En France, l’extrait Kbis est un document essentiel pour une entreprise. Il regroupe toutes les informations permettant d’identifier l’entité en question (nom du dirigeant, adresse du siège social, forme juridique, etc.). L’obtention de l’extrait Kbis est le résultat de l’immatriculation de l’entreprise au Registre national des entreprises (RNE). Pour une entreprise, cet extrait constitue une preuve légale de son existence et peut être nécessaire pour diverses démarches. Cependant, il peut arriver qu’un entrepreneur ne parvienne pas à obtenir ce précieux document. Dans cet article, nous vous présenterons les différentes solutions à envisager lorsque vous n’avez toujours pas reçu votre Kbis.
Suis-je concerné par l’extrait Kbis ?
L’une des raisons pour lesquelles un entrepreneur pourrait ne pas avoir reçu son extrait Kbis est qu’il n’est peut-être pas concerné par ce document. En effet, l’extrait Kbis est le résultat de l’immatriculation de l’entreprise au RNE. Depuis le 1er janvier 2023, ce registre sert d’interface unique aux entrepreneurs. Seules les entreprises ayant une activité commerciale sont concernées par l’immatriculation au RNE/RCS. Ainsi, il est normal qu’un entrepreneur n’appartenant pas à cette catégorie ne reçoive pas d’extrait Kbis. Par exemple, les activités artisanales reçoivent un extrait D1, les micro-entrepreneurs reçoivent un extrait K, tandis que les activités libérales ont besoin d’un avis de situation SIRENE.
Problèmes liés à l’immatriculation au registre national des entreprises
La non-réception de l’extrait Kbis peut résulter de la non-immatriculation de l’entreprise ou de l’état d’inachèvement de la procédure d’immatriculation. L’immatriculation d’une entreprise dont l’activité est commerciale est une démarche obligatoire lors de sa création. La demande doit être effectuée dans les 30 jours suivant la date de début de l’activité, c’est-à-dire la signature des statuts de l’entreprise. En revanche, l’activité doit commencer au plus tard 15 jours après la date de dépôt de la demande d’immatriculation.
L’inscription au RNE se fait via le Guichet unique des formalités des entreprises. Si le dossier de demande d’immatriculation est complet, l’entrepreneur reçoit un récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise, suivi d’une confirmation d’immatriculation définitive qui permet l’obtention de l’extrait Kbis. En cas de dossier incomplet, le guichet unique envoie une liste des éléments manquants à l’entrepreneur. Ce dernier peut suivre l’état d’avancement de la procédure en se connectant à son espace personnel sur le guichet unique.
Pourquoi n’ai-je pas reçu mon extrait Kbis alors que mon entreprise est immatriculée ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un entrepreneur dont l’entreprise est immatriculée peut ne pas avoir reçu son extrait Kbis. Il peut s’agir de délais d’envoi plus longs que prévu ou simplement d’un problème technique lors du téléchargement du document.
Tout d’abord, il est important de noter que la remise du premier extrait Kbis peut prendre plusieurs jours. Il est parfois nécessaire d’attendre jusqu’à 10 jours ouvrés, une fois les démarches d’immatriculation terminées. Cela est notamment le cas lorsque la demande d’extrait Kbis est adressée au greffe du Tribunal de commerce. Ce dernier peut avoir besoin de plus de temps pour traiter les demandes, en fonction de la période et de la charge de travail. De plus, si la demande est envoyée par courrier, il faut également tenir compte du délai d’acheminement du formulaire de réquisition jusqu’au greffe du Tribunal de commerce.
Enfin, lorsqu’il s’agit d’un envoi électronique, il est possible qu’une erreur de système ou d’adresse e-mail ait empêché la réception du document. Il peut arriver que l’extrait Kbis envoyé par e-mail se retrouve par erreur dans la boîte de courrier indésirable (ou spams). Dans ce cas, il suffit de vérifier attentivement le contenu de sa boîte e-mail. Si le document est introuvable, il est possible de contacter le fournisseur (MonIdenum, Infogreffe.fr, sites spécialisés, etc.) pour obtenir plus d’informations sur l’envoi.
Que faire en cas de non-réception de l’extrait Kbis ?
Si nécessaire, les entreprises disposent de différentes solutions lorsqu’elles n’ont pas reçu leur extrait Kbis. Ces solutions varient en fonction du stade de vie de l’entreprise et ne constituent pas nécessairement une solution de remplacement idéale. Cependant, elles permettent aux professionnels de prouver l’existence de leur société et d’accéder rapidement aux informations légales.
Au moment de l’immatriculation de l’entreprise
Lors des procédures d’immatriculation de l’entreprise, il est possible que les délais d’obtention de l’extrait Kbis soient plus longs. Cependant, la création d’une entreprise et le lancement d’une activité nécessitent la réalisation de nombreuses démarches administratives pour lesquelles l’extrait Kbis peut être utile. Dans ce cas, il est possible d’obtenir un extrait Kbis provisoire au moment du lancement de la procédure d’immatriculation. Ce document est remis sous 48 heures et peut parfaitement remplacer l’extrait Kbis. Il convient également de noter que le récépissé de dépôt du guichet unique, attestant que la société est en cours d’immatriculation, peut être utilisé pour effectuer certaines formalités, telles que la souscription à une assurance.
Pour une entreprise déjà immatriculée
Si l’entreprise est déjà immatriculée et que l’entrepreneur ne parvient pas à télécharger un extrait Kbis sur MonIdenum ou un site spécialisé, il existe d’autres moyens de prouver l’existence de sa société. Ces moyens peuvent être accessibles via différentes procédures en ligne.
Avis de situation SIRENE
Par exemple, un avis de situation SIRENE, au format numérique, reprend certaines informations présentes sur l’extrait Kbis. Il permet notamment de prouver légalement l’existence de l’entreprise. Pour obtenir ce document, il suffit de se rendre sur la page dédiée du site de l’INSEE, de renseigner le numéro Siren ou le numéro Siret de l’entreprise, puis de télécharger gratuitement l’avis de situation. Il convient toutefois de noter que l’avis de situation SIRENE ne remplace pas l’extrait Kbis. Il peut néanmoins être utile auprès de partenaires ou d’organismes tels que les banques, même s’il ne permet pas de réaliser des formalités administratives. Il est également possible de recourir aux services de sites spécialisés, comme Infonet.fr, pour obtenir un avis de situation SIRENE.
Extrait RNE
Une autre solution consiste à télécharger un extrait RNE, au format numérique, qui atteste de l’immatriculation de l’entreprise au registre national des entreprises. Pour obtenir ce document en ligne, il suffit de se rendre sur le site de l’Inpi et de renseigner le numéro Siren de l’entreprise. Il est ensuite possible de le télécharger en ligne. Tout comme l’avis de situation SIRENE, cet extrait RNE ne remplace pas l’extrait Kbis, mais peut permettre d’effectuer certaines formalités, comme l’ouverture d’un compte bancaire. Il contient des informations sur l’identité du dirigeant ainsi que sur l’entreprise ou la société.
Des formalités sans Kbis
Enfin, il est important de rappeler que grâce à la loi PACTE et à la simplification des procédures, l’extrait Kbis n’est plus nécessaire pour 55 types de démarches. Il est donc possible d’effectuer un certain nombre de formalités sans avoir reçu d’extrait Kbis.
En conclusion, les raisons pour lesquelles un entrepreneur peut ne pas recevoir son extrait Kbis sont nombreuses. Il est donc essentiel d’explorer toutes les possibilités pour expliquer cette situation. Heureusement, plusieurs solutions permettent de réaliser des formalités même en l’absence de l’extrait Kbis.
