La modélisation des processus métier est une étape essentielle pour optimiser l’organisation d’une entité. Elle consiste à représenter de manière schématique et graphique l’enchaînement des tâches qui composent son activité. Cependant, il ne suffit pas de simplement modéliser les processus pour obtenir les résultats attendus. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les notions clés de la modélisation des processus métier et vous donnerons des conseils pour réussir cette étape cruciale.
Notions clés de la modélisation des processus
La modélisation, une étape du BPM
La modélisation des processus métier fait partie intégrante du Business Process Management (BPM), qui englobe la modélisation, l’automatisation, l’exécution, le contrôle, la mesure et l’optimisation des flux d’activités commerciales. Elle consiste à identifier et à optimiser les tâches effectuées à la fois par des humains et par des ordinateurs.
Comment déterminer un processus métier ?
Un processus métier est défini par un ensemble d’actions qui contribuent à l’accomplissement d’un objectif spécifique. Par exemple, les actions d’un processus d’achat aboutissent à une vente et une acquisition, tandis que les tâches d’un processus d’audit déterminent un rapport d’audit. Il est important de distinguer les actions des états ou des statuts dans la modélisation des processus, car ce sont les actions qui permettent d’optimiser et d’obtenir les résultats attendus.
Pourquoi modéliser les processus métier ?
La modélisation des processus métier permet aux organisations d’améliorer leur efficacité et leur productivité, ce qui se traduit par des gains financiers. Elle permet également de détecter les défaillances, d’améliorer la coordination entre les tâches, d’éviter les goulots d’étranglement et de simplifier l’enchaînement des tâches complexes. En outre, elle favorise la communication, le suivi et le pilotage, tout en offrant une adaptabilité aux changements du marché et des réglementations.
Exemples de modélisation de processus
Examinons maintenant quelques exemples concrets de modélisation de processus métier pour illustrer ces concepts.
Exemple de modélisation du traitement d’une facture fournisseur
Le processus de traitement d’une facture fournisseur comprend plusieurs étapes, de la réception de la facture par le fournisseur jusqu’à son paiement. Chaque étape est clairement définie et implique différentes parties prenantes.
Exemple de processus d’achat simple
Un processus d’achat simple peut être modélisé de manière concise et claire. Cela permet d’éviter les doublons et d’améliorer la coordination entre les différentes étapes du processus.
Exemple de modélisation d’une adhésion
La modélisation du processus d’adhésion dans un organisme de prestations sociales est un exemple concret de modélisation de processus métier. Chaque étape est clairement définie, de la création d’un compte par l’adhérent à l’acceptation de son adhésion.
Exemple de process interne en entreprise
Un processus interne en entreprise peut être modélisé pour faciliter la gestion des faits inhabituels. Cette modélisation permet d’identifier les différentes actions à entreprendre et les procédures à suivre pour gérer efficacement ces faits.
Exemple de processus métier plus complexe
Même pour l’achat d’une pizza, il est nécessaire de modéliser un processus métier pour assurer un bon support client. Cet exemple montre comment la modélisation des processus peut être utilisée pour optimiser une chaîne d’approvisionnement complexe.
Conseils pour modéliser un processus métier
La modélisation d’un processus métier peut sembler complexe, mais en suivant quelques principes clés, vous pouvez réussir cette étape :
Etablir une cartographie de ses processus
La cartographie des processus métier consiste à spécifier visuellement toutes les étapes ou tâches qui composent un processus. Cela permet de mettre en évidence les liens de corrélation, de dépendance ou d’indépendance entre les acteurs, leurs actions et les résultats à obtenir.
Réfléchir en tant qu’organisation étendue
Il est important d’intégrer toutes les parties prenantes dans la modélisation des processus métier, qu’il s’agisse de collaborateurs internes, de prestataires, de fournisseurs ou d’autres parties externes. En considérant toutes les parties prenantes, vous pouvez optimiser vos processus métier et éviter les défaillances liées aux interactions externes.
S’appuyer sur la norme BPMn
La norme BPMn offre une méthodologie standardisée pour modéliser les processus métier. En utilisant cette norme, vous pouvez facilement identifier les actions à effectuer, les points critiques du processus et les tâches qui peuvent être automatisées.
Privilégier la méthode agile
La méthode agile permet d’adapter et d’améliorer continuellement les processus métier en se basant sur des itérations. Elle met l’accent sur la valeur à créer et sur la flexibilité nécessaire pour répondre aux nouvelles exigences et aux évolutions du marché.
Automatiser les processus métier
L’automatisation des processus métier est essentielle pour optimiser les tâches et améliorer la productivité. En automatisant les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, vous pouvez gagner du temps et réduire les erreurs humaines.
En conclusion, la modélisation des processus métier est une étape cruciale pour optimiser l’organisation d’une entité. En suivant les conseils présentés dans cet article, vous pourrez réussir cette étape et obtenir les résultats attendus. N’hésitez pas à vous appuyer sur des outils BPM et à vous entourer d’experts pour vous accompagner dans cette démarche.
