Toutes les entreprises utilisent des logiciels, mais peu d’entre elles pratiquent une comptabilité appropriée. C’est pourquoi Compta-Facile aborde la question de la comptabilisation de l’acquisition ou de la création de logiciels, ainsi que de leur amortissement.
Les différents types de logiciels
La comptabilisation d’un logiciel dépend de sa nature. On distingue généralement trois types de logiciels :
1. Les logiciels autonomes
Ce sont des logiciels acquis ou créés individuellement, ayant leur propre durée de vie. Il existe deux types de logiciels autonomes : les logiciels autonomes à usage commercial et les logiciels autonomes à usage interne.
a) Les logiciels autonomes à usage commercial
Il s’agit de tous les logiciels destinés à être vendus, loués ou commercialisés. Ils peuvent être utilisés par l’entreprise pour ses opérations (logiciels “mères” dont les copies sont vendues ou logiciels utilisés comme outils de production et facturés aux clients) ou acquis dans le but d’être vendus.
Les logiciels utilisés comme moyens d’exploitation doivent être immobilisés, car ils sont destinés à être conservés durablement par l’entreprise. Ils suivent les mêmes règles que les logiciels autonomes à usage interne, à l’exception de deux principes :
- La condition d’activation est non seulement la réussite technique, mais aussi la rentabilité commerciale ;
- La durée d’amortissement doit correspondre aux besoins de la clientèle et de l’entreprise, et non aux seuls besoins de l’entreprise.
Un logiciel acquis ou créé pour être vendu doit figurer en stocks à la clôture de l’exercice. Les écritures comptables correspondantes dépendent du cas de figure :
Si le logiciel est créé pour une commande client, les travaux non facturés à la clôture de l’exercice sont enregistrés comme suit : débit du compte 34 “En-cours de production de services” et crédit du compte 7134 “Variation des en-cours de production de services”.
Si le logiciel est un logiciel standard fabriqué à partir d’un “logiciel mère” (qui lui-même est immobilisé), les dépenses de logiciels non vendus à la clôture de l’exercice sont enregistrées comme suit : débit du compte 355 “Stocks de produits finis” et crédit du compte 71355 “Variation des stocks de produits finis”.
Si le logiciel est acquis pour être revendu et n’est pas vendu à la clôture de l’exercice, l’écriture suivante est effectuée : débit du compte 37 “Stocks de marchandises” et crédit du compte 6037 “Variation des stocks de marchandises”.
b) Les logiciels autonomes à usage interne
Ce sont tous les logiciels qui ne sont pas destinés à un usage commercial. Lorsqu’ils sont acquis, ils doivent être inscrits à l’actif du bilan en tant qu’immobilisations incorporelles. Toutefois, une tolérance fiscale est accordée pour les logiciels dont la valeur n’excède pas 500 euros HT, qui peuvent alors être passés en charges immédiatement.
Lorsqu’ils sont créés, ces logiciels doivent également être immobilisés. Cependant, certaines dépenses liées à leur création peuvent être laissées en charges (telles que les frais d’étude préalable ou d’analyse fonctionnelle). De plus, plusieurs conditions doivent être remplies pour l’activation : le projet doit avoir des chances sérieuses de réussite technique, l’entreprise doit avoir l’intention de produire le logiciel, elle doit être en mesure de déterminer une durée d’utilisation minimale et elle doit avoir l’intention de l’utiliser durablement pour répondre à ses propres besoins.
Les logiciels acquis font l’objet des écritures comptables suivantes :
- Débit du compte 205 “Logiciels” pour la valeur HT du logiciel,
- Débit du compte 44562 “TVA sur immobilisations” pour la TVA récupérable (si applicable),
- Crédit du compte 4041 “Fournisseurs – achats d’immobilisations”.
Pour les logiciels créés, les écritures comptables sont les suivantes :
- Débit du compte 205 “Logiciels”,
- Débit du compte 44562 “TVA sur immobilisations”,
- Crédit du compte 44571 “TVA collectée”,
- Crédit du compte 721 “Production immobilisée – immobilisations incorporelles”.
La création d’un logiciel à usage interne est considérée comme une livraison à soi-même, ce qui implique une auto-liquidation de la TVA. Si cette étape est omise, l’entreprise s’expose à une amende correspondant à 5 % du montant de la TVA déductible.
Selon la Loi de Finance 2015, à partir du 21 décembre 2014, les entreprises ne sont plus tenues de constater une livraison à soi-même soumise à la TVA (uniquement si elles auraient pu déduire la totalité de la TVA si elles avaient acheté le même logiciel auprès d’un autre redevable de la TVA). Les obligations déclaratives qui en découlent sont supprimées. Par conséquent, il n’est plus nécessaire d’utiliser les comptes 44562 et 44571 dans ce cas précis.
Sur le plan fiscal, les entreprises peuvent amortir les dépenses d’acquisition de logiciels sur 12 mois, prorata temporis (le mois d’acquisition du logiciel comptant pour un mois entier, quelle que soit la date d’acquisition dans le mois). Cette tolérance prend la forme d’un amortissement fiscal exceptionnel, constaté sous la forme d’un amortissement dérogatoire. Les écritures correspondantes sont les suivantes :
- Débit du compte 68725 “Dotations aux amortissements dérogatoires”,
- Crédit du compte 145 “Amortissements dérogatoires”.
En ce qui concerne les dépenses liées aux logiciels créés, la mesure fiscale est plus favorable, car elle permet de déduire immédiatement ces dépenses immobilisées (amortissement total au cours de l’exercice).
Les logiciels faisant partie d’un projet de développement plus global
Il s’agit de développements réalisés dans le cadre d’un projet de développement global et qui ne peuvent pas être identifiés comme des logiciels au sens du Code de la Propriété Intellectuelle. Il peut s’agir, par exemple, de travaux de développement interne importants liés à un ERP.
Les coûts engagés pendant la phase de recherche préalable doivent être laissés en charges. Les coûts de la phase de développement peuvent être laissés en charges ou immobilisés, sous réserve de remplir certaines conditions. Dans ce cas, le compte utilisé est le compte 203 “Frais de recherche et de développement”.
Les conditions à remplir pour immobiliser les frais de développement sont les suivantes :
- L’entreprise dispose des moyens techniques nécessaires à la réalisation de l’immobilisation,
- Elle a l’intention de terminer l’immobilisation et de l’utiliser ou de la vendre,
- Elle est capable de vendre ou d’utiliser l’immobilisation,
- Elle est en mesure de démontrer comment l’immobilisation générera des avantages économiques futurs probables,
- Elle dispose des ressources nécessaires pour terminer le développement de l’immobilisation,
- Elle peut évaluer de manière fiable les dépenses de développement liées à l’immobilisation.
Sur le plan fiscal, les mêmes règles s’appliquent. Les entreprises ont le choix entre immobiliser les frais de développement ou les déduire directement des résultats de l’exercice.
Les logiciels indissociables du matériel
Lorsque les logiciels ne peuvent pas être distingués du matériel sur lequel ils sont installés, ils ne sont pas considérés comme une composante distincte et doivent donc être inclus dans le coût de l’immobilisation corporelle correspondante (par exemple, un ordinateur).
Ils doivent alors suivre le même plan d’amortissement que l’immobilisation principale.
Par exemple, si une entreprise achète un ordinateur d’une valeur de 1 200 euros HT le 01/01/N et que celui-ci inclut un logiciel dont la valeur n’est pas déterminable, cet ensemble sera amorti sur trois ans. Au 31/12/N, N+1 et N+2, l’entreprise constatera un amortissement (débit du compte 68112 et crédit du compte 28183 pour 400 euros).
Amortissement des logiciels
Lorsqu’ils sont immobilisés, les logiciels doivent être amortis. Le plan d’amortissement des logiciels acquis ou créés est identique.
Les écritures comptables correspondantes sont les suivantes :
- Débit du compte 68111 “Dotations aux amortissements sur immobilisations incorporelles”,
- Crédit du compte 2805 “Amortissements des logiciels”.
La durée d’amortissement doit correspondre :
- À la durée réelle d’utilisation pour les logiciels acquis, en tenant compte des spécificités propres à l’entreprise et de l’obsolescence technique et commerciale de l’environnement informatique,
- À la durée réelle probable d’utilisation pour les logiciels créés (limitée fiscalement à cinq ans, sauf cas exceptionnels et cas d’amortissement intégral immédiat).
Remarque : depuis le 1er janvier 2017, les logiciels acquis au cours d’un exercice en cours ne peuvent plus bénéficier de l’amortissement fiscal exceptionnel de 12 mois. Ils doivent être amortis selon les règles de droit commun.
La date de début de l’amortissement diffère en fonction de l’origine du logiciel :
- Les logiciels acquis sont amortis à partir de la date d’acquisition (et non de la date de mise en service) ;
- Les logiciels créés sont amortis dès leur achèvement.
