La cartographie des processus est un modèle graphique utilisé par les entreprises pour mettre en avant leurs processus internes et identifier les liens logiques qui les unissent. C’est un outil précieux qui permet de visualiser un flux de travail et d’optimiser la gestion et la planification de l’entreprise. Mais qu’est-ce qu’une cartographie des processus exactement, et pourquoi est-il important d’en avoir une ?
Qu’est-ce qu’une cartographie des processus ?
La cartographie des processus consiste à produire une “carte” qui décrit visuellement un flux de travail composé d’une série d’événements. Cela permet de mettre en évidence les tâches qui rendent possibles les processus et de comprendre les interactions entre les différents processus de l’entreprise. En somme, il s’agit de modéliser un processus, qu’il soit métier, opérationnel ou de management, afin d’obtenir une vision globale du fonctionnement de l’entreprise.
Pourquoi mettre en place une cartographie des processus ?
La cartographie des processus permet d’apporter une compréhension globale du fonctionnement de l’entreprise. En plus d’être un outil indispensable lors de la mise en place d’un système de management de la qualité (norme ISO 9001), elle présente de nombreux avantages :
Mieux comprendre les pratiques au sein de l’entreprise
La cartographie des processus permet de mieux comprendre les pratiques des collaborateurs à chaque étape du processus. C’est un outil d’intégration pour les nouveaux salariés et de formation pour les salariés déjà en poste dans une démarche d’amélioration continue. De plus, elle offre une vision globale du fonctionnement des différents processus de l’entreprise et permet d’identifier les éventuels problèmes.
Lever les freins et optimiser les processus
La cartographie des processus met en évidence les freins qui ralentissent le bon déroulement d’un processus. Elle permet de savoir à quelle étape du processus ces freins surviennent. Cela est essentiel pour les lever et apporter des solutions adaptées à chaque problème, afin d’optimiser les processus et améliorer la performance de l’organisation.
Impliquer plus fortement chaque collaborateur et booster la performance
En mettant en évidence les différentes étapes et les personnes chargées de les réaliser, la cartographie des processus montre à chacun comment se déploie cette chaîne d’événements et quel est son rôle spécifique. Cette prise de conscience renforce l’implication des collaborateurs et améliore l’efficacité de l’organisation.
Garantir la conformité des processus
La vision globale du fonctionnement de l’entreprise offerte par la cartographie des processus permet à la direction de garder un œil sur la conformité réglementaire de chaque processus et de chaque étape. Cela contribue à l’amélioration de la qualité. De plus, la cartographie précise aux services les dates prévues pour les prochains audits qualité, les aidant à mieux se préparer et à vivre ces contrôles plus sereinement.
Les étapes de la cartographie des processus
La cartographie des processus consiste à modéliser toutes les étapes d’un processus en suivant une méthodologie dite “input-processus-output”. Voici les étapes nécessaires pour réaliser une cartographie des processus :
- Déterminer les objectifs du processus.
- Comprendre quels sont les clients ciblés.
- Définir les entrées et les sorties du processus.
- Identifier les ressources nécessaires au bon fonctionnement du processus.
- Identifier les fournisseurs du processus.
- Déterminer les règles opérationnelles.
- Spécifier la documentation correspondante.
- Déceler les axes d’amélioration.
Il n’existe pas de formalisme pré-établi pour la cartographie des processus, mais certains modèles ont fait leurs preuves. L’important est que votre document corresponde au message que vous souhaitez véhiculer.
Cartographie des processus et norme ISO 9001
La cartographie des processus n’est pas une obligation pour la mise en place de la norme ISO 9001, mais elle est fortement recommandée. En effet, la norme ISO 9001 préconise l’approche par processus et considère la cartographie comme un outil efficace pour les formaliser. Elle facilite également l’orientation utilisateur au cœur du management de la qualité.
Conclusion
La cartographie des processus est un outil indispensable pour la gestion d’entreprise. Elle permet de mieux comprendre les pratiques internes, d’optimiser les processus, d’impliquer davantage les collaborateurs, de garantir la conformité et de faciliter la communication. De plus, elle est grandement recommandée pour la mise en place de la norme ISO 9001. N’hésitez pas à vous inspirer de modèles existants et à explorer les opportunités qu’elle offre pour améliorer la performance de votre organisation.
