La carte bancaire d’entreprise est un moyen de paiement mis à la disposition de certains employés. Elle leur permet de régler les dépenses professionnelles à l’instar des frais de déplacement ou d’hébergement. En posséder une présente de nombreux avantages pour les utilisateurs.
Quels sont les principaux points à connaître sur la carte bancaire d’entreprise ?
Deux solutions s’offrent aux entreprises et aux salariés pour le paiement des frais professionnels. L’employé peut utiliser sa carte personnelle et établir ensuite une note de frais. Il est aussi possible de le doter d’une carte professionnelle, appelée également carte corporate ou carte d’affaires. Il faudra tout d’abord penser à activer la carte bancaire professionnelle avant utilisation.
Caractéristiques et fonctionnement
La carte professionnelle est un moyen de paiement rattaché au compte bancaire dédié à l’activité menée. Elle est proposée aux salariés de l’entreprise qui sont amenés à réaliser des achats au nom de leur société.
Utilité
La carte bancaire d’entreprise est utilisée uniquement pour les frais professionnels, autrement dit, les dépenses réalisées par un salarié pour l’entreprise et pour l’exercice de ses activités. Ce peut être pour :
- Le repas ;
- La location de voiture ;
- Des habillements spécifiques.
Avantages et inconvénients
Utiliser une carte corporate donne la possibilité de bien séparer les dépenses professionnelles des achats personnels. Un tel choix facilite la gestion des frais, aussi bien pour l’entreprise que pour les salariés.
Pour l’employeur
La carte bancaire d’entreprise permet de gagner du temps. Que ce soit pour le service en charge des achats et des frais professionnels, ou pour la comptabilité. Par exemple, il arrive que le service des achats s’occupe des billets d’avion et de train. Le salarié sera en mesure de gérer ces dépenses seul grâce à la carte professionnelle.
Par ailleurs, les dépenses sont centralisées, ce qui facilite le suivi. De plus, une carte corporate peut être liée à une application dédiée, utilisée pour les suivre les dépenses. En outre, l’entreprise bénéficie des avantages mis en avant par les établissements bancaires. Ils se présentent sous plusieurs formes entre :
- Les programmes de fidélité ;
- Les paiements échelonnés ;
- Le débit différé ;
- Les assurances complémentaires (assurance voyage, assistance médicale et protection juridique, etc.).
Pour les employés
La carte corporate permet à ses détenteurs d’être entièrement autonomes. De plus, ils n’auront plus à avancer les frais puis attendre le remboursement par l’entreprise. Cette solution supprime également les notes de frais que les employés doivent rédiger pour recenser leurs dépenses. En cas de contrôle fiscal, il sera facile de faire la distinction entre les dépenses personnelles et professionnelles.
Qui peut en être titulaire ?
L’employeur comme les salariés peuvent se servir de la carte bancaire d’entreprise. Cependant, il n’est pas nécessaire d’en équiper tous les collaborateurs de l’entreprise, certains n’en auront pas besoin. Il faut cibler les personnes qui réalisent régulièrement des achats et des dépenses pour leurs missions.
Comment choisir sa carte bancaire d’entreprise ?
On distingue trois types de cartes professionnelles :
- Carte corporate, permettant de régler les dépenses rattachées directement à l’entreprise ;
- Carte logée, pour les dépenses réalisées dans les voyages professionnels (hébergement, billets d’avion et de train) ;
- Carte achat (P-card), pour le paiement des biens et services nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
Quelques précautions sont à prendre pour effectuer le bon choix entre ces solutions. La première consiste à bien définir ses besoins. Le choix s’effectuera selon les utilisations prévues pour la carte. Il est ainsi important de déterminer à qui elle sera destinée et pour quel type d’achat.
Il convient de savoir également que si les utilisateurs sont amenés à se déplacer régulièrement à l’étranger, il s’avère utile de se doter d’une carte internationale. Elle permet le règlement en devises étrangères.
Comme précaution, il faut trouver aussi la meilleure option entre une carte à débit différé et une carte à débit immédiat. Sur cette dernière, le montant est prélevé le jour où le paiement est effectué. Il est généralement nécessaire de compter une marge de deux jours.
Ce prélèvement aura lieu à la fin du mois sur une carte à débit différé. Autrement dit, les paiements sont réunis pour être réglés en un seul prélèvement à ce moment-là, ou bien à une date définie avec la banque. Une entreprise doit choisir le mode de prélèvement qui convient le mieux à son fonctionnement.
La comparaison des offres existantes compte également parmi les précautions à prendre. Nombreux sont les établissements qui proposent des cartes professionnelles. Ils ont chacun leurs propositions, qui seront plus ou moins intéressantes selon les moyens et les besoins de l’entreprise.
Quelles dépenses professionnelles peuvent être effectuées avec la carte ?
La carte bancaire d’entreprise peut servir pour différents types de dépenses, à savoir les frais de :
- Repas ;
- Déplacement ;
- Télétravail pour les employés devant exercer leurs activités depuis chez eux ;
- Hébergement pour les missions effectuées en dehors des locaux de l’entreprise et pour une période allant au-delà de 24 heures ;
- Déménagement (si celui-ci a lieu pour des raisons professionnelles) ;
- Double résidence pour le salarié travaillant à un endroit situé loin de son logement principal.
Quel est le coût d’une carte bancaire d’entreprise ?
Une carte professionnelle coûte entre 80 euros et 200 euros par an en moyenne. Le prix varie selon le type de carte demandée et les services fournis avec ce moyen de paiement. En raison de la diversité des offres, plusieurs choix s’offrent aujourd’hui à l’entreprise, ce qui lui permet de réaliser des économies substantielles.
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Dernière mise à jour le 24/11/2023
