En tant que personne chargée de sélectionner des fournisseurs et de prendre des décisions d’achat, vous avez sûrement déjà rencontré des produits et services vantant leur certification ISO 9001:2015 ou simplement “ISO 9000”. Mais qu’est-ce que cela signifie réellement ? En quoi cela vous aide-t-il ? Comment pouvez-vous être sûr que vos fournisseurs comprennent vos attentes ? Dans cet article, nous allons non seulement répondre à ces questions, mais aussi vous informer sur la manière d’exploiter au mieux l’ISO 9001 dans votre chaîne d’approvisionnement.
ISO et la chaîne d’approvisionnement : Comprendre l’ISO 9001
L’ISO 9001 est une norme internationale qui définit les exigences pour un système de gestion de la qualité (SGQ) au sein d’une organisation. Elle fait partie de la famille de normes publiées par l’Organisation internationale de normalisation (ISO), également appelée “série ISO 9000” ou “famille ISO 9000”. Lorsque vous entendez parler d’un fournisseur “certifié ISO 9000” ou disposant d’un “SMQ conforme à ISO 9000”, cela signifie généralement qu’il prétend respecter les exigences de la norme ISO 9001, la seule norme de la famille ISO 9000 pouvant être utilisée pour évaluer la conformité. Toutefois, il est important de noter que l’ISO est l’organisme qui développe et publie la norme, et qu’elle ne “certifie” pas les organisations, comme nous l’expliquerons plus en détail par la suite. L’objectif de l’ISO 9001 est de fournir un ensemble d’exigences qui, une fois mises en œuvre, vous garantiront que votre fournisseur est en mesure de vous fournir de manière cohérente des produits et services répondant à vos besoins et attentes, et respectant la réglementation en vigueur.
La qualité au cœur de l’approche ISO 9001
L’ISO 9001 adopte une approche de la qualité basée sur le risque, visant à prévenir les problèmes potentiels. Cette approche couvre de nombreux sujets clés, tels que l’engagement de la direction de votre fournisseur en matière de qualité, son orientation client, la disponibilité des ressources, la compétence des employés, la gestion des processus (de la production aux services en passant par les processus administratifs et de soutien), la planification de la qualité, la conception des produits et services fournis, l’examen des commandes entrantes, les achats, le suivi et la mesure adéquats des processus, produits et services nécessaires pour garantir la conformité, la résolution des réclamations clients, les mesures correctives et l’obligation d’amélioration continue. Enfin, votre fournisseur est également tenu de contrôler votre perception de la qualité des produits et services fournis. Il est important de noter que l’ISO 9001 ne définit pas de spécifications spécifiques pour les produits ou services que vous achetez, il est donc primordial que vous exprimiez clairement vos besoins et attentes à votre fournisseur.
Conformité à l’ISO 9001 : Ce que cela signifie
Lorsqu’un fournisseur affirme être “conforme à l’ISO 9001”, cela signifie qu’il a mis en place une approche systématique de gestion de la qualité, veillant ainsi à ce que vos besoins soient clairement compris et satisfaits. Cependant, il est important de noter que la conformité à l’ISO 9001 ne doit pas être considérée comme un substitut à une déclaration ou à un certificat de conformité spécifique au produit ou au service.
Comment l’ISO 9001 vous aide à choisir un fournisseur de confiance
L’ISO 9001 inclut certaines exigences concernant le processus d’achat, vous y compris en tant que client. Ces exigences portent sur les points suivants :
- Les informations d’achat que vous devez fournir pour que les fournisseurs comprennent clairement vos besoins.
- Toute approbation spécifique nécessaire pour confirmer la conformité des produits et services fournis à vos exigences.
- Toute surveillance ou inspection que vous pourriez nécessiter sur les lieux de votre fournisseur.
Vous jouez un rôle clé en communiquant à votre fournisseur vos véritables attentes. Vous devrez peut-être consulter votre personnel technique interne pour cela. En spécifiant clairement vos besoins liés à l’utilisation prévue du produit ou du service, vous éviterez de recevoir quelque chose qui ne convient pas à votre application.
Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :
- Quel est le produit ou service spécifique que vous achetez ?
- Quel impact cela a-t-il sur votre entreprise ?
- Quels sont les risques pour votre entreprise en cas de problèmes avec ce produit ou service ?
- Comment pouvez-vous être certain que le produit ou service reçu répondra effectivement à vos besoins ?
- Que savez-vous de la réputation et des performances passées de votre fournisseur ?
- Quel niveau de confiance devez-vous avoir dans sa capacité à fournir des produits et services conformes de manière constante ?
- Si la conformité à l’ISO 9001 est importante pour vous, comment pouvez-vous être certain que votre fournisseur dispose d’un SMQ conforme à cette norme ?
- Les produits et services dont vous avez besoin sont-ils couverts par le SMQ de votre fournisseur ?
Vérifier la conformité à l’ISO 9001 de votre fournisseur
Il existe plusieurs façons pour un fournisseur de prouver sa conformité à la norme ISO 9001 en matière de SMQ :
- Une “déclaration de conformité du fournisseur” : une déclaration officielle de votre fournisseur affirmant que son SMQ est conforme à la norme ISO 9001, soutenue par des signatures juridiquement contraignantes.
- Une évaluation par une seconde partie : votre fournisseur a été évalué directement par son client pour vérifier la conformité de son SMQ aux exigences de l’ISO 9001 et à vos propres exigences.
- Une évaluation par un tiers (certification ou enregistrement) : votre fournisseur engage une tierce partie impartiale pour effectuer une évaluation et délivrer un certificat confirmant la conformité à l’ISO 9001.
- La confiance supplémentaire vient du fait que certains organismes de certification sont accrédités par des organismes reconnus, garantissant leur indépendance et compétence. Ces accords favorisent la reconnaissance mutuelle à l’échelle mondiale, conformément aux principes de libre-échange de l’Organisation mondiale du commerce.
La confiance dans la norme ISO 9001
Lorsqu’un fournisseur fait référence à l’ISO 9001, cela indique qu’il dispose d’un système de gestion de la qualité conforme aux exigences de cette norme. Cela devrait vous donner confiance dans sa capacité à fournir des produits et services cohérents et conformes à vos attentes. L’ISO 9001 exige également que votre fournisseur surveille la satisfaction de ses clients, y compris vous, et qu’il vous informe de ces informations afin d’améliorer son système de gestion de la qualité.
Que faire en cas de problème ?
Si vous n’êtes pas satisfait des produits ou services reçus, signalez-le d’abord à votre fournisseur via les canaux de communication habituels. Votre fournisseur est tenu d’examiner votre plainte et de prendre les mesures appropriées pour éviter que le problème ne se reproduise. Si vous êtes toujours insatisfait de la réponse de votre fournisseur, vous pouvez porter la question à l’attention de l’organisme de certification qui a évalué sa conformité à l’ISO 9001. Si vous ne recevez pas de réponse satisfaisante de l’organisme de certification, vous pouvez vous tourner vers l’organisme d’accréditation compétent. N’oubliez pas que vous pouvez également faire valoir vos droits légaux en tant qu’acheteur.
Conclusion
L’ISO 9001 est un outil précieux pour les organisations afin de démontrer leur capacité à gérer leurs activités tout en garantissant une qualité constante des produits et services. Il existe différentes façons pour les fournisseurs de revendiquer leur conformité à l’ISO 9001, et il est essentiel que vous choisissiez une méthode qui vous inspire confiance. Si vous rencontrez des problèmes avec votre fournisseur, il est important de lui fournir un retour d’information approprié. Les plaintes contribuent à l’amélioration continue des performances des organisations, comme le prévoit la norme ISO 9001. Pour plus d’informations sur la famille ISO 9000, vous pouvez consulter le site web de l’ISO. Vous trouverez également des organismes canadiens de normalisation prêts à vous aider.
RÉIMPRIMÉ AVEC L’AUTORISATION DE L’ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION
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