Die Corona-Pandemie hat viele Unternehmen dazu gezwungen, Präsenzveranstaltungen und Meetings abzusagen. Doch wie geht es nun weiter? Eine Antwort darauf könnte das Konzept der Hybridveranstaltungen sein.
Was bedeutet eigentlich “hybrid”?
Eine hybride Veranstaltung kombiniert verschiedene Veranstaltungstypen, Räume und Interaktionsmöglichkeiten zu einem neuen Eventformat. Gerade in Zeiten von Corona und Home-Office bedeutet das eine Kombination aus Online- und Präsenzveranstaltung.
Dank verschiedener Streaming- und Videokonferenzdienste können die Teilnehmer live vor Ort oder bequem von zu Hause aus an der Veranstaltung teilnehmen. Die Moderatoren und Redner agieren dabei so, als wären sie auf einer echten Eventbühne mit Publikum und versuchen, die Online-Teilnehmer genauso einzubeziehen. Dadurch kann das Infektionsrisiko minimiert werden, ohne jemanden von der Veranstaltung auszuschließen.
Die Vorteile hybrider Veranstaltungen
Hybridveranstaltungen bieten den Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- Einsparung von Material, Geld und Zeit
- Mögliche zusätzliche Einnahmen
- Positionierung als nachhaltiger und visionärer Veranstalter
- Überwindung räumlicher Grenzen durch Virtualität
Der wohl wichtigste Grund für eine hybride Veranstaltung ist jedoch die größere Reichweite, die durch die räumliche Flexibilität erzielt werden kann. Nicht nur das Infektionsrisiko wird reduziert, sondern auch Absagen aufgrund von Anfahrtszeit und -kosten vermieden.
Herausforderungen und Lösungen
Die Organisation einer umfangreichen Hybridveranstaltung kann schnell sehr aufwendig sein und erfordert einen höheren Arbeitsaufwand. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass das Erlebnis für alle Teilnehmer gleichermaßen interaktiv und spannend ist. Sowohl die Teilnehmer vor Ort als auch diejenigen hinter den Bildschirmen müssen aktiv eingebunden werden können. Online ist dies manchmal schwierig umzusetzen, da die Aufmerksamkeitsspanne oft kürzer ist. Daher sollte man niemals einfach bereits durchgeführte Online-Events kopieren, sondern die eigenen Wünsche und Barrieren analysieren und entsprechend planen. Es kann auch hilfreich sein, zusätzliche Rollen einzubeziehen, wie zum Beispiel einen Moderator vor Ort und einen Moderator für Online-Diskussionen.
Die erste hybride Veranstaltung von quer.kraft – die Jahrestagung 2020
Auch quer.kraft hat sich den Herausforderungen der Pandemie gestellt und die diesjährige Jahrestagung angepasst. Die Teilnehmerzahl vor Ort wurde auf maximal 80 Personen begrenzt, um ein speziell entwickeltes Hygienekonzept umzusetzen. Die übrigen Interessenten haben die Möglichkeit, sich virtuell an der Tagung zu beteiligen. Hierfür stehen ausreichend Kapazitäten zur Verfügung. Alle Teilnehmer, einschließlich der virtuellen Gäste, können in Workshops zusammenarbeiten und vollständig integriert werden. Die technische Umsetzung wird von den Mitarbeitern von quer.kraft sowie externen Experten begleitet. Dazu werden folgende Tools verwendet:
- Mural für die gemeinsame Arbeit in den Workshops
- Bluejeans als Videokonferenz-Tool
- Ein Moderator vor Ort + ein technischer Moderator
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass hybride Veranstaltungen nicht nur die Zukunft der Unternehmen prägen werden, sondern auch interessante neue Konzepte und eine flexible Veranstaltungsorganisation bieten. Die Corona-Pandemie hat den Wandel beschleunigt und uns gezeigt, dass innovative Lösungen notwendig sind, um weiterhin erfolgreich Veranstaltungen durchzuführen. Die Hybridveranstaltung ist hierbei ein vielversprechender Ansatz.
