Il est essentiel pour les professionnels qui utilisent des véhicules de disposer d’un service de gestion efficace pour contrôler et analyser les dépenses de manière détaillée et en temps réel.
Pour qui est destinée la carte carburant Total ?
La carte carburant Total est réservée aux professionnels, notamment :
- Aux employés conduisant un véhicule de service
- Aux salariés possédant un véhicule de fonction
- Aux employés conduisant un véhicule utilitaire
Les avantages et les bénéfices de la carte carburant Total
La carte essence est devenue courante ces dernières années, offrant des avantages importants en termes de gestion des dépenses liées au carburant.
Plus de rapidité dans la comptabilité
La carte essence permet de se passer des notes de frais liées au carburant. Leur traitement peut être long et fastidieux, entraînant des frais supplémentaires. De plus, les employés n’ont plus besoin de payer eux-mêmes les frais engagés et de conserver des justificatifs. Leur trésorerie personnelle est préservée et le paiement se fait sous forme d’une facture mensuelle regroupant toutes les dépenses.
Une traçabilité détaillée
Chaque carte carburant est attribuée à un véhicule ou à un employé et dispose d’un code secret connu uniquement du collaborateur. Cette offre permet d’avoir une vision globale des frais de trajet pour chaque titulaire de carte essence, notamment pour s’assurer que le véhicule est utilisé normalement grâce aux remontées kilométriques.
Des prix à la pompe négociés
La carte carburant Total propose un prix barème au niveau national. Une remise est appliquée sur le prix à la revente, ce qui permet de faire des économies sur le carburant.
Des fonctions élargies
Les cartes carburant ne se limitent plus à l’essence. Elles proposent un nombre croissant de prestations liées à l’utilisation de véhicules de flottes. Par exemple, il est possible de régler les frais de parking, de péage ou de lavage avec la même carte essence. De plus, la carte carburant Total propose un programme de fidélisation avec des avantages partenaires et des offres spéciales dans les stations-services du groupe.
Même si ces programmes peuvent être efficaces, les avantages offerts ne suffisent pas à compenser le coût financier des cartes essences et ne permettent pas de réaliser de grandes économies.
Fait-on vraiment des économies avec la carte carburant Total ?
La plus grande économie réside dans la suppression des coûts indirects liés au traitement des notes de frais. Cependant, malgré un prix au litre moins cher, la solution des cartes carburant reste coûteuse. Avec la carte essence Total, on compte 1,5% de frais sur les dépenses essence et 2% sur les frais de péage. Il faut également ajouter 3€ HT à chaque commande de carte. Par exemple, pour un plein d’essence de 80€, il faut compter des frais de 1,20€, et pour un péage de 25€ des frais de 0,50€. Bien que l’utilisation de la carte essence soit pratique, cette solution reste extrêmement coûteuse pour l’entreprise. Il ne faut donc pas s’attendre à réaliser de réelles économies.
De plus, le réseau de stations essence de Total est étendu, mais il est important de vérifier que le nombre de stations soit suffisant en fonction des déplacements des collaborateurs et de la localisation de l’entreprise. Par manque d’anticipation, un employé peut se retrouver à avancer les frais de carburant à une station essence qui ne fait pas partie du réseau, ce qui enlève tout l’intérêt de la carte. De plus, le nombre de pays où les cartes carburant Total peuvent être utilisées est limité, que ce soit pour la distribution d’essence ou le règlement des péages.
La carte Anytime, une vraie alternative à la carte carburant Total
Une solution moins chère :
La carte carburant Total, malgré sa praticité, a un coût non négligeable avec des frais de 1,5% sur les dépenses essence et de 2% sur les péages. Faire appel à une néobanque comme Anytime permet d’avoir un service similaire tout en réalisant des économies. Une fois votre cotisation réglée, vous disposez d’un nombre de cartes inclus dans votre offre, sans frais supplémentaires d’utilisation. Vous bénéficiez d’une solution flexible et à bas coût.
Un suivi simple et fluide :
Avec Anytime, vous avez une vision globale des dépenses de votre flotte sur une même interface. Les transactions sont remontées en temps réel, vous savez donc précisément qui dépense quoi à l’instant T. Contrairement à la facturation mensuelle d’une carte essence, les frais sont clairs, transparents et toute anomalie est rapidement identifiée.
Une gestion des notes de frais intuitive :
Anytime vous aide à fiabiliser et simplifier la gestion des notes de frais de votre entreprise. Les employés utilisent simplement la carte Anytime Mastercard pour payer leurs frais professionnels, comme une carte bancaire classique. Chaque collaborateur peut enregistrer une photo de la facture liée à la dépense via l’application. Ainsi, les justificatifs sont conservés sans risque de perte ou de confusion. L’accès à l’outil de gestion des notes de frais peut être donné à un ou plusieurs gestionnaires et aux managers. Toutes les transactions sont réconciliées par catégorie et par employé, et peuvent être intégrées dans les logiciels comptables utilisés par votre entreprise. Les justificatifs des frais professionnels sont archivés sur un serveur sécurisé, ce qui permet de les retrouver rapidement grâce à une recherche par mot-clé, nom de l’employé ou transaction.
Définir facilement le budget de chaque collaborateur :
Chaque carte est affectée à un collaborateur avec un code PIN propre. Vous pouvez définir un plafond par carte en allouant un budget par collaborateur. Lorsque le plafond est atteint, la carte est bloquée. Vous pouvez également accepter ou refuser les demandes de paiements de vos employés par SMS ou depuis votre interface Anytime. Des recharges automatiques de la carte sont également programmables.
Un réseau et des services élargis :
En plus de l’achat de carburant, la carte Anytime peut servir à régler tous les frais, du péage au parking en passant par les repas. En cas d’imprévu, vos collaborateurs peuvent utiliser leur carte bancaire Anytime dans tous les magasins, sans frais supplémentaires, et intégrer leur dépense dans l’interface de gestion Anytime. De plus, la carte Anytime peut être utilisée dans tout le réseau Mastercard, en France et à l’étranger, pour régler dans toutes les devises, sans frais et au taux de change interbancaire. L’utilisation de la carte Anytime est simple pour les employés et intuitive pour l’entreprise, qui peut dématérialiser toutes les notes de frais, contrôler toutes les dépenses en temps réel et exporter les écritures en quelques clics, et pas seulement pour les dépenses de carburant. C’est une véritable alternative à la carte carburant Total, très coûteuse, limitée aux dépenses routières et disponible uniquement dans le réseau Total.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre service de gestion des notes de frais, n’hésitez pas à nous contacter.
