiste à réserver du temps au début des appels d’équipe uniquement pour des sujets non liés au travail (par exemple, “Nous allons passer les premières minutes à nous mettre à jour les uns les autres. Comment s’est passé votre week-end ?”). D’autres options comprennent les soirées pizza virtuelles (lors desquelles des pizzas sont livrées à tous les membres de l’équipe au moment d’une vidéoconférence) ou les fêtes de bureau virtuelles (lors desquelles des colis de fête peuvent être envoyés à l’avance pour être ouverts et appréciés simultanément). Bien que ce type d’événements puisse sembler artificiel ou forcé, les managers expérimentés de travailleurs à distance (et les travailleurs eux-mêmes) rapportent que ces événements virtuels contribuent à réduire le sentiment d’isolement, favorisant ainsi un sentiment d’appartenance.
Offrir encouragement et soutien émotionnel : Surtout dans le contexte d’un passage soudain au travail à distance, il est important pour les managers de reconnaître le stress, d’écouter les angoisses et les préoccupations des employés et de se montrer empathique face à leurs difficultés. Si un employé nouvellement à distance éprouve clairement des difficultés mais ne communique pas son stress ou son anxiété, demandez-lui comment il se débrouille. Même une question générale comme “Comment la situation de travail à distance se passe-t-elle pour vous jusqu’à présent ?” peut permettre d’obtenir des informations importantes que vous n’entendriez peut-être pas autrement. Une fois que vous avez posé la question, assurez-vous d’écouter attentivement la réponse et de la reformuler brièvement pour vous assurer de bien comprendre. Laissez le stress ou les préoccupations de l’employé (plutôt que les vôtres) être le centre de cette conversation.
Les recherches sur l’intelligence émotionnelle et la contagion émotionnelle nous disent que les employés observent leurs managers pour savoir comment réagir aux changements soudains ou aux situations de crise. Si un manager communique du stress et de l’impuissance, cela aura un effet de “cascade” sur les employés, selon ce que Daniel Goleman appelle un “trickle-down” effect. Les leaders efficaces adoptent une approche à deux volets, reconnaissant à la fois le stress et l’anxiété que les employés peuvent ressentir dans des circonstances difficiles, mais affirmant également leur confiance envers leurs équipes, en utilisant des phrases telles que “nous y arriverons”, ou “c’est difficile, mais je sais que nous pouvons le gérer”, ou “recherchons des façons d’utiliser nos forces pendant cette période”. Avec ce soutien, les employés sont plus susceptibles de relever le défi avec un sentiment de but et de concentration.
Nous ajoutons une note d’encouragement aux managers qui sont confrontés pour la première fois au travail à distance : vous pouvez y arriver. Faites-nous part de vos conseils pour gérer vos employés à distance dans les commentaires.
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