Souhaitez-vous améliorer l’efficacité et la productivité de votre entreprise? Vous vous demandez par où commencer? Comment produire davantage avec moins d’efforts et de ressources, tout en maintenant la qualité exigée par vos clients?
Pour réussir, une entreprise doit d’abord s’assurer d’être efficace, puis d’être efficiente. C’est là qu’intervient la cartographie de processus BPM.
Qu’est-ce qu’un processus?
Avant de comprendre en profondeur la cartographie de processus BPM, il est essentiel de connaître la définition d’un processus. Un processus est une séquence d’activités et de tâches qui, une fois exécutées, transforme les intrants en une chose précise et à valeur ajoutée.
L’exécution d’un processus d’affaire nécessite à la fois du matériel et des ressources humaines pour ajouter de la valeur au résultat final. Les intrants sont des matières premières, des produits ou des services fournis par des fournisseurs internes ou externes.
Les résultats des processus sont des produits ou services répondant aux besoins des clients internes ou externes. Ils doivent être réalisés correctement, en accord avec les attentes des clients.
Une cartographie de processus BPM vise à déterminer comment les intrants reçus sont traités et transformés pour exécuter ce processus de manière efficace et efficiente. Elle permet d’analyser en détail tous les processus afin d’établir une carte du flux opérationnel et des relations entre les différentes étapes et processus.
La cartographie de processus BPM facilite également la mise en place de systèmes de mesure et d’indicateurs de performance. Ces indicateurs permettent d’évaluer en temps réel l’exécution des tâches, la mesure des résultats, les coûts, la production, la productivité, les risques, etc. Ils rendent ainsi la gestion plus aisée.
Grâce à cette cartographie, il est possible de calculer les coûts totaux du processus, le temps d’exécution, les responsables, le personnel affecté, le temps imparti à chaque ressource et de mettre en place des améliorations ou des optimisations.
Qu’est-ce que la cartographie de processus, en fin de compte?
Pensez à une carte qui vous montre le chemin pour aller du point A au point B. La cartographie de processus fonctionne de manière similaire. Elle permet de visualiser toutes les étapes nécessaires à l’accomplissement d’un processus. Elle indique les personnes et les départements impliqués, le début et la fin du processus, les prises de décision nécessaires, le flux des tâches, les documents consultés, les intrants nécessaires, etc.
Il est important de comprendre que la cartographie de processus comporte deux phases distinctes. La phase “AS IS” représente le processus tel qu’il est actuellement, tandis que la phase “TO BE” représente le processus tel que vous souhaitez qu’il soit.
Maintenant que vous avez compris la cartographie de processus BPM, jetons un coup d’œil à son objectif principal.
L’objectif de la cartographie de processus BPM
Dans sa phase “AS IS”, la cartographie de processus sert de guide à toutes les personnes impliquées pour comprendre comment les choses se déroulent actuellement. Pour cela, la notation BPMN est préférée car elle offre une nomenclature internationale clairement comprise par tous.
Dans sa phase “TO BE”, la cartographie de processus fournit à l’équipe une vision claire des objectifs à atteindre. Elle permet à tous les membres de faire des suggestions et d’apporter des modifications, en s’assurant que tout le monde “parle le même langage”.
Une fois la cartographie définie, elle servira de base pour la formation des collaborateurs, la création de manuels, de documents, ainsi que pour l’optimisation du processus.
Les phases de la cartographie de processus BPM
Pour mieux comprendre comment représenter les processus sur une carte, nous allons décrire ci-dessous un modèle de cartographie de processus BPM. Suivez chaque phase avec attention, car l’ordre logique est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats.
Phase 1 – Définir les équipes qui expliquent le travail quotidien
Les personnes qui réalisent le processus au quotidien doivent être impliquées dans cette phase. Il est recommandé de faire intervenir des représentants des processus fournisseurs et clients.
Rassemblez une équipe multidisciplinaire composée de :
- Clients du processus : les personnes ou les départements qui reçoivent les résultats du processus.
- Fournisseurs du processus : les personnes ou les départements qui utilisent les résultats du processus.
- Employés réalisant le processus.
- Analystes de processus d’affaires : des spécialistes maîtrisant le BPM.
- Consultants en processus : des employés possédant une grande expérience de l’analyse des processus d’affaires.
- Responsables du processus.
- Gestionnaires : qui sont les clients du processus.
L’idée est d’impliquer tous ceux qui peuvent apporter une contribution pertinente au processus.
Phase 2 – Identifier les processus
Collectez des informations approfondies sur l’entreprise en vous intéressant à :
- La structure organisationnelle et les attributions de chaque département.
- La stratégie de croissance de chaque secteur.
- Les principaux processus d’affaires.
- Les principaux indicateurs de performance.
- Les systèmes d’information utilisés dans l’entreprise.
- Les priorités stratégiques de mise en œuvre des processus.
- Les stratégies d’externalisation des processus.
Avant de représenter les processus sur la carte, assurez-vous d’aligner vos objectifs sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. Les processus sont intégrés dans le contexte global de l’entreprise, ils ne peuvent donc pas être considérés de manière isolée.
Phase 3 – Identifier les processus actuels
Collectez des données sur les politiques qui régissent les processus, les tâches effectuées, le temps passé sur les activités, le nombre de personnes impliquées dans chaque activité, les interactions avec les fournisseurs et les clients internes, etc.
Il n’est pas nécessaire de représenter les flux à cette étape. Un simple texte structuré en français suffit pour formaliser cette phase.
Phase 4 – Analyser le processus actuel et proposer des améliorations
Analysez de manière critique le processus afin de détecter les problèmes et les opportunités d’amélioration. Les sources de problèmes et d’opportunités peuvent être liées à la méthode de travail, au personnel, aux équipements, aux matières premières, à l’environnement physique, etc.
Utilisez des outils tels que le brainstorming, le diagramme de Pareto et le diagramme d’Ishikawa pour faciliter l’analyse.
Phase 5 – Cartographier les flux “TO BE” ou les objectifs
Développez des solutions alternatives aux problèmes identifiés précédemment. Évaluez chaque alternative en fonction de ses impacts sur les coûts, les délais de mise en œuvre, les ressources nécessaires, etc.
Dans cette phase, prenez également les mesures suivantes :
- Choisissez la meilleure alternative d’amélioration.
- Schématisez la nouvelle version du processus.
C’est à ce moment que les opportunités d’améliorations sont identifiées et que les processus sont optimisés afin d’éviter les erreurs, les retards, les goulots d’étranglement et les gaspillages.
Phase 6 – Prioriser et automatiser
Identifiez les processus prioritaires pour le déploiement et l’automatisation. L’automatisation des processus d’affaires ne consiste pas seulement à remplacer les tâches manuelles par des tâches automatisées. L’automatisation permet également aux responsables et aux employés d’accéder aux indicateurs de performance clés en temps réel.
Dans cette phase, définissez la stratégie d’automatisation, acquérez les logiciels et le matériel nécessaires, formez les personnes et déployez efficacement le processus.
Phase 7 – Surveiller, améliorer et étendre l’automatisation
Organisez régulièrement des réunions pour suivre les indicateurs et recueillir les suggestions d’amélioration. L’accès aux indicateurs en temps réel permet une prise de décision précise et agile. Cette phase permet également d’identifier de nouveaux processus d’automatisation et de répéter les étapes précédentes.
La cartographie de processus BPM est une étape essentielle de l’optimisation et de l’automatisation des processus. Elle permet de transmettre de manière claire et transparente toutes les informations d’un processus à ceux qui en ont besoin au sein de votre entreprise.
Utiliser un logiciel de cartographie de processus d’affaires BPM vous permet d’atteindre cet objectif facilement et de manière pratique.
